中小企业的信息生命周期管理

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来源：泛普软件 对中小企业来说，商业信息数据是企业赖以生存和发展的关键，在信息的搜集、整理和分析工艺之外，信息是否受到有效保护更是整个信息生产力体系中至关重要的一环，而如何保护信息以及如何在有限的成本下保护信息，又涉及到信息随着时间推进，其价值也不断变化的规律，因此看似简单的信息保护，对中小企业来说，同样要面临“信息生命周期管理（ILM）”这个大课题。   信息生命与企业生命   中小企业的定义各种各样，不管是从人员规模还是从业绩数字上，各方面都有不同的认识，但是在现代，有一个特征是中小企业明显区别于大型企业的，那就是企业的生命周期，根据国际相关研究报告显示，中小企业的普遍生命周期是三到五年，换句话说，在三到五年的时间里，一个中小企业的命运基本上就会产生转变，要么发展成为大企业，要么就此消亡。三到五年，这样的数字似乎与很多人的印象不符，但是别忘记，在中国就有上千万的中小企业，当我们看到少数一直固守着中小规模的企业长久坚持的同时，是更多中小企业的成长和消亡。   为什么中小企业的生命这样短暂？在企业管理的理论范畴里，恐怕会列出无数原因：企业文化、业务模式、人员管理以及环境变化等等，但在二十一世纪里，恐怕很多原因最终都要归结到一点：信息，企业缺乏积累商业信息的体制，或者具备核心价值的商业信息遭受损失，这都是中小企业普遍难以长久发展的关键因素，这些商业信息包括客户数据、销售数据、业务运转历史记录、生产或者成本历史数据、采购环境相关数据等等。   自2002年开始，信息生命周期管理（Information Lifecycle Management）概念自IT的存储产业发端，在STK、EMC等公司的推动下，很快被IBM、HP等公司接受，向用户广泛普及，先不提ILM概念的细节，ILM最先让人们澄清的一个观念就是：信息也是有生命的，有生命就存在生命周期，联系上中小企业的企业生命周期，不难看到，这两个周期有其内在联系。   ILM的简义是，信息生命周期管理为企业提供一种信息管理模型，根据企业运用的要求（管理策略），从数据创建、保护、访问、迁移、归档到信息销毁空间回收的全过程，实施合理有效的规划，最终目的在于帮助客户在信息生命的各个阶段，以最低的整体拥有成本（TCO）实现信息的最大化，从而借以获取最大的投资回报（ROI）。   大型企业所涉及的产业链长，业务环节完整，ILM可以以比较完整的策略表现融合在其业务运转和企业管理中，因此ILM对于它们有更现实的意义，但这并不意味着中小企业与ILM的关系是淡漠的，实际上，尽管中小企业有可能只涉及到ILM的某一个或几个阶段，但是这些阶段所针对的中小企业信息管理，对于中小企业本身的生命周期而言是至关重要的。   中小企业自身的生命周期与信息的生命周期有着怎样的内在联系？除了最重要的一环，也就是中小企业如何看待信息生命周期管理，这个态度以及相关策略会对企业自身生命周期产生相应影响之外，更现实和外在的联系在于，中小企业如何保护自身的商业信息。   损害信息的途径是广泛多样的，自2001年911之后，自然灾害和意外灾难成为这些途径中，最被人关注的一类，而就在前一阵子，报纸、广播和电视里充斥的还是各类自然灾害，地震、洪水、海啸和台风，东南亚海啸夺走二十万人生命，美国“卡特里娜”飓风淹没整个新奥尔良市，在哀悼生命的逝去的同时，无数的中小企业因为商业信息的损失而走向衰亡。   三到五年对于中小企业来说是一个生命循环的周期，如何借这个循环螺旋向上，与企业生命紧密相关的信息生命周期，它的管理就成为一个先决话题，要想企业“三年成财”，成长为稳定发展的企业，就需要以战略眼光来看待信息生命周期管理，自然，相关策略的思考、制订和实施，其复杂性实在够得上以“兵法”来称呼。   