OA系统基本功能介绍

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　　泛普软件协同办公系统特点与区别

　　我们要用互联网时代的经营模式，改变传统产业的运营，通过信息化和传统产业的结合，给客户带来信息时代的崭新的竞争力和价值。

　　对于信息化系统建设不同单位已经投入了上百万或上千万的资金，但为什么效果依旧不大，各个领导看不出投资的价值呢?

　　这里主要原因在于以往信息化建设主要还是从具体功能角度出发，只是独立的审批流程及功能模块，如：及时通讯平台、信息共享平台、个人办公平台、人事管理平台、行政管理平台、综合办公平台、财务管理平台等，同时配合线下的Word、Excel等工具进行应用，但工具的最大弊端只是解决了单独独立职能的问题，但业务之间的关系并没有整合，数据之间被割裂、业务组织过程无法有效衔接，还需要人进行数据的对账和业务流程的执行。

　　所以泛普软件认为未来的信息化系统，就是要打破传统的"工具"模式，让多套系统、多种业务流程、多种数据方式，按照一套标准的业务过程有效的整合和串联起来，形成企业内部办公的信息化平台。

　　回归到企业内部管理过程中，我们也需要把原来独立的工具平台化、整合化、业务化、流程化，让系统按照标准的企业管理制度及规范标准，进行内部的组织、协作;把各个职能部门之间的工作、资源相互打通串联整合，让系统真正的按照企业的内部管理制度及标准进行落地，指导各部门人员进行工作的协作，减少企业内部协作过程中的沟通成本，同时在执行过程中加入预警及监控，融入企业内部的KPI考核标准的执行和落地，随时对业务发生的问题进行全局的监控与纠偏，让系统真正把原有的运营手段改变为互联网运营的模式，从而提高整体的运营效率，降低企业的运营成本。

　　泛普软件OA系统基本功能介绍

　　泛普软件OA协同办公系统是如何从原有工具变为信息化平台，具体如下：

　　第一：面向用户的平台

　　建立企业信息门户平台，面向用户体验效果，方便快捷的操作方式、风格多样，跨平台的系统平台的应用界面，支持PC、手机WAP、多系统操作(windows、XP、ios、Apple MAC OS X等);

　　第二：企业级应用平台(系统应用)

　　对企业内部的日常工作进行监督管控，其中包括企业内部的即时通讯平台、信息共享平台、个人办公平台、人事管理平台、行政管理平台、综合办公平台、财务管理平台等，各职能部门的日常工作的管理，同时对其协作过程中的数据整合，形成统一的一套企业管理数据，及有效的内部管控分析平台;

　　第三：系统集成整合平台

　　针对企业内部的管理系统及重要数据进行系统、数据的平台整合，我们强调的平台，而不是单个独立系统，在平台整合的过程中解决企业信息孤岛，数据统计分析断层，工作人员数据汇总压力大等问题，提高企业内部员工协作效率;如：考勤系统、财务系统、即时通讯、PM系统等;

　　第四：便捷系统维护平台

　　泛普软件将系统的维护前置，放置前台操作进行管理，其中包括：图形化的工作程引擎、方便快捷的权限配置、系统定时备份机制、安全的数据存储方式、清晰简洁的组织结构建立、任务自动分发机制、自定义统计分析报表，方便快捷的历史数据迁移等操作灵活的系统维护平台;

　　第五：系统运行环境安全

　　支持多种终端操作系统(PC、手机等)、服务器运行环境(LINUX、windows等主流服务器操作系统);

　　根据客户要求及系统现状，进行数据及运算分析，提供更高效、成本合理的服务器配置信息;

　　针对数据的管理及存储方式，采用结构化存储、非结构化存储或两者结合的方式，提高数据存储、读取的安全性，和数据检索更加快捷。

　　通过VPN进行对外网隔离，使之形成外网中的局域网，需要输入用户名和口令后，方可进入系统登录界面，有效地将系统与外网进行隔开;

　    3.1 即时通讯平台

　　3.2 信息共享平台

　　3.3 个人办公平台

　　3.4 人事管理平台

　　3.5 行政管理平台

　　3.6 资产管理平台

　　3.7 综合办公平台

　　3.8 财务管理平台

　　具体功能的介绍：

　　3.1即时通讯平台

　　3.1.1即时通讯RTX

　　在企业中，目前交流信息的手段除了传统的会议、电话、纸质文档之外，文件共享、电子邮件是比较常见的方式，即时通信作为一种更加便捷、更加有效的交流方式，在企业中也得到了广泛的应用，许多企业的员工都在非正式的使用QQ、MSN等即时通信软件。在这方面，很多企业需要一个专门面向商业应用的即时通信软件，来加强企业内部、企业与客户之间的信息交流。

　　RTX(腾讯通)是腾讯公司推出的企业级即时通信平台。该平台定位于降低企业通信费用，增强企业内部沟通能力，改善企业与客户之间的沟通渠道，创造新兴的企业沟通文化，提高企业生产力。RTX平台的主要功能，包括企业内部实时信息交互、语音视频交流、企业短信中心、自动存档主题讨论等等。RTX平台具有很高的实用性、易用性和可管理性。除了底层采用128位对称加密技术之外，在实际应用中，RTX可以通过员工实名制、记录交互信息等措施，确保企业应用的通信安全。

　　RTX主要功能如下：

　　即时沟通交流：方便、快捷地即时消息发送与接收，提供不同颜色字体的文字，提供个性化展示。

　　状态展示：提供查看联系人在线状态信息，可以方便、清晰地了解联系人的在线状态。

　　组织架构：可清晰看到由树型目录表达的多层次企业组织架构，是实时更新的电子通讯录。

　　联系人分组：支持常用联系人分组， 把最频繁的联系人划入同一分组中管理。

　　通讯录：提供公司外的联系人资料管理，可以进行分组，发短信，拨打电话。

　　快速搜索栏:提供快捷搜索条，可以悬浮到桌面任何地方，提供帐号、拼音、中文姓名的模糊查找。

　　消息通知：提供广播消息和系统消息，通知用户关键信息。

　　历史消息查看器：对所有消息的历史记录进行查看、查找、归类。

　　通过系统即时通讯插件进行内部的及时沟通，只允许通过文字进行信息的发送，同时对发送内容、时间、发送人员进行即时通讯的日志留痕，进行定时的备份，对沟通信息进行监控及留痕。

