对任何企业来讲，采购是其经营的起始环节。采购直接影响企业生产、运营，从而决定企业发展。随着我国经济发展，人民对消费的态度逐渐转向，餐饮业近几年发展迅速，成为促进我国经济发展的又一重要力量。在物流活动向现代化迈进的同时，餐饮业采购问题日益凸显，不仅制约企业发展，而且损害消费者利益。餐饮企业采购发展前景较大，改进措施也较易执行，若加以改进，可直接为企业创造价值。
一、餐饮业采购存在的问题
1、传统采购模式，弱视供应商管理。商品供应分为两部分:供应商送货上门;独立采购。晚上厨房各个部门会根据经验和订货情况准备采购总结文件，提交给采购部。当天采购人员会根据单据通知供应商第二天的发货数量，一些需要在市场采购的菜品也会通知供应商备货。有些菜没有供应商送货，采购人员必须去市场采购。大多数商品都是由供应商提供的。供应商缴纳入场费后，同行分析和绩效评估的管理是空白。
2、采购计划缺乏准确性，材料采购计划是根据很多方面制定的，每年各部门实际使用材料的统计，现有库存资源的统计，企业资金的流向等等。各部门材料使用实际情况的统计每年都不真实。有些企业往往没有针对物料管理制定完整的企业管理流程，造成资源需求无计划的问题。无法验证这些物料是否真正得到了落实，因此不确定上一年度的物料使用数据是否满足生产经营的实际需要。随着企业的快速发展，生产经营规模不断扩大，对物资的需求也越来越大。
3、 招标过程控制不到位。部分餐饮企业招标程序不规范，重点环节管理不到位，致使招标工作流于形式。有的餐饮企业招标前期工作准备不充分，仓促招标，未能实现有效竞争。有的单位对投标人资格审查不严，有的单位设定不合理条件限制或排斥潜在投标人。有些招标项目，由于过程控制不到位，造成投标人之间互相勾结哄抬报价。
4、引流来的客户和订单信息不能自动汇集。往往处理订单要在各平台、各店铺之间来回切换，员工忙的手忙脚乱，发货量大，难免错发漏发，订单管理流程不规范，处理效率低。
5、企业缺乏有效的预算管理。餐饮企业企业相关组织架构不健全完善，部门权责不匹配，部分企业只重视预算编制，而忽视预算执行过程，与预算编制和执行严重脱节，预算报表编制和审批程序不严谨，与预算执行和控制体系脱节，盲目机械模仿其他企业预算管理模式;实践中缺乏相关的监督、管理和审计机构，使预算编制成为一纸空文，缺乏客观性、严肃性和权威性，无法实施有效控制;企业信息化水平低，导致财务和业务无法形成有效连接。
二、泛普软件采购管理软件的功能
1、供应商管理
供应商信息管理：包括供应商基本信息、组织信息、联系信息、法律信息、财务信息、沟通记录、机会信息、成本信息、产品与服务信息、合约与订单信息、供应商咨询单信息。供应商资格审核：提供供应商资格审核框架。每个新的供应商都必须经过资格审核流程以确保其符合企业制定的要求。供应商分类管理：时跟踪每个供应商的资格审核状态及绩效，并根据这些信息将其归入为：尚未进行资格审核、合资格、不合资格、黑名单、高满意度几大类。
2、采购计划管理
各部门可根据各自不同的费用类别来制定不同的采购计划。根据采购计划，管理采购完成率和跟踪偏差，并在整个采购计划和执行过程中提供预警。
3、招标管理
软件提供了一个有效的框架，帮助您为招标阶段制定有效的计划与策略。例如：供应商信息请求、报价请求、提议书请求、持续报价、供应安排。软件能够帮助企业实时追踪与管理招投标的整个过程：已通过筛选的候选人名单-标书准备-公布招标邀请函给投标人-投标人应标-评标-最终选标-公告结果。软件提供一个web-base的平台，支持端到端的电子招投标过程，招标方与投标方都可以在这个平台上获取实时的招标信息、沟通信息以及双方提交的共享文档等。
4、订单管理
采购订单、销售单与付款管理:软件支持从采购申请到付款整个采购过程的管理。采购订单、销售单与付款可以由每个部门分别管理，也可以由整个企业统一管理。实时服务水平协议:能够设置服务水平协议的奖励与惩罚规则，并实时自动追踪其实际结果。同时支持设置里程碑，收入/支出，可交付成果质量，服务的可用性，服务能力，缺陷率，服务周转时间等跟踪要素。在执行过程中，软件自动跟踪并衡量结果，计算出相应的奖励/惩罚，并实时通知相关人员。
5、预算管理
采购管理的一个重要方面是跟踪和管理可用预算，因为支出直接影响组织的底线。创建和执行动态审批工作流程可以帮助企业通过解决审批瓶颈和定义进行各种规模采购所需的权限来提高采购流程的效率，从而进一步加强采购审批。具有基于规则的预算控制和自动支出监控的解决方案，可以在潜在问题影响你的业务之前了解它们。
三、选购采购管理软件的要点
1、符合企业经营规模
不同的企业使用相同的采购供应软件产生不同的效益。业务规模越大，他们能减少的工作量就越多，产生的效益也就越大。对于采购业务规模大的企业来说，功能强的软件比功能简单的软件要好，提高的效益大于采购支出。
2、评估软件的有效性
评估软件的性能是选择软件时最重要的因素之一。比如这个软件是否能完成采购部门要求的工作，是否与现有的其他支撑系统(如会计、进销存、收款)兼容，是否易于与采购信息系统中的其他数据数据库集成，是否易于使用和理解，是否能随着采购部门的业务变化而增加功能，是否提供控制功能和异常报告供管理人员使用。
3、软件的成本
目前大部分软件价格由:软件产品价格、实施指导价、定制价、二次开发价、年服务费等组成。
4、软件的易用性和系统的稳定性
所采用的软件必须易于使用。同时，软件要保证系统的稳定性。稳定的采购管理软件技能在输入正确数据时能正常运行，在输入错误数据时能自动检测错误，并提供人工检测错误的平台，保证软件的正常运行。
5、软件产品的可扩展性
要求软件产品的功能既要满足企业当时的需求，又要满足未来的需求，即所购买的软件要有一定的扩展性，将来可以与其他系统集成和扩展，满足企业信息化的整体需求。
加强餐饮业的采购管理流程，提高餐饮业供应链的效率，帮助餐饮业占领更多的市场空间，从采购供应链管理的角度，餐饮业需要加强对供应商的考察，选择更适合自身发展实际的供应商;同时，加强自身与供应商的战略合作，及时了解餐饮原料的市场发展动态;利用供应链信息共享平台的建设，还可以掌握采购原材料的供应和物流运输情况，实现对采购环节的整体控制，进而提高自身的运营效率。