符合企业特性的ILM层次   各家IT厂商在信息生命周期管理战略的侧重点有所不同，同时在目前阶段，这些战略基本都针对的是大型企业，因此各家厂商对其自己的信息生命周期管理战略的阐述都只能作为借鉴。对中小企业来说，深入到存储技术和应用中去看信息生命周期管理是不必要的，他们需要的只是分析企业自身的信息管理与企业发展之间，有哪些重要问题需要解决？按照重要程度将这些问题与信息管理体系一一对应，从而得出符合企业自身需求的信息生命周期管理体系。   就完善的信息生命周期管理而言，其核心要义有两方面：一是将信息按照其在生命周期中所处的价值位置的不同，将不同价值的信息放置到不同成本等级所构建的环境中，以保证信息应用和管理达成最优化的成本和投资回报；二是建立一个健全的信息迁移体系，以保证信息在价值发生变化，也就是处于生命周期迁移的过程时，能够平滑迁移到相应的环境下，这是实现第一点目标的基础。   这两点核心要义对中小企业而言，有着范围更广的解释，而具体的解释我们可以用与中小企业发展以及业务运转直接相关的一些问题来体现。   一：如何让企业的商业信息数据在三到五年之间得到有效保存？ 这个问题是所有问题的基础和前提，其实也就是企业如何建立一个符合自身成本的存储系统的问题，这个存储系统并非只涉及到是否买一台NAS（网络附加存储），或者建设一个SAN（存储区域网络），还是只在核心业务服务器后面挂个直连磁盘阵列就好，它还涉及到在存储设备之上，怎样去管理这些存储资源的问题，这就是建立一个存储基础架构的问题。   二：怎样让企业为保存商业信息数据付出的成本最低，但回报最高？ 初看这只是一个涉及存储基础架构最佳性价比的问题，但实质上这个问题所涉及的是企业展战略规划与存储基础架构之间如何互相支持的问题。回答这个问题之前，首先要回答的就是企业自身的规划是什么？是三到五年上一个台阶，业务持续扩充，业绩逐步增长，或者是停滞不前，甚至还是风险很大，经营面临难题？先在这个问题上有明确答案，才能确定如何来建设一个存储基础架构。   除此之外，企业的业务状况对信息共享以及流向如何确定也有直接影响，业务与IT相关程度是否紧密？关键数据是否需要持续在线以及多方共享？数据更新频率是高还是低？是否有直接面对用户的业务需要IT系统直接支持等等，回答好这些问题，才能成为一个完整的存储基础架构建设规划，这样的规划才能回答企业为信息所付出的成本是否最优的问题。   实际上，对这个问题继续深入的话，就是整个ILM所面对的所有问题，但是就中小企业而言，信息系统所面临的问题中，成本问题并不是最先决的问题，并且IT系统和存储基础架构在确定好核心框架后，变动的空间并不大，所对应的成本变化也并不剧烈，更多问题是在这之外的，但同时又属于信息生命周期管理所涉及的。   三：怎样让企业在面临意外以及灾害时保证商业信息数据的安全，同时为此付出的成本最低？   尽管这个问题属于第二个问题的范畴，但是对于中小企业来说，这个问题可以跟第二个问题并列，因此中小企业对存储架构的考虑是“够用就好”，容灾的考虑是在这之外的。   这个问题所涉及的实际课题就是存储的容灾、备份以及恢复，虽然看上去这个问题比较简单，但是就单单一个容灾，所涉及的问题就是一个系统工程：是采取同地容灾还是异地容灾？是同步容灾还是异步容灾？异地容灾是业务级别还是数据级别？异步容灾所要求的RPO（业务恢复点目标）是怎样的？这些问题不仅涉及企业的业务连续性规划，还涉及容灾系统的建设规划。   就目前IT产业所热衷谈论的信息生命周期管理而言，容灾备份系统是能够比较清晰体现ILM概念的主要项目，同时也是需求最现实的所在。而对于中小企业而言，要能做到“三年成财”，所面临的最迫切的问题也在于这个部分，不管是出于人员流失，还是意外或者灾害，数据丢失是一个发展中的中小企业所面临的最重大的危害之一，也因此，与大型企业所强调的信息生命周期管理从全局看，整体看，强调IT与信息保存的投资回报均衡的特性有着明显区别，在这部分就能明显看到中小企业的个性需求。   四：如何让企业所拥有的商业信息数据发挥最大价值？ 