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泛普软件推出的第三代OA软件系统电子文件管理系统

　　电子文件的出现，改变了文件与档案管理的工作重心，也因此改变了OA系统软件功能的认定标准。

　　跟以往的系统设计相比较，电子文件管理系统设计需要建立新的管理观念。

　　首先是全程管理与前端控制思想，利用文件连续体模式设计管理系统，采用“从文件形成(包括形成前，文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。这是一种比文档一体化管理要求更高的一体化。它不再分前向一体化与后向一体化，而是这两种一体化类型的有机集合。

　　其次，文档管理人员更需要从系统设计开始干预系统本身，成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”。这是“未雨绸缪”，而不是以往的“亡羊补牢”。

　　第三，利用元数据进行电子文件管理，以保障电子文件的真实性、完整性和有效性。因而，如何规定元数据的格式和类型以及采用何种手段捕获元数据就成了系统设计的重点问题。

　　第四，需要适用电子文件管理的规则与标准。目前档案部门正在会同其他部门研究与开发适应电子文件管理的系统，也出现了一些试用性系统。如获得2003年国家档案局科技进步二等奖的“电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系”，创建了以“电子文件运行期生命周期表”为核心的电子文件运行模式，系统自动生成的跟踪文档作为隐含信息被分别存放于相关的链接文件中，以成为归档时检验该电子文件原始性、完整性的依据。应该说，这种系统的设计把解决电子文件的“档案化”问题作为首要目标，符合电子文件管理的要求。当然，完善意义上的电子文件管理系统，我们还在期待之中。

　　此文章为泛普软件所写，转载请留版权，泛普软件专注OA,OA系统,OA办公系统,OA软件,OA 办公软件 www.fanpusoft.com

发布：2006-12-15 00:08 编辑：泛普软件 · hujian [打印此页] [关闭]

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