　　管理员也可以自行进行消息记录备份，点击右上方的消息记录数链接，或者点击左上方的备份按钮进行备份。

　　3.1.2手机短信

　　泛普软件软件通过与“短信猫”的集成，对工作中往来文件、待办信息进行短信提醒，使用者可根据要求按照时间、任务的急缓程度来对，手机信息提醒进行设置。短信提醒设置如下图：

　　3.1.3移动办公

　　泛普软件软件系统是基于新技术HTML5的基础上进行B/S结构开发的管理系统，系统支持PC端的应用，和移动端的应用，实现系统的跨平台的实现方式。

　　将系统发布到公网上，支持Html5的浏览器包括Firefox(火狐浏览器)，IE9及其更高版本，Chrome(谷歌浏览器)，Safari，Opera等;国内的傲游浏览器(Maxthon)，以及基于IE或Chromium(Chrome的工程版或称实验版)所推出的 360浏览器、搜狗浏览器、QQ浏览器、猎豹浏览器等国产浏览器同样具备支持HTML5的能力。

　　移动办公的优点：

　　网络标准：它的开发是通过谷歌、苹果，诺基亚、中国移动等几百家公司一起酝酿的技术，支持每一个浏览区或每一个平台，避免企业高额的APP开发成本。

　　多设备跨平台：这个技术可以进行跨平台的使用。一款应用可以很轻易地移植到Firefox(火狐浏览器)，IE9及其更高版本，Chrome(谷歌浏览器)，Safari，Opera等，甚至应用平台(App Store或Google Play上)所以它的跨平台非常强大。

　　自适应网页设计：同一张网页自动适应不同大小的屏幕，根据屏幕宽度，自动调整布局，指可以自动识别屏幕宽度、并做出相应调整的网页设计。

　　及时更新：游戏客户端每次都要更新，很麻烦。可是更新HTML5游戏就好像更新页面一样，是马上的、即时的更新。

　　3.2信息共享平台

　　3.2.1公司新闻

　　建立集团总部与各分公司信息化门户，实现集团信息和领导精神传达一体化。可以根据不同需要建立对应的门户系统。如：集团门户、子公司门户等。

　　新闻中心模块，主要对企业可公开的内部信息进行发布，给予所有员工一个发布信息的平台。此模块可有用户自己定义新闻的类型，发布时可以定义新闻的发布范围。(在此表单中创建信息的标题和内容，可上传图片和发布内容，以及附件的上传，图片可发布到首页的动态图片栏目中。)

　　信息创建后，发布地点在首页面中间部分，右上角是动态图片的发布位置，便于用户对信息的浏览和阅读，点击查看具体的新闻信息，新闻内容如下图;

　　3.2.2内部公告

　　具有权限的人员可在公告板中进行公告发布，所有接收人员登陆后均可在系统桌面看到当日所发布的公告标题，发布人可对自己发布的公告进行维护。发布公告时可以指定可以查看的对象(按部门或人员)。还可以利用公告板进行各种信息交流。阅读人员可通过活动日志随时了解到当前公告的阅读情况、已读人员和未读人员。

　　公告管理主要对一起重要的通知和通告，比如十月长假等通知，发布后，在系统首页中，以提示框的形式进行弹出，用户登录时，在第一时间看到通知，这里具有发布的权限区分：全部人员、部门和个人。

　　3.2.3规章制度

　　规则制度的主要作用：

　　规章制度首先是应用于标准化管理。即制度可以规范员工的行为，规范企业管理等。

　　这样说起来比较空泛。比如：有着全面完善的规章制度，公司内部员工工作积极性可以得到广泛调动，

　　因为不会出现有人干的工作少而拿到和平日经常加班的同事一样多的薪金待遇;这也是出于人力资源的考虑，

　　员工最注重的因素——发展和公平。公平就是靠制度来体现的。

　　有些企业的规章制度是应用于标杆管理。即制度中明确指出公司的发展目标，指出面向此标准所要做到的项目。

　　规章制度还有一个很重要的作用，就是政策应对。比如发改委要求的项目基金的申报材料中，有一项就是公司政策及管理制度，

　　必须有着非常完善的企业规章制度才可能申请到国家的项目基金支持。同理，许多项目竞标也都需企业提供本公司的规章。这是考核标准之一。

　　完善的规章制度可以得到合作伙伴的信任，容易赢得商业机会。

　　规章制度管理主要包含以下几个模块：

　　制度浏览：

　　公司员工在浏览公司的制度时，点击对应制度分类就可以看到分类下的相关制度信息。制度信息如下图：

　　新建制度：

　　公司制度发布人员把公司新发布的规章制度及相关附件描述维护到系统中。新建制度表单如下图：

　　制度维护：

　　制度管理员根据公司制度的分类需要，对制度类型进行维护，方便制度新建级制度浏览的操作。制度分类表单如下图;

　　制度查询：

　　公司制度以后会越来越完善，越来越多，有时候需要根据相关查询条件，进行制单查询，方便规章制度的查看和阅读。制度查询页面如下图：

　　3.3个人办公平台

　　3.3.1工作任务

　　公司有在处理业务时，时常需要对相关任务进行分配到相关处理人去处理。同时对任务的完成情况和处理结果进行跟踪和查看。

　　工作任务主要包含以下几个模块：

　　任务管理：

　　当公司有工作任务需要处理时，新建工作任务填写相关任务描述和内容进行任务分配。工作任务表单和任务查看页面如下图：

　　本部门任务查看：

　　系统会自动汇总当前查看人员的所属部门产生的任务，同时显示任务的开始到完成的时间以及处理人和任务完成状态等，页面如下图：

　　各部门任务查看：

　　系统会自动汇总当前公司所有部门产生的任务，同时显示任务的开始到完成的时间以及处理人和任务完成状态等，页面如下图;