这个问题所涉及的不仅仅是信息生命周期管理的问题，也涉及到信息应用以及IT架构的问题，但是从存储角度出发，中小企业所要考虑的就是怎样在一定的基础架构下，构建尽量完善的信息生命周期管理平台，从而能够使信息价值能够尽量分级流动，以避免陷入到海量信息处于同等环境，难以加以利用的困境，就这个考虑来看，仍然属于信息生命周期管理的范畴。 就实际所涉及的IT项目来看，这个问题涉及到的是企业IT系统整合以及简化、分级存储体系的完善等等课题，而更高端的例如应用性能优化等等课题，一般而言中小企业不会接触到。   策略与规则   在信息生命周期管理的概念阐述中，“策略”和“规则”这两个词出现的频率相当高，确实，这两个词是建立一个信息生命周期管理体系的灵魂，所谓的“策略”，指的是企业希望借由这个信息生命周期管理体系的建立所能实现的目标，制订这个目标的出发点有两个：一是业务对信息生命周期系统的要求，一是从投资回报的角度，来看这个信息生命周期系统的规划和建设是否符合企业所设定的目标。而“策略”本身，也多以业务或企业管理的具体需求点来体现，例如：一年以上的客户信息不再保留，三年以上的销售数据归档封存等等。 在信息生命周期管理的策略之外，其实还有更为宏观的IT系统策略，在大型企业里，IT系统的策略可以与信息部分分别对待，但是在中小企业，却没有这个必要，因此，包括业务连续性方面的策略，具体到RPO的指标，都可以归入到信息生命周期管理的策略中。 在一些厂商的描述中，“策略”和“规则”是混淆在一起的，但是从一个完善的目标实施过程来看，策略是纲，规则是目，策略是目标描述，是战略，规则则是执行目标的行为守则的描述，是战术，没有规则的策略，就是纸上谈兵。 具体到“一年以上的客户信息不再保留”的策略，那么就需要细节的规则来对这个策略进行可以操作的描述，对企业来说，可以是这样的规则：“一年以上的客户信息，由信息管理员向公司分管信息系统的副总经理提交清单，在获得授权后，对上述信息采取打印成册，做原始数据归档，不再进入信息系统的处理。原始纪录的管理与公司所有原始文件单据的管理一致。” 策略和规则的制订是建立一个符合企业要求的信息生命周期管理体系的核心问题，也是第一个难题，很多时候，中小企业都不认为这是一件重要的事情，企业领导在意的只是几个简单和模糊的数据标准：成本以及实现目标，具体细节都交给IT人员，但IT人员是难以确定这些策略的，因为策略所反映的，正是企业业务和管理对于IT系统，对于信息生命周期管理体系的要求，而这些内容正是企业领导应该烂熟于心的。 对于中小企业的信息生命周期管理来说，并不需要一个洋洋万言的策略分析报告，与之前相同，回答好一些与企业自身经营紧密相关的问题后，就可以大致制订出符合自身需求的策略： 业务系统所需要的IT系统是否要求持续运转（上线）？对持续的时间有什么需求？（是7X24还是5X8） 业务系统所处理和存储的信息数据可以给企业中的哪些人共享？或者是其机密性的要求有多高，只能让哪些人员或部门看到？ 对可能导致数据丢失的意外或者灾害的防备措施是怎样的？可靠性要求有多高？ 如果数据丢失，是否希望有备份替代，备份方式是怎样计划的？ 当进行备份工作时，企业容许在哪些时间段，有多长的时间进行备份？（备份窗口） 如果业务系统停机，那么企业容许多长时间的停机时间？ 如果数据丢失，那么企业能够容许多长时间，或者多少量数据无法挽回？ 企业的信息中有哪些信息有归档要求？在安全和保密性上有什么特别的需求？ 企业所有信息中，哪些信息需要随时能够查询到，哪些信息是偶尔查询，哪些信息用过一次就不再有价值了？企业对失去价值的信息是否有备份存档的需要？ 如此等等，有相当一部分属于IT系统策略，在企业IT系统建设的时候，应该就已经与IT厂商或者集成商有过充分沟通，但是在数据这个部分，却是在IT系统建设好之后再面临的问题，而这一部分，与基于IT系统的策略所回答的问题同样，甚至更加重要。 