OA系统的应用，让这些工作瞬间变得异常简单

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在OA系统中，信息发布是最基础、最常用的功能之一，因为每个单位都经常有大量的通知、新闻、公告等信息需要发布和传达。
　　以前，这个工作对办公人员来说是件苦差事。因为他要将文件打印或复印多份，然后一份一份的送到各个部门，请各个部门的负责人或接收人签收，上楼下楼、厂里厂外的要跑很多路。

　　如果公司规模较大，在外地有分公司或办事处，那么还要给每个外地的机构发传真，然后再逐一打电话确认是否收到。最省事的办法可能是发一份群发邮件，但仍然需要打电话来提醒和确认，否则很容易遗漏。

　　这些琐碎和低级的工作，浪费了大量的人力、物力、时间成本。尤其是对人力成本的浪费，对企业、对员工个人来说都是非常隐形和巨大的。

　　OA系统的应用，让这些工作瞬间变得异常简单，以前半天甚至一天的辛苦工作，现在动动鼠标，只要几分钟就能够轻松的完成。

　　目前，OA系统中的信息发布模块已经建设得非常成熟和完善，可以很好地满足企业在信息发布工作中的各种需求。以领先的泛普软件OA系统为例，其信息发布模块包括了6项功能：通知、公告、新闻、图片新闻、公司相册、大事记等，如下图示：

图一：OA系统信息发布模块结构

　　我们看到，每项功能都包含了发送信息、已发信息、已收信息等一系列完整的操作。在每一项操作中，有很多重要细节是必须具备的，我们还以泛普软件OA系统为例来了解一下。

　　发送信息时，在泛普软件OA系统中能够灵活的选择接收对象，既可以直接选人，也可以选择部门、岗位、通讯组等。如：发送给各部门经理的开会通知，就可以通过岗位——部门经理来直接发送。

　　另外的重要细节还包括：可以设置信息的抄送、密送，可以批量上传附件，可以设置自动接收提醒和手机短信提醒等。

　　发送信息后，信息就会保存在已发信息中，在这里我们可以将信息收藏、归档或则删除。也可以查看信息的阅读记录，看看哪些人已阅读、什么时间阅读，哪些人未阅读。如果有人迟迟未读，就可以打电话提醒他了。

　　泛普软件OA系统的设计者还考虑到一种情况：发出的信息错误了怎么办？他们在系统后台设置了信息再编辑功能，不仅能够修正内容、标题、附件等的错误，还可以修改接收人等信息。

　　对已收的信息，已读和未读的信息标题会有不用的颜色区分。在这里可以将信息转存到个人文件柜、知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度等功能中，或则收藏为星标信息，便于日后查看。

　　考虑到有的企业信息发布量很大，重要信息可能被新信息挤掉，泛普软件为系统管理员还提供了一项“特权”，那就是对于重要信息，管理员可在后台设置为置顶，置顶后，该信息就直接在信息列表的顶部显示。

　　另外，泛普软件OA还提供了一个很特别的功能，允许用户任意扩增信息发布模块的数量。除了系统中已提供的几个固定模块外，用户可以根据需求增加新模块，比如“项目动态”、“签约快报”等模块，这其实是一个很实用的功能。

　　显然，通过OA系统代替传统的手工方式，使信息发布工作极为便捷，而且不会发生信息传递中的失真、遗漏、延误等问题。OA系统就像一个四通八达的管道，让信息传递畅通无阻。