　　3.3.2个人助理

　　公司人员在日常办公时，时常需要做一些事情的记录、备忘录、密码修改等工作来帮助自己办公和查看。

　　主要包含以下几个模块：

　　大事记：当公司有工作任务需要处理时，新建工作任务填写相关任务描述和内容进行任务分配。工作任务表单和任务查看页面如下图：

　　备忘录：系统用户可以通过备忘录来记录或者安排不同时间要做的事，并到期提醒自己，页面如下图：

　　万年历：记录一定时间范围内(比如100年或更多)的具体阳历与阴历的日期的年历，方便有需要的人查询使用，页面如下图：

　　口令设置：

　　系统使用人员在使用系统一段时间后，可以提供他们更新或修改自己的登入密码。

　　通讯录：

　　通讯录作为通讯录地址的书本，当今的通讯录可以涵盖多项内容。如：姓名、电话号码、单位电话、移动电话、电子邮件、公司、街道、邮编、生日、爱好等等。

　　3.3.3周工作计划

　　个人工作任务主要对日常及项目中的任务计划进行管理，其中包括周工作计划、月工作计划及相关的分析，如下：

　　周工作计划：对每周的工作任务情况进行计划的编制(如：计划名称、计划任务内容、计划完成情况等)，对周工作计划进行上报审核，审核通过后进行发布，每周初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核;

　　周任务上报：任务执行情况上报可直接对任务进行上报，也可通过项目进行任务的上报，如：在任务计划上报时确定是否是项目任务，如果是管理项目，在判断上报时是否在周计划内，如果是关联周工作计划;这样就可以从周工作计划的角度看到任务完成情况及进度，可也从项目的角度看到任务的完成情况及进度)

　　计划完成情况分析：对计划完成情况进行分析，如：周工作计划、月工作计划等进行进度分析及预警。

　　3.3.4月工作计划

　　月工作计划：对每月的工作情况进行计划编制，对月工作计划进行上报审核，审核通过后进行发布，每月初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核。

　　月任务上报：(可分解为周计划，也可根据周计划进行汇总为月度计划)，对计划进行上报，同周计划上报方式相同;

　　计划完成情况分析：对计划完成情况进行分析，如：周工作计划、月工作计划等进行进度分析及预警。

　　3.4人事管理平台

　　人事管理包括了人事档案，人员变动，考勤与加班，招聘管理四大模块，在人事档案中又包括了对员工信息，职称评定，部门设置，奖惩记录等信息的录入，以及对培训记录，劳动合同，考核记录的流程化跟踪。在人事变动中包括了人员调动(对人员调换的哪个部门的申请及审批，跟踪)，职务调整，离职登记的流程化跟踪。在考勤与加班中包括了出差记录和加班记录的流程化跟踪和考勤信息的信息录入。招聘管理中包括了应聘人员的录入和招聘职位。

　　招聘管理：所谓招聘管理就是对组织所需的人力资源展开招募、选拔、录用、评估等一系列活动，并加以计划、 组织、指挥与控制，系统化和科学化管理，以保证一定数量和质量的员工队伍，满足组织发展的需要。

　　员工信息管理：员工入职模块中是对新入职员工的信息进行登记，创建员工信息库，方便其他模块对员工信息的管理。

　　员工异动：员工异动包含晋升、降职、内部调动、调薪和其他五种异动类型，其中的基本从员工档案信息表中自动获取。

　　员工档案信息：员工档案信息是对员工所有信息的记录，归集员工信息包括员工的基本信息、合同信息、薪资信息、简历信息等：并对员工所有信息时时进行更新，查阅。

　　考勤管理：考勤管理中主要是针对每天的工作考勤情况进行统计，可以实现与考勤打卡机等考勤设备的链接绑定。真正实现智能化考勤管理。

　　培训管理：培训管理用来登记培训的基本信息，同时也是作为相关参与培训的员工的一个考核标准。有培训需求的员工预参加社会中的培训，需进行培训申请，经相关领导同意后，方可参加培训。

　　员工绩效考评：根据公司具体绩效考核标准，量身定制信息化的考核解决方案，大大提高绩效考核人员的工作效率和考核的准确性。

　　3.4.1招聘管理

　　3.4.1.1招聘管理的主要作用

　　可以提高招聘人员的工作效率

　　可以降低招聘人员的工作负担

　　可以进行人才储备

　　可以提高部门整体工作效率

　　3.4.1.2招聘管理功能介绍

　　招聘管理模块中共分为四个主要子功能模块，分别是人力资源总体规划(年度招聘计划)、具体人力资源业务规划(部门招聘计划)、招聘登记、招聘评估(面试评估)。

　　人力资源总体规划是根据公司整体规划进行人员的增加，给本年度制定招聘指标，具体操作如下图，其中可以通过添加附件的形式来增加系统的规划说明书。

　　具体人力资源业务规划是根据各个部门的需要进行定向招聘，同时通过部门招聘计划的上报、统计，合理安排本年度招聘计划人数指标。每个部门可能有多个岗位，每个岗位的任职要求等都不尽相同，可以通过下图的方式进行登记，同时上传附件详细阐述本部门的招聘计划和要求给人事部门。

　　招聘登记是对面试人员进行信息的简单填写，可以用来对简历进行筛选，在电话等预约面试过程中进行查重，确保没有重复预约。由于种种原因，在登记表中没有可以用于唯一标识的数据，所以在本系统中通过应聘人员的姓名、联系电话和邮箱三条数据进行一一对应和查重操作，如下图。

　　招聘评估是对面试人员进行评估，可以通过面试评估流程给面试者进行客观评价以参考是否录用。招聘评估表可以单独创建也可以从招聘登记表中生成。其中从招聘登记表中生成的评估表中会预先填写好登记表中存在的数据，简化数据输入量。