在有了一个比较清晰的策略之后，接着就是规则的制订，与之前的举例一样，规则的制订所涉及的是实际操作的层面，需要企业领导与IT人员共同讨论。   以安全为核心的ILM   中小企业的ILM所面临的层次并不完善，同时所面临的主旨也与大型企业不同，那就是保证安全和实现基本的数据价值流动，在这其中，分级存储的环节并不复杂，而横跨整个IT平台的整合要求也没有出现，因此中小企业反而能够通过ILM得到更现实的好处。 对于ILM，中小企业更应该注重的是数据安全，从存储角度来看数据安全，有这样几个环节，一是IT系统本身的可靠性，这一点所针对的是业务连续性，第二点是备份，确立合适的备份策略和规则是ILM的核心部分，另外一环则是容灾，容灾虽然将备份包涵在内，但是容灾更强调的是业务级别，而备份针对的是业务之下的数据。最后一环是恢复，但尽管目前有包括赛门铁克等公司在恢复环节也强调相应的独立性，包括恢复过程的优化和可靠性保护，但就一般而言，还是归属于备份领域。 在业务连续性方面，基本都从IT系统出发考虑，但也划分为业务级别和数据级别，区别只在于：业务级别建立在由服务器所主导的运算体系上，而数据级别建立在由存储系统所主导的数据存储系统上，前者出现问题，业务就会停顿，后者出现问题，所导致的是数据损失而非业务本身受损，但就具体实施来说，业务连续性上，基本都是以运算体系为主导。 我们所熟知的在业务连续性方面的方案，包括： 由单个IT系统本身构成，可靠性完全取决于IT系统内单个IT部件所具备的可靠水平，这是最低级别，同时也是没有业务连续性考虑的基础方案。 一般而言，众多中小企业选取的是双机热备系统，作为IT核心业务系统的可靠性保证，这样的群集系统成为普遍标准，从运算体系到存储体系，都以此为标准。 异地业务系统切换是原本用于大型企业核心业务的，以保证7X24小时业务永续，而目前这样的需求也逐渐被众多中小型电子商务类企业所采取，虽然很多这样的企业依附于IDC，靠IDC提供这种业务永续，但是对一些企业来说，采用异地同步方式另建一套业务系统，必要时可随时切换的需求也并不是天方夜谭。相应的，这样的系统建设所涉及的远程数据同步远比业务同步来得复杂，这样的异地容灾系统正是目前存储产业需求最旺盛的领域。   在备份方面，按照不同成本和信息传送、存储机制，可以划分为这样几类： 原始手动级别的备份，也归为离线备份的一类，至今还为众多中小企业所采用，也就是使用刻录光盘机、磁带机等单独的备份设备，将备份信息传送到隔离的的存储介质上，尽管在容灾级别上，这样的备份方式的安全性比自动在线备份要高一些，但是这样的备份方式存在着备份以及恢复的效率低下，难以管理，备份时间长，如企业有在线业务系统，会造成备份窗口过长的弊病，因此尽管成本低下，但有在线业务的企业也不会将其作为主要备份方式，而只是将其作为一种零散归档的操作方式。 离线备份的主体，是采用自动加载机或磁带库进行备份，尽管备份系统成本高，但由于省去了人工环节，因此效率提升，管理便利在磁带系统技术继续发展的现在，仍然是备份和归档的主要方式，但其缺点仍然是会占用系统时间，对在线业务影响大，无法消除备份窗口。一般而言，离线备份已经逐渐向归档应用倾斜，走向备份系统的最末一端。 这几年存储产业的一个大趋势就是磁盘系统的崛起，包括可靠性的提升、性能的增强和成本的下降，因此采用磁盘作为备份方式也逐渐成为主流。 以磁盘系统为存储介质的备份方式也被重要性和磁盘系统本身的区分划分为在线和近线备份，在线备份以高速磁盘为介质，为那些重要的，需要被频繁和即时利用的数据提供存储环境，在线备份与业务应用紧密相关的同时，也保证了应用不会被备份过程影响，因为就应用层面来看，在线备份只是一种暂时的存储过程，不存在需要整体数据迁移的状况。 近线备份介于在线和离线之间，是真正利用磁盘系统作为数据备份环境的方式，因此它主要采取低端磁盘（如SATA），不必放入在线环境的数据都将被相应存储备份软件迁移进来，同时磁盘系统的特性以及在线的架构又保证在应用需要的时候，数据可以比较快地被找到和利用。