企业选型中要恪守的关键原则

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对于许多企业来说，评估软件似乎轻而易举，直到它们不能自拔。第一次就做出正确的选择其实并不困难，难就难在这个过程已经耗费了大量的时间和精力。

一提到自动化，公司管理者脑海中出现的第一个念头就是：“这会不会是一场代价高昂的错误？”但是如果你能够严格遵守一些关键性原则的话，这个问题将不复存在。

在你开始权衡各种解决方案之前，先找出实际运作中涉及到的所有文件、表格或者报告。这些文件能告诉你，过去或现在哪些东西是重要的。你可能用不着文件上所有的信息，但只要是你能用到的，上面都会有记载。

为公司里每个员工列示一份工作程序清单，这将是组成一个“需求文件”的起点，你还可以利用它去比较不同的应用程序。如果仅将众多文件整理归档是远远不够的，你应该仔细阅读它们。检查每一个步骤并自问：“这一步如何才能为顾客增加价值？”很多时候，在安装一个全新的或升级版的技术解决方案之前，公司完全可以自行决定削减某些程序并改进工作流。

随后就到举行头脑风暴的时候了。这将非常有意思，所有团队成员都集中在一起举行一次off-site座谈会，畅想未来的种种可能性。在开会的这段时间里，抛开实际操作中有关成本、时间、技术以及人员的烦恼，不要让任何东西阻碍创意的涌现。

发扬团队精神共同寻求改善企业运作的创新方法。有很多创意的成本可能非常小，或者根本不存在边际成本。然而，如果没有人提出这些创意的话，企业将来可能就用不上它们。

下一步，将新创意与现有的流程集中起来，将它们分别归为下列三类：

●绝对需要的。如果解决方案缺少了它们，便无法运作。

●希望有的。这项功能可以帮助你改进流程。

●感兴趣的列表。如果有该功能当然好，但它们并不会影响最终决定。

这份列表就是你的“系统要求”。把这张“购物单”出示给不同的卖家，他们会向你建议各种解决方案来帮助你实现目标。

如果没有一张详细的清单，软件销售人员卖给你的只会是他们卖得最好的东西。他们甚至不问你需要什么，就向你推荐所谓完美的解决方案。所以，你必须要求卖家针对你的需求做出回应。这样，你就可以了解每个系统的细节并做出比较了。实际上，每种软件解决方案都存在着成功的可能性。同样，如果应用不当，或操作它的人希望它失败，又或者系统本身的性质与组织不相容，它就有可能失败。你必须投入一定的时间和资源来仔细评估各个系统之间的细微差别，因为就是这些细微的差别，可以帮助你找到更适合自己的软件。

选择卖家。你已经做好了准备工作，现在你要确定哪个卖家能向你提供满足需求的解决方案。

虽然软件的价格不应成为购买与否的决定性因素，但还是应该在考虑范围之内的。如果你的预算是15万美元，那就完全没必要在那些上百万美元的解决方案上浪费太多时间。还有，不要理睬那些专门针对某种硬件的解决方案，除非你拥有重要的“平台”要求。请记住，找到你所需要的有助于公司业务运作的软件功能，要比所谓最低的价格或者适合你的硬件平台的软件重要得多。

将解决方案的考察数量缩小到三至四种。如果方案太多，你就很难记清楚各个软件包分别具备哪些特点。另外，大多数公司也没有太多的时间或资源去评估更多的软件。在考察的过程中，不妨将公司现在的卖家也考虑进来。因为有时候，某种看起来缺少的功能实际上早就在那儿了，只是公司里还没有人学过如何使用它而已。既然更换卖家并非易事，沿用你已知的系统会简单容易得多。你只需付出最小的努力便可学会如何使用现有软件的其他功能，并能给企业创造出最大的价值。

在缩小选择范围之后，再进一步做些调查，以便更全面地了解你所选择的软件包。浏览每个卖家的信息页面，并且登录他们的网站。另外，你还可以要求卖家制作一个简单的表格，为你提供多种产品的信息，从而简化挑选软件的过程。