　　3.4.2员工入职

　　员工入职模块中是对新入职员工的信息进行登记，创建员工信息库，方便其他模块对员工信息的管理。

　　3.4.3员工异动

　　员工异动包含晋升、降职、内部调动、调薪和其他五种异动类型，其中的基本从员工档案信息表中自动获取。

　　3.4.4员工档案信息

　　员工档案信息也就是用来填写员工信息的表单，主要实在入职时填写，也可以在日后工作过程中发生变化后修改。员工档案信息表如下图：

　　3.4.5考勤管理

　　考勤管理中主要是针对每天的工作考勤情况进行统计，可以实现与考勤打卡机等考勤设备的链接绑定。真正实现智能化考勤管理，系统考勤与打卡机集成界面如下图。

　　图3-9考勤记录

　　3.4.5.1请假管理

　　请假管理中记录了每个人一年内的所有请假时间，通过这样的方式来判断是否可以带薪休假，同时也可以用来考核员工的工作状态。请假申请表单如下图所示：

　　3.4.5.2出差管理

　　出差管理主要是对出差人员出差目的地、时间、交通工具的记录和统计，以方便报销等用途。

　　3.4.5.3加班管理

　　加班管理是员工对工作需要加班，根据加班情况进行申请记录，用于计算个人加班时间和统计薪酬。加班申请表如下图所示：

　　3.4.5.4外出管理

　　外出管理是针对外出人员的工作情况进行记录，并对外出人员进行约束。通过审批的外出申请才有效，才能够外出办公，否则根据公司具体规定进行相对应的处理。外出申请表如下图所示：

　　3.4.6培训管理

　　培训管理用来登记培训的基本信息，同时也是作为相关参与培训的员工的一个考核标准。有培训需求的员工预参加社会中的培训，需进行培训申请，经相关领导同意后，方可参加培训。培训申请成功批复后系统自动对培训申请进行统计。可以对培训相关资料实现共享，提供在线学习和下载功能。培训音视频共享如下图：

　　培训资料共享如下图所示：

　　3.4.7绩效考核

　　根据公司具体绩效考核标准，量身定制信息化的考核解决方案，大大提高绩效考核人员的工作效率和考核的准确性。

　　评分规则可以根据公司具体情况进行维护，自由添加考核标准和评分事项等。

　　3.5行政管理平台

　　3.5.1公文管理

　　公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

　　3.5.2公文管理的特点

　　灵活运转：可跳越式审批，撤回。(与工作流紧密衔接即多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程)

　　即时监控：实时跟踪系统传递信息情况，提醒用户及时对文件进行处理。

　　安全可靠：用户和权限设置完全可靠，用户无权查看非自己呈报、签发或待办文件。

　　3.5.3传统纸质公文的弊端

　　公文审批受人为因素影响较大，流程把控不严谨。

　　审批受地域限制，审批人所在地点较远时审批难度很大，影响公文办理效率。

　　文件保管难度大，在流转当中易损坏丢失。

　　文件分发即不方便也容易造成纸张浪费。

　　文件查看权限不容易控制，保密机制易受人为因素影响。

　　信息化软件通过流程引擎，系统权限管理机制以及网络平台实现公文管理，有效的排除了地域限制、人为因素等限制，极大的提高了文件的办理效率，减少人力成本。

　　公文管理的作用：领导和指导作用、行为和规范作用、 宣传和教育作用、联系和知照作用、依据和凭证作用。

　　公文管理主要包含以下几个模块：

　　发文管理：发文管理实现发文的拟稿、审批、会签、核稿、套红、盖章、签发、分发，以及集团性企业总公司与子公司、子公司与子公司间的发文到收文的转换。拟稿人选择行文的文别、文种以及行文流向后开始拟制发文内容。如下图：

　　选择发文种类

　　填写发文表单如下图所示：

　　发文正文内容使用word控件进行编辑，可以记录编辑、修改痕迹，有效防止人为恶意或误删除、修改文件内容。

　　通过与word集成，来编辑发文正文，如下图所示：

　　发文引用功能用于引入系统内其他与发文相关的管理模块(如收文管理、合同管理等)的文件链接。

　　发文内引用其他相关文件如下图所示：

　　发文审批流转：通过严谨的流程控制提交发文审批，审批过程中可以控制不同的流转环节的字段编辑权限，在多部门会签环节可以设置全部会签人员必须全部审批后转入下一环节或者设置为会签人数超过某一数量后文件进入下一环节审批。拟稿人起草发文后提交下一环节审批，文件进入流转状态，流转中的文件在不同的环节审批人对文件内容进行审批签字，对文件内容有疑义可以拒绝回给拟稿人重新修改提交或由拟稿人将文件终止作废，不再进入流转状态，发文文件的查看权限仅限于发文拟制人和发文的审批人员，非文件经手人将无权限查看发文内容。

　　文件套红、盖章：公文管理员将制作好的红头模版维护到系统中，在套红时，系统将根据文件所在的部门调用对应的红头模版套入发文正文当中。盖章选用经国家公安部认证的电子签章对发文文件进行盖章，盖章后word正文文件将被电子签章锁定无法更改，保证文件的有效性和安全性。

　　文件分发：审批通过后的发文各部门间可以通过发送功能进行分发，接受部门人员在“已收发文”菜单中可以查看收到的文件。总公司对子公司、子公司对总公司间的发文经过发送后，文件将被系统转换为收文，在接收方的“总/子公司来文”菜单中显示，发文正文自动转换成为收文的附件，同时该收文进入审批流转状态。

　　收文管理：收文管理主要处理外部来文或系统内部来文。公文管理员依据收文内容对文件进行提交审批或交由相关人员传阅、办理，系统具备督办、催办提醒功能。

　　收文登记：系统外收文由公文管理员手动录入到系统中，将收文文件作为附件上传;系统内发文转收文的文件不需要手动录入，文件由系统转换自动显示在公文管理员的收文登记菜单中，发文正文文件也将作为附件显示在收文页内。

　　督办提醒：如果收文表单选择了督办提醒，在督办时间到达时系统自动提醒公文管理员进行督办。

　　文件传阅：办理完成后的文件可以通过发送功能发给相关人员进行传阅。

　　请示/签报管理：请示/签报管理适用于下级部门向上级部门请示意见，请示单位提交申请交由领导审批，对于需要上会讨论的请示/签报，可以提交班子会领导进行上会讨论。

　　班子会议：已经提交班子会议讨论的文件在“班子会议”菜单里显示，同时被提交的请示/签报仍然可以继续审批流转，不受提交会议的限制。

　　档案管理：

　　档案管理用于管理公文文件的分类归档、查询、借阅功能，由公文管理员对归档的文件进行统一管理。

　　归档文件包含两类，一类为系统内文件，如：系统内发文、收文、签报等，另外一类为系统外文件的归档。系统内文件由文件办理人员通过归档按钮进行归档，公文管理员整理，系统外文件由公文管理员进行手动录入归档。