近线备份的逐渐崛起正是磁带系统完全被挤进归档领域的背景，而在目前，不少中小企业都将其作为整个备份系统来看待。 一个完整的备份及归档体系，应该包括了在线、近线以及离线三个层次，因此在信息生命周期管理中，具备这三个层次的体系，才可以比较完善地完成信息在价值变化曲线中，在不同环境中迁移以保证最佳投资回报的过程。 但对于中小企业而言，没有必要建立完全符合这三个层次的备份及归档体系，离线备份的方式可以更换，近线方式与在线方式可以互相之间协调替换，总之根据企业自身的信息生命周期管理策略，进行相应的调整，以保证在数据安全的前提下，最佳投资回报得以实现。   资料链接   StorageTek公司的ILM战略   StorageTek在2002年提出ILM概念，作为老牌专业存储厂商，STK目前的优势在于磁带系统，包括自动加载机和磁带库，同时在磁盘系统领域中具备相当深厚的技术积累。StorageTek认为，企业应根据信息在不同生命阶段对企业的不同价值，进行有效地存储与管理，从而实现将适当的数据、在适当的时间、以适当的费用存储在适当的设备上。为此StorageTek设计了“三步走”的战略： 第一步，企业要更好地均衡现有存储架构。这就要求企业从战略角度看待存储产品、服务及解决方案，要对现有架构进行评估，制定业务价值工具。针对这一阶段，根据数据为企业带来的不同价值，StorageTek将信息存储架构具体分为四层，即在线（online）&联线（inline）&近线（nearline）&归档（archive），并在每一层设计具体的解决方案；第二步，使企业架构更加智能。这就要求更加有效地管理信息，改善现有一级存储的利用率；降低数据保护的时间与劳动成本，更加快速可靠地备份与恢复；根据业务需要保存并恢复数据。在这一阶段，最关键的问题是成本和难度随着日益复杂的存储架构而增加。针对这一问题，StorageTek通过提供管理软件、企业级服务和完全整合的解决方案帮助客户更有效地管理数据及其拷贝；第三步，帮助企业实施新一代信息生命周期管理策略，即“端到端信息生命周期管理策略”。在这一阶段，数据将会根据预先设定的命令，划分为不同的级别，实现自动化和信息的单点管理。   EMC公司的ILM战略   作为目前业内专业存储领域的龙头，ILM在EMC手中得以发扬光大，成为目前企业存储应用领域的热门话题，相较之下，专门为ILM出书的EMC对ILM的论述更为全面和深入，其概念的体系架构更为庞杂。 EMC认为，为以最低的成本实现信息价值最大化，各机构已经开始将自动网络存储基础设施与综合服务和解决方案结合在一起，然后以此为基础制定新的信息管理战略。这种新方法称为信息生命周期管理，其目标是以完全支持机构业务目标和服务水平的方式管理信息。这样做意味着根据信息和应用对企业的价值对其进行分类，然后制定相应的策略，确定最优服务水平和最低成本。然后，在自动网络存储基础设施中将信息转移到相应的服务等级，以满足企业要求。借助信息生命周期管理，各公司不但能够在整个信息生命周期内充分发挥信息的潜力，还可以按照业务要求快速对突发事件作出反应。 EMC认为，实现ILM的方法也需要按阶段进行，EMC鼓励客户分三个阶段实施：实施自动网络存储，优化存储基础设施；提高服务等级，优化信息管理；然后实施集成式生命周期管理环境。 在第一个阶段中，各机构应消除直连存储，完全将存储网络化，然后实现存储环境自动化，以便经济有效地融合和控制其存储资源，保证业务连续性。EMC的许多客户都已经实施了自动网络存储，并已转向下一个阶段；第二阶段或服务等级阶段的任务是：在存储网络中建立服务等级层次，然后部署初始信息管理工具，按照企业要求的变化将信息转移到相应的服务等级层次中。利用这些工具，许多机构都能够按照相关法规的要求优化其信息管理资源；前两个阶段是最后实现价值的基础，一般情况下，需要若干年时间才能实现信息生命周期管理的自动化。