医院办公用品管理制度

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医院办公用品管理制度提要：需归还办公用品在正常使用情况下损坏，可到采购专员处以旧换新；如丢失则应由领用人按用品的采购价格予以赔偿。

　　医院办公用品管理制度

　　1、目的

　　为规范办公用品采购与管理流程，保证部门（科室）申请的办公用品得到有效利用，避免出现闲置、浪费现象，制定本制度。

　　2、适用范围

　　2.1本制度适用于办公用品与低值办公设备的管理。

　　2.2办公用品分为一次性使用物品（如签字笔、铅笔、胶棒、笔记本、色带等）与可重复使用的物品（如笔筒、剪刀、订书机、文件夹等）两大类。

　　2.3低值办公设备是指扫描仪、喷墨打印机、传真机、电话等购置金额小于1000元（含）的办公设备。

　　3、原则

　　3.1采购前货比三家，购买价廉物美的商品。

　　3.2先申请，后领用，库存最少的原则。

　　4、职责部门

　　4.1院办（人事行政部、后勤）指定专人（以下简称“采购专员”）负责医院办公用品采购与管理工作；

　　4.2院办（人事行政部、后勤）负责人（以下简称“采购主管”）负责审批各部门办公用品申领计划及汇总分析办公费用使用情况，向上级领导汇报。

　　4.3采购专员负责汇总各部门（科室）的办公用品申领计划，经采购主管批准后集中购买并发放；负责办理采购报销手续；负责核算各部门（科室）办公费用，按月上报采购主管。

　　4.4部门（科室）指定专人（下简称“部门文秘”）负责本部门（科室）办公用品的申请、领用与《部门办公用品台帐》的日常管理。

　　5、工作程序

　　5.1申请

　　5.1.1部门文秘每月末汇总本部门（科室）对办公用品的需求，填写《办公用品申领表》并交至采购专员。

　　5.2采购

　　5.2.1采购专员汇总各部门（科室）上报的办公用品申请计划，针对采购项目向供货方询价，经采购主管审批签字后，进行集中采购（采购期间一般为三天之内）；办公设备采购需报总经理（院长）审批。

　　5.2.2办公用品采购金额超过1000元（单件价格，含）时，需报总经理（院长）审批。

　　5.3入库及领用

　　5.3.1采购专员完成采购后，根据采购项目明细单逐项办理入库手续；

　　5.3.2入库完成后，采购专员通知部门文秘领取所申请的办公用品；

　　5.3.3部门文秘根据申领明细在部门（科室）内发放物品，按照领用情况分别登记《部门办公用品台账》（，并对“需归还类”（可重复使用）物品做出标记。办公用品领用人需在《部门办公用品台帐》本人页上签字确认。

　　5.4配发

　　5.4.1新员工入职时配发的办公用品一般包括签字笔、笔记本、笔筒、文件夹、文件架各一件，其它因公必备办公用品按需申领。

　　5.4.2对于每人每月必须定额发放的必备用品（如劳保用品等），可以根据实际情况及匡算量每月一次性配发，以减少申请程序。

　　5.5返还

　　5.5.1部门（科室）出现领用量剩余或不再使用的物品时，需退还采购专员办理核销，冲抵本部门（科室）办公费用；

　　5.5.2员工离（调）职时，www.fdcew.com需提取《部门办公用品台账》的本人页到院办（人事行政部、后勤）办理“需归还类”办公用品的返还手续。

　　5.5.3需归还办公用品在正常使用情况下损坏，可到采购专员处以旧换新；如丢失则应由领用人按用品的采购价格予以赔偿。

　　5.6保管

　　5.6.1采购专员需清楚掌握办公用品库存情况，并经常整理，保证物品不受侵蚀。

　　5.7盘点

　　5.7.1采购专员应定期盘点办公用品库存（根据库存大小自行安排盘点周期，一般每月进行一次）。盘点要求作到账物相符，如果不一致必须查找原因，经采购主管批准后调整账目，使两者一致。

　　5.8费用结算

　　5.8.1采购专员每月第一周应将上月发生的办公用品采购、发放情况及分摊的费用汇总成表，上报采购主管审批后办理付款手续。