　　档案录入

　　档案登记表如下图所示：

　　系统外档案录入需要手动填写档案具体信息，同时上传原文件作为附件。系统内档案在归档操作后不需要填写具体信息，系统会自动完成。归档文件保存后自动进入档案目录当中。

　　档案目录：归档的文件依据档案类型、年度、部门进行分类整理，通过“移动”按钮对文件进行移动，档案借阅人申请借阅档案文件审批通过后公文管理员授权借阅人查看档案，同时限定时间，在限定期限过后文件自动归还到档案目录中，借阅人不再有权限查看。

　　归档目录如下图所示：

　　档案借阅：借阅人申请借阅档案，审批通过后，由档案管理员授权给借阅人查看档案的权限。

　　档案借阅如下图所示：

　　3.6资产管理平台

　　3.6.1固定资产管理范围

　　固定资产，是指同时具有下列特征的有形资产：

　　(1)为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有;

　　(2)使用寿命超过一个会计年度。

　　(3)超过2000元的各类设备设施，使用年限在一年以上的属于公司主要经营设备的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产，均属于固定资产。

　　3.6.2资产管理过程中可能存在的问题?

　　对公司管理来说，固定资产一般有以下几类问题：

　　经营风险、财务风险：未按规定建立固定资产主数据或卡片、台账，财务报告与管理信息不真实。

　　解决办法：

　　制定公司固定资产管理办法(制度)公司财务部门按照《固定资产验收入库清单》建立固定资产卡片，实物管理部门和使用单位按照财务部门数据建立相应固定资产卡片或资产台账。

　　经营风险，未按规定建立固定资产登记、入库或卡片、台账,造成损失，影响财务报告。

　　解决办法:

　　公司制定固定资产管理办法或者固定资产制度，要求资产登记、资产入库、资产台账的标准，以及各职能负责人的职责。

　　经营风险，未及时维修固定资产，影响生产经营。

　　解决办法：

　　公司固定资产使用单位根据固定资产性能及使用现状提出维护修理计划，由固定资产实物管理部门进行审核，按照规定权限审批后实施。

　　控制点相关资料：

　　设定固定资产检修单，对固定资产按周期进行检查，并有相关负责人进行审批。

　　经营风险：同一部门或个人办理新增固定资产业务的全过程，过于依靠人的个人素质和责任心;导致部分资产未按规定验收，造成损失。

　　解决办法：

　　分(子)公司固定资产实物管理部门依据《固定资产交付清单》(公司制度)及外购有关单据，会同财务部门和固定资产使用单位对新增固定资产共同验收并签字。

　　资产安全风险、财务风险：权属资产账目记录错误或权属不清，影响财务报告，造成纠纷或给股份公司带来损失。

　　解决办法：

　　对需要办理权属登记手续的固定资产，分(子)公司相关部门应及时办理权属关系的手续及相关证明材料，对于具有权属证明的资产，取得时必须有合法的权属证书。财务部门应设立登记簿记录备查。

　　资产安全风险：安全管理违反规定或因保管不善、使用不当，造成损失。

　　解决办法：

　　分(子)公司设备管理部门制定固定资产保管安全防范措施，防止丢失、损害等现象发生;生产、安全部门制定安全操作规程，要求操作人员正确使用，防止事故发生，造成资产损失。生产、安全和设备管理等部门负责组织每月至少一次检查，及时消除安全隐患;对由于个人原因导致的资产价值流失，可根据固定资产管理办法，对其个人要求索赔。

　　财务风险：未按规定组织资产清查，盘盈(亏)事项处理与报批不及时，造成账实不符。

　　解决办法：

　　公司财务部门会同固定资产实物管理部门、使用单位每年至少组织一次固定资产清查工作，并共同负责固定资产实物清点，填写盘点表，并与实物账卡、财务账表核对。包括清查土地、房屋的权属证明等，确定资产归属。固定资产的使用单位、实物管理部门、财务部门负责人审核清查结果。

　　3.6.3资产管理软件中是如何解决这些问题的?

　　固定资产管理，提高资产使用效率,使资产保值增值，便于公司各部门作区分和控管;加强公司资产管理与核算，防止公司资产流失。

　　资产管理主要包含以下几个模块：

　　3.6.3.1资产申请

　　需求部门对要购买的资产进行发起资产申请，并由相关领导对资产是否批复购买、批复购买数量进行把控。资产申请单如下图：

　　3.6.3.2资产检验

　　依据资产申请单中的资产，对照已到货的实物进行检验，根据检验情况进行上报，对于不合格的资产进行标注，并说明检验结果，反馈给采购人员。资产检验如下图：

　　3.6.3.3资产入库

　　需求部门资产管理员，对检验完毕的资产进行入库，并生成资产卡片。(可将入库单与报销做关联，生成报销单)，资产入库单如下图:

　　3.6.3.4资产库

　　资产库分为，总公司库和部门库(或分公司库)，可根据职责对相应的资产进行管理，并对资产按照类别进行分类，方便对资产的统计与管理。资产库如下图：

　　3.6.3.5资产卡片

　　对所有已入库的资产生成资产卡片，卡片内包含资产的编号、名称、型号、请购单号、采购员等一系列与资产相关的信息，资产管理员可通过资产卡片，来对资产进行盘点，及资产情况的跟踪。资产卡片如下图：

　　3.6.3.6资产出库

　　资产管理员对库内(部门库或者公司库)空闲资产进行出库给相关人员进行使用，并更新资产卡片的信息(使用部门、使用人、责任人等)，同时生成一条台账。

　　3.6.3.7资产转移

　　为了让资产充分进行利用，可对资产进行转移，一般由公司固定资产管理员，根据需求部门的要求，对其他部门中闲置或者公司库中闲置的资产进行转移。资产转移如下图：

　　3.6.3.8资产维修

　　对损坏的、待维修的资产维修，并根据资产情况(保修期内、保修期外)，发起资产维修单;维修完资产后并拟制维修报告，同时通知财务部，维修人员可依据资产维修报告对其进行报销。