实际上，每个卖家都想拥有一次向你进行产品展示（demo）的机会。但是你要小心，这些展示都是精心设计用来招徕顾客的。他们只会展示软件完美的一面。在演示过程中，销售人员会掩盖软件可能造成的延误，让你认为数据录入似乎轻而易举。所以，你必须去了解这个系统在你的企业中将如何运作。把你希望得到的软件功能列出来，如果可能的话，使用你自己的数据进行演示。

在与卖家碰面之前，要确保：

●他们已经详细研究过了你的需求，并且拥有可行性解决方案。

●他们知道必须向你展示那些关键任务流程。

●准备好一个展示计划（demo plan）与评估程序，以备挑选软件的人员使用。

向推荐购买人求证。在拜访或电话联系推荐购买人时，你要提前做好准备。不要只问：“你喜欢这套系统吗？”或者“这套系统有用吗？”请记住，卖家不会让你去问那些对他们不利的推荐人的。

要真正了解软件的真实细节，你可以问推荐人：“如果让你重新应用这套系统，你会做何改变？系统实施能否按时进行，能否控制在预算之内？在启动的过程中有没有意外发生？”这些问题有助于你从推荐人那里了解到真正有用的东西，获取做出决策的有价值的信息。

制定决策的过程是成功的关键。如果系统是由一小群人——例如信息部门或公司总裁——选择的，那么一旦实施失败，这是他们自己的责任。如果整个团队都参与到了决策过程中，那么整个集体都要对此负责。团队中的所有人都会因此而加倍努力，以证明他们做出的选择是正确的。

最后，高级领导层必须给予支持并且勇于承担变革的责任，否则系统将不可避免地走向失败。必须确保最终使用这一系统的员工对该项目持赞同态度，并且理解将由此所带来的诸多挑战。要让他们了解项目最新的进展，并征求他们的意见。

如果这些员工担心成本问题，要帮助他们认识到软件并不只是一项要提取折旧的资产，不能把一套软件的成本与他们比较熟悉的运货卡车和库存货品来进行比较。我们应该把软件投资看作一项运营费用。以五年60个月为一个周期来计算，如果每月支出2000美元的话，你需要投入的成本约为10万美元。因此，如果由于引入该系统，你得以少雇一个新员工，那么这10万美元就花得非常值得。所以，把系统的成本当作支付给员工的工资，大多数管理者都会接受这一观点。

创造一种双赢局面。选择的最后一步是谈判。有些人把谈判当作与卖家进行的一场战斗，但是你要记住，你的谈判对手将对你的成功起到举足轻重的作用。所以，创造双赢局面才是最佳的选择。

如果你通过谈判获得了最低价格，但是良好的商业判断力告诉我们，产品价格的降低可能是由于其他方面的不合格。为了削减成本，卖家一般会在后继的培训和技术支持上偷工减料，这样，你可能永远都无法让这套系统运作起来。如果你在软件容易出问题的时候寻求卖家的帮助，而此时他正接洽一个更好的合同，卖家肯定会把所有的注意力都投入到对方身上。大多数系统的价格都可以打折，但是有经验的卖家会等到真正达成交易之时才做出实质性的让步。所以，你要明确告诉卖家你已经选中他，以表示自己的诚意。然后与他们协作，从而达成一个符合双方最佳利益的交易。

即使你对改变系统不感兴趣，上述流程对你的组织依然有所帮助。你可能会发现公司目前还没有采用的其他可选方案。即使你无意投资新系统，每年也应该列出一份有助于公司业务运作的软件特性与功能需求清单。询问你的卖家是否能满足你的这些需求。同时与卖家合作，看他们是否能够在系统里增加你所需要的这些功能。再次声明，更换卖家并非易事。

最后一条建议是：计算机技术与商业世界始终处于不断变化之中，如果你开始了一项挑选软件的任务，就一定要在六个月内做出最后决策。因为一旦时间过长，正确的决定就有可能变成错误的选择。通常，软件供应商每年都会升级他们的系统，硬件的更新是每六个月一次，而商业要求则是每月都在变化。

企业选择软件是个活动靶，要击中它，你就得在它飞出你的视线之前开枪。

来源：IT时代周刊