在这种集成式环境中，客户将能够在整个混合IT基础设施中贯彻企业战略精神，并在适当的时候从一个控制台为适当的服务等级提供适当的应用。在这个阶段，信息生命周期管理能够改善企业本身，因此借助信息生命周期管理，企业不但能经常自动制定决策，保证按照预定的业务准则和战略在适当的时候为适当的应用提供适当的信息，还能按照信息价值变化的敏感性实时地进行调整。   IBM公司的ILM战略   作为倡导随需应变的IBM公司，ILM是IBM整合其存储应用领域的核心战略，IBM认为，ILM使企业可以根据商务、监管和法律方面的要求对数字化及非数字化信息进行分类、搜索、存档、恢复和删除。不同类型的信息在生命周期的不同点具有不同的价值。即使对于给定的数据类型（如电子邮件），从其属于关键任务的必要信息到最后处置，在信息价值方面都存在着很大的差异。 在IBM的ILM战略中，ILM所要解决的问题包括：企业如何根据需要长久保存关键任务信息？如何制定自动化管理方针，然后根据企业制定的方针保存信息？如何在现有IT环境下满足访问和安全的要求，优化存储从而根据存储条件及未来发展制定恰当的计划？如何保护信息资产的安全和机密等等，ILM使企业可以根据商务、监管和法律方面的要求对信息进行分类、搜索、存档、恢复和删除。 IBM认为，ILM的主要目的是对信息进行分类，然后根据企业方针进行管理，企业方针以“保存规则”的形式加以组织。这样，可以根据其价值对信息进行管理。这些方针包括时间与访问频率、事件与“允许”（规定个人或部门的保存规则）或相应的组合形式。采用ILM技术建立分层存储环境后，这些保存规则对企业具有多方面的好处。包括：在整个生命周期中对信息进行智能化管理，必要时可解构可用的存储空间; 取消很少访问或根本不访问的信息提高应用软件的性能，降低存储资源的成本; 随着企业方针的调整可以根据业务价值保存信息资产; 信息生命周期自动化管理可以减少人工数据管理的错误及相应的资源; 以优化存储和访问的方式管理信息，充分利用分层存储的效率来整合现有存储，可以为今后存储的扩展制定完善的计划。 IBM认为完善的ILM解决方案体系包括这些解决方案：支持关键业务流程按照保存规则管理信息；强制实行企业方针管理；支持分层存储，包括页面；集成内容和记录管理软件管理信息，作为创建到处置过程中的重用资产；采用有助于保护信息的技术；现有IT基础设施进行一体化调整，包括存储整合，基础设施简化及业务连续性；实施具有各种灵活功能和扩展选项的模块。   HP公司的ILM战略   ILM是HP适应性管理战略的重要组成部分，实现动成长企业中对存储的管理和控制，首先要以集成存储资源管理（ISRM）为基础。在此基础上，动成长企业便可开始实施信息生命周期管理。 HP ILM战略将全面利用当今经过验证并具有可靠以及灵活特性的方案与架构，为用户提供以应用为核心的方案。并保证方案能够随时间推移和技术的进步而扩展，实现最大化的投资保护。 HP ILM的目标是提供一个完整的方案，而不是仅仅将管理软件和硬件结合在一起。 HP ILM方案基于HP动成长企业战略，并在ENSAextended战略之上建造ILM关键架构，包括网络存储、虚拟化以及数据服务，数据根据在整个生命周期中的使用状况来分类。 HP ILM架构建立在两个基本的信息存储系统之上--运行信息存储系统以及参考信息存储系统：运营信息存储包含动态数据，它是活动的、变化的以及经常被业务利用的关键数据。运行信息的存储技术利用最快速的、最简单的数据恢复技术，以确保最高水平的服务；参考信息存储系统则保存的是静态信息，它并不经常被使用，处于相对静态。但是由于数据的快速增长，参考信息存储系统也应具有高可扩充以及高可靠的特性。该系统包括磁盘阵列、光盘库、磁带设备等。 除硬件外，应用集成软件也是ILM系统的一个重要组成部分。因为数据必须在合适的时间，以合适的标准和用户既定的政策与相关业务连接在一起，HP ILM政策管理利用政策管理器以及数据转移插件实现。  (中小企业IT采购)