　　3.6.3.9资产报废

　　对于使用时间已满使用年限的，折旧已计提完毕且丧失使用价值等的固定资产进行报废。

　　3.6.3.10资产索赔

　　对于丢失、个人损坏等原因导致资产失去原价值时，公司可根据相关的检验情况，对其个人要求进行索赔，防止因个人损坏导致资产价值流失和公司经营损失。资产赔偿单如下图：

　　3.6.3.11资产折旧

　　根据用户折旧要求，对库中资产进行折旧，其中包括：购入原值、使用年限、已使用月份、折旧率、预计净残值、净值等，保留记录和及时更新资产信息，保证财务数据与实物数据相符。资产折旧单如下图：

　　3.6.3.12资产盘点

　　公司财务部门会同固定资产实物管理部门、使用单位每年至少组织一次固定资产清查工作，并共同负责固定资产实物清点，填写清查表，并与实物账卡、财务账表核对，并根据部门盘点情况，汇总公司资产情况。资产盘点如下图：

　　3.6.3.13资产台账

　　对资产从入库到出库的所有数据进行汇总，生成台账，供资产管理员进行查看。

　　3.6.3.14资产维护

　　对资产类别、资产、涉及的职能部门编码进行维护。

　　3.7综合办公平台

　　3.7.1办公用品

　　3.7.1.1办公用品管理范围

　　办公用品，指人们在日常工作中所使用的辅助用品，办公用品主要被应用于企业单位。

　　办公用品分类：

　　固定资产类办公用品。如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。

　　非消耗性办公用品。如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。

　　消耗性办公用品。如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。

　　3.7.1.2办公用品过程中可能存在的问题?

　　对公司管理来说，办公用品管理一般有以下几类问题：

　　办公用品需求量大，所有的购置单，入库单，出库单中每件物品的基本信息都由用户手动填写，相关人员的工作量比较大，可能出现输入错误，计算错误等，加大错误出现的机率。

　　解决办法：

　　需要采购的物品信息从办公用品信息库中选取，填写申请数量自动计算出单类物品总金额，以及同张申请单中所有物品总金额。

　　数据量大，查询历史数据不方便。

　　解决办法:

　　根据公司用户日常习惯，用系统实现多条件查询数据。

　　办公用品大多属于小而杂的物品，手工记录容易造成人为丢失或者重复领用等事情发生。

　　解决办法：

　　数据在系统中保存之后，只要用户不进行手动删除，数据一直都存在于系统当中。

　　用户只需要按照出库申请单中的用品信息进行领取即可，领取完之后的用品不能再进行领取，系统将自动在用户进行申领物品选取的时候将已经领取物品的屏蔽掉，用户无法选择。

　　办公用品属于比较杂的商品，由于厂家和型号不同，也是属于不同的商品，但是实质上这不同的商品对用户使用上不造成任何影响。

　　解决办法：

　　生成办公用品物资基本信息库，对办公用品进行高效，统一采购。用户在进行办公用品申购的时，只能从物资信息库中去获取物品。

　　3.7.1.3办公用品管理软件中是如何解决这些问题的?

　　办公用品管理，使公司的办公用品得到合理、有效的利用，控制费用开支，避免浪费，规范公司办公用品的采购与使用。

　　办公用品管理主要包含以下几个模块：

　　3.7.1.3.1采购申请

　　需求部门对要购买的办公用品进行发起采购申请，并由相关负责人对采购申请进行签字和确认。采购申请单如下图：

　　3.7.1.3.2物品入库

　　对已经采购到货的物品进行入库登记操作。入库登记单如下图：

　　3.7.1.3.3领用申请

　　申领人对已经采购到货的物品提交出库领用申请操作。出库领用申请单如下图：

　　3.7.1.3.4物品统计

　　物品统计主要实现对每个部门某个时间段或者所有部门某个时间段进行物品领用的数量的统计功能。统计表单如下图所示：

　　3.7.1.3.5物品类型维护

　　物品类型维护主要包括物品物品类型，维护人，所属部门，维护时间字段。物品类型维护表单如下图所示：

　　3.7.1.3.1.6物品计量单位维护

　　物品计量单位维护主要包括物品物品计量单位，维护人，所属部门，维护时间字段。物品计量单位维护表单如下图所示：

　　3.7.1.3.1.7物品基本信息维护

　　物品的基本信息维护，相当于办公用品资源库和库存库，办公用品管理员在此进行办公用品的维护动作。

　　这里所维护的办公用品的基本信息主要包括物品类别、名称、型号、单位、供应商、库存等字段。物品基本信息维护表单如下图所示：

　　3.7.2公章管理

　　主要使公司用印得到规范性，做到每一次用印可追述性，同时更方便快捷地对每次用印进行查询。

　　内容：

　　用印单的填写、印章管理员的审批意见、印章的审批结果。

　　用章的查询可以知道用章人和用章时间。

　　3.7.3车辆管理

　　3.7.3.1车辆管理范围

　　随着经济的快速发展，汽车已经成为人们不可缺少的交通工具。对于拥有大量车辆的机关单位企业来说，车辆管理系统成为日常事务种的意向重要工作。如何让管理人员及时了解每一辆车的情况，提高车辆的使用效率减少费用支出，就成为单位需要解决的一个难题。管理车辆的运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理，企业每台汽车的使用状况，带动企业竟如车辆管理信息化，科学化、同时也可以节省人力、物力、财力、提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。

　　3.7.3.2车辆管理过程中可能存在的问题?

　　对公司车辆管理来说，一般有以下几类问题：

　　企业车辆调度困难，许多车辆闲置和使用情况不清楚。

　　对车辆的用车记录、保险、维修、事故、司机的管理困难，无法即时查看了解车辆具体情况。

　　缺乏对驾驶人员的有效的监管机制。

　　3.7.3.3车辆管理软件中是如何解决这些问题的?

　　集中管理企业车辆，通过信息化的手段，收集车辆使用的信息，实现车辆管理的即时分析，从而实现完善的车辆调度。同时根据车辆的使用情况了解驾驶人员的出勤情况，并保证有效的人员监管。

　　车辆管理主要包含以下几个模块：

　　3.7.3.3.1人员信息

　　车管部门根据车辆配备的驾驶人员，把人员信息录入到系统中。人员信息表单如下图：

　　3.7.3.3.2车辆清单

　　车管部门根据企业的车辆，录入企业所有的车辆信息。并选择车辆的型号，车牌号码、准承人员等相关信息。在车辆信息下嗨关联了车辆的用车记录，验车记录，保险记录等。车辆清单如下图：

　　3.7.3.3.3用车记录

　　车管部门能及时录入、查看使用车辆和使用车辆的部门及人员情况，用车记录单如下图;

　　3.7.3.3.4验车记录

　　车管部门对需要验车的车辆进行基本信息的录入，如责任司、车号等相关信息，验车记录如下图：

　　3.7.3.3.5保险记录

　　车管部门对每次车辆的保险进行登记，保留车辆的保险记录，记录车辆的每次保险时间，并到期提醒车辆保险到期的功能;

　　3.7.3.3.6维修保养

　　车管部门根据需要维修保养的车辆，进行车辆的车型、车号、颜色及行驶总里程的信息的录入。维修保养如下图：

　　3.7.3.3.7轮胎更换记录

　　车管部门需要根据车辆轮胎的磨损情况，适时更换轮胎，可以对车辆的车号、车型及需要更换轮胎的位置进行信息记录，轮胎更换记录如下图：

　　3.7.3.3.8事故、违章记录

　　车管部门可以及时了解的违章情况，需要录入车号、司机、时间、扣分等相关信息。事故、违章记录如下图：

　　3.7.3.3.9人员停驶记录单

　　车管部门把停驶的驾驶人员记录下来，填写表单中的停驶人员名称、停驶时间、停驶原因，具体表单如下图：

　　3.7.3.3.10考勤信息查询

　　3.7.3.3.11限号维护

　　车管部门根据一段时间内的车辆限号内容进行维护，内容包含周一至周五，以及特殊日期不限号，这样车管部门在进行车辆调动的时候可以判断那些车辆是可以调用的，那些车辆限号等;如国庆节、五一劳动节等：具体维护表单如下：

　　3.7.3.3.12油卡维护

　　车管部门根据油卡发放，及时录入发放相关信息。油卡维护如下图：

　　3.7.3问卷调查

　　问卷调查是一种数据收集手段。我们可根据问卷调查反馈的结果，统计分析得出相应结论。

　　3.8财务管理平台

　　3.8.1资金成本管理

　　成本管理是企业在竞争中取胜的关键战略之一，成本控制是所有企业都必须面对的一个重要管理课题。企业无论采取何种改革、激励措施都代替不了强化成本管理、降低成本这一工作，它是企业成功最重要的方面之一。有效的成本控制管理是每个企业都必须重视的问题，抓住它就可以带动全局。

　　3.8.2什么是成本控制?

　　成本控制是指运用以成本会计为主的各种方法，预定成本限额，按限额开支成本费用，以实际成本和成本限额比较，衡量经营活动的业绩和效果，以提高工作效率，实现乃至超过预期的成本限额。

　　3.8.3资金成本管理如何通过软件实现管理?

　　3.8.3.1款项申请

　　3.8.3.1.1 借款申请

　　借款审批单的审批事项以借款信息的准确性进行核准。

　　3.8.3.2费用支付

　　费用支付分为两大类：合同费用支付和其他费用支付;

　　3.8.3.2.1合同费用支付

　　合同费用支付，根据已批的支付合同，选择相应需要支付的已批合同进行款项性质的支付，选择支付的方式和支付的款项性质，根据支付金额的不同，走相应的支付流程。

　　3.8.3.2.2其他费用支付

　　其他费用支付：根据企业的支付规定，在没有合同的情况下，有需要发生企业费用支付时，即走其他费用支付审批单。

　　3.8.3.3费用报销

　　费用报销：管理费用报销、项目费用报销、差旅费用报销，不同的费用报销。最终都会形成报销的费用归集，按所属分公司、部门、人员、费用性质进行归集和统计。

　　3.8.3.3.1管理费用报销

　　管理费用报销：日常费用的报销，同时考虑是否有借款，如有借款考虑冲销借款再走报销。

　　3.8.3.3.2项目费用报销

　　项目费用报销：考虑项目归集的问题，根据项目的情况做项目费用的归集和处理，同时兼顾项目成本控制和项目风险把控。

　　3.8.3.3.3差旅费用报销

　　差旅费用报销：根据职级的不同、差旅费用的发生标准不同、报销依据不同、根据企业的管理办法，设定差旅费用的报销流程和风险控制。

　　3.8.3.4财务信息维护

　　根据表单的控制需要设定相应的信息维护字段。用于企业的财务信息的标准化管理。

　　3.8.3.4.7 资金来源类型维护

　　第三、系统集成整合平台

　　建立信息整合平台，通过企业内部信息系统的分析，企业内部的办公平台系统、媒体资源系统、考勤系统等进行数据的整合，实现企业整体的数据串联和贯通，解决企业信息孤单的问题。

　　对于外围系统的整合，我们主要通过二个，一个是通过流程，规范软件之间的数据传递(输入、输出)，第二个是直接通过项目管理平台，进行数据的归集、分类和展现。

　　对于业务流程，我们以用友U8为例，通过报销申请流程后，U8的临时数据库就会生成一条报销申请完成后，需要处理的报销单。

　　单击制单以后，在财务软件中会自动形成分录和记账凭证。

　　最终就省去了财务部门在费用申请系统里面导出数据，在重新在财务里面二次录入的工作量。如果站在管理的角度，则避免了数据准确性的风险发生。

　　在申请记录中，也会有制单状态的变化，这样完成财务与业务过程的同步。

　　第四、便捷系统维护平台

　　组织机构

　　兼容所有浏览器;

　　部门，人员维护更加方便快捷，如：删除，迁移，添加等;

　　通过设置来进行控制是否与Lotus Domino 进行关联;

　　可以通过Excel 快速进行人员导入功能;

　　服务器参数配置界面

　　部门管理界面

　　权限管理

　　兼容所有浏览器;

　　权限分配更细分化，提高页面展现速度，提高分配速度;

　　添加版块类型，使管理展现变得更方便、直观;

　　权限分配界面

　　流程管理

　　支持PC，iPhone，iPad，Andoid系统终端设备的阅读与审批;

　　路由方式增加了条件直连，此功能与上一版本的条件选择功能类似。条件选择变为当满足条件时也可以作为下一环节的选择项;

　　处理人中“按公式”可以由开发人员随意维护、拓展，大大增加了审批人的灵活性;

　　每个环节，文档的4种状态都可以绑定不同的JavaScript事件，提高了流程拓展性，灵活性。4状态分别为：文档打开前，文档打开后，文档提交前，文档保存前;

　　支持各个环节的按钮名称，图标，触发事件，排列方式进行随意定义;

　　流程支持泳道图显示，流程可以很清晰以职能进行划分;

　　支持唯一选择，条件选择，条件直连三种路由状态并存，更好支持复杂的业务模式;

　　优化了流程处理，业务处理都由客户端来计算，服务器端只需进行保存。这样就充分利用了客户端的性能，降低了服务器的负担，经统计性能至少降低10%，流程越多优势越明显;

　　自定义字段控制表单，无需编写代码，仅需在页面上配置;

　　定义审批延期时间，避免流程卡在某些环节无法流转;

　　流程自动关联，在一个文件审批流转过程中或结束后自动激活另外一个流程;

　　网页电子签章

　　将审批人的手写签名会电子印章录入到系统中，在审批环节添加到页面的签名处，增加文件的有效性，电子签章和用户绑定，安全方便。

　　邮件系统功能

　　支持多浏览器;

　　界面简洁大气;

　　支持多套风格页面;

　　支持群组维护;

　　支持文件夹类别的随意添加删除;

　　增加了星标功能，可以更好的管理重要邮件;

　　发送邮件界面更加清爽，人员选择快捷，无需弹出选择人员框;

　　支持一个月后，删除邮件可自动删除;

　　整体页面都采用了Div，Ajax设计，并且整个邮件库的大小仅600KB大小，降低了库的容量，提高了页面展现速度;

　　五、系统运行环境安全

　　安全要素

　　信息安全理念突出地表现在三个方面--安全策略、管理和技术。

　　安全策略--包括各种策略、法律法规、规章制度、技术标准、管理标准等，是信息安全的最核心问题，是整个信息安全建设的依据;

　　安全管理--主要是人员、组织和流程的管理，是实现信息安全的落实手段;

　　安全技术--包含工具、产品和服务等，是实现信息安全的有力保证。

　　根据上述三个方面，我们的信息安全完全解决方案不仅仅包含各种安全产品和技术，更重要的就是要建立一个一致的信息安全体系，也就是建立安全策略体系、安全管理体系和安全技术体系。

　　网络安全设计

　　企业内部网络与Internet之间使用防火墙进行严密隔离，防火墙可以关闭除80端口外的所有网络端口，从根本上防止来自网络外部的非法入侵;

　　应用服务器安装在企业内部网络中，避免了非法程序的攻击;

　　交换数据库和业务数据库均位于企业内部网络中，避免了外部程序的直接访问;

　　可以方便地扩展到基于HTTPS的安全访问模式，对访问全程中的数据进行加密保护。

　　四、信息化建设的方法与步骤

　　从上软件目的出发，还是希望软件可以更好的解决部门中内部的问题，但不同软件解决的问题程度与企业的结合度还是存在偏差，当建设过程中出现“水土不服”的情况发生时，不仅会对整个使用效果大大折扣，有时更会出现把整个系统推倒重来，造成建设成本增加。

　　泛普软件软件作为信息化厂商，深刻理解没有高标准的管理规范和体系，就没有一个好的信息化系统;没有一流的信息系统规划与咨询团队，也就没有一个信息化系统清晰的建设目标。所以泛普软件公司通过从以下四个步骤把制度与软件整合，达到管理落地。

　　管理一体化

　　管理一体化，我们强调的是一体化制度管理, 通过一体化的制度梳理，将分散在各种部门制度、会议纪要和约定俗成的规则中的办事方法，用一个统一的制度流程来描述，规范业务过程、明细岗位职责，加强整体项目的管理过程，实现项目中风险可控。

　　制度流程化

　　制度流程化，是我们对制度执行的分解过程，通过制度流程化的分解，分解后出每个制度的执行步骤，这样在信息化系统的管理平台中，让每个员工都可以按照规范的流程和统一的步骤执行。

　　内容表示化

　　内容表示化，是把管理制度具象化成应用表格，是制度内容的具象体现。通过表示化的梳理，我们把每个字段项的填报标准、职责、权限固化到系统中，当表格中的字段项超出了我们规范的标准，系统就会进行提示，或当必填字段没有填写时，系统也会进行预警和提醒。

　　落地信息化

　　落地信息化，是把我们前面梳理的标准的制度与体系，通过信息化软件把企业制度落地，屏蔽人为的操作因素，通过信息化的落地实现：

　　我们会把企业中孤立的软件进行串联和整合;

　　我们会按照公司规范的管理制度，进行相应空缺软件的规划;

　　如果当前的软件已经无法满足我们的管理要求，我们按照最新的管理制度重新设计和修改，从而达到我们统一管理、统一流程、统一表格，统一的操作系统。

　　最终我们依据先进的泛普软件-OA办公系统管理思想和体系，以流程化的手段，把管理、制度、流程落地，让绩效考核有了数据的依据和审核标准，把业务操作数据与个人绩效挂钩，同时在系统会提示每一个违规的业务操作，用系统进行风险控制与提醒，降低业务风险的发生。使系统的设计思想、管理力度与企业领导层要求的管控程度达成一致。