湖南省档案档案工程管理软件

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　　施工文件是指项目建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括项目准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。所有与工程建设主要活动有关的、记录工程建设主要过程和现状的文件以及具有保存价值的各种载体均应收集归档。即以事件和问题为主线管理材料。相同的内容可以合并到一个卷中，也可以形成多个文件。

　　一、档案工程管理存在的问题

　　1、相关市场管理缺乏规范性，要充分、充分、全面地发挥档案管理的作用和特色，必须通过制度来规范和维护，营造良性的竞争和流通市场环境。我国相关市场管理法规存在一些缺陷，主要表现在两个方面。档案管理业务的承接模式不明确。特定的地域特征和行业性质导致个别保障方式和保护主义的存在，延缓了管理的可持续发展。

　　2、档案管理人员缺乏敬业精神，建筑一直是一个专业要求很高的行业。工程档案管理作为重要的一环，贯穿于建筑施工的全过程，其重要性和专业性不言而喻。但是从行业现状来看，我国很多工程企业从事档案管理的人员都是没有经过培训的，绝大多数都是从事过工程项目设计或者现场施工管理的。经过短期的档案管理培训后，他们将转变为专职档案管理人员。

　　3、缺乏管理者关注的完整性。档案管理需要从整体上把握建设项目。由于建设项目的管理者通常更重视施工阶段的管理，这也意味着大多数企业将重点放在实际的施工过程中，从而导致对其他过程的忽视，这进一步扰乱了档案管理的完整性、统一性和系统性，从而形成了厚此薄彼的局面。显然，这不利于建筑施工的顺利进行。

　　二、档案工程管理的措施

　　1、完善档案工作体系

　　根据国家工程档案管理规范，以建设单位的实际情况为出发点，设计出符合要求、符合实际、保证执行的工程档案管理制度，确保档案管理的每一个环节都有章可循、有依据可参考、有规范可遵守。特别是对参与项目实施的技术人员和管理人员，通过集中培训和现场讲解，让他们克服传统管理的僵化经验，明确学习档案管理的相关制度，做好建设项目档案的辅助工作。

　　2、培训档案管理人员

　　工程档案管理对从业人员的要求不仅体现在其职业素养上，还要求档案管理人员具有强烈的责任感、积极的工作态度和对工程档案管理重要性的高度认识。一张纵横剖面图从设计阶段到实施阶段，如程档案管理人员不能意识到每一个变更，并及时选择适用的工程文件，施工工作就会脱节，从而影响整个工程进度。相关人员利用现代化手段和设备提高工程档案管理的信息处理能力，从而有效提升档案管理水平。

　　3、明确项目档案收集的范围

　　界定建设项目的归档范围，收集相关内容。根据档案管理的规定，明确具体的归档要求，突出重点，严格控制，实现广义上的严肃性和可比性。档案管理人员要与工艺装备技术人员和基建项目实施人员进行沟通，共同比较。根据当前项目推进过程中出现的偶发性、突发性、典型性问题，及时调整档案收集范围，删除不需要保存的资料，确保项目档案的及时性、完整性和有效性，对项目档案的整理结果负责。

　　三、泛普软件-档案工程管理软件的好处有哪些

　　1、档案资料电子化

　　通过档案档案工程管理软件，这些档案资料都可以上传至工程管理系统中，需求的材料都能够随时在系统内停止查看，免去了翻阅纸质版材料带来的不便，节省了时间进步了企业内部的工作效率，同时也做到了无纸化的办公环境。

　　2、项目流程规范化

　　项目流程的发起和审批由于不规范，通常会耗费很多时间，尤其是一定项目管理，当异地项目遍布各地，且数量较大时，对于企业总部管理层来说，业务流程的管理难度大大增加。通过档案档案工程管理软件所有流程都能够依照工程管理系统设定的审批流程完成，由发起人提出申请到上一级指导在系统内批准完成，每一个步骤都能够做到流程的标准操作，流程规范化，审批速度更快。

　　3、工程进度直观

　　档案工程管理软件能完整紧跟每一个项目进程，实时对项目进行监控，相比人工监督进程来说，软件监督没有时间和空间的局限性，且对内容能够自行控制、分段管理，然后在担任人设计的每一节点，将结果第一时间推送，并及时智能推算项目的工期，预测公差，形成报表，将整个项目的完成过程都简介明了的告知管理层，以便管理层及时的检查纠错。

　　4、实现档案保密

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案工程管理软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。

　　综上所述，工程档案管理在建设项目中发挥着不可替代的作用。通过分析现阶段项目档案存在的问题及相应的解决方案，帮助企业认识到项目档案管理的重要性，同时不断完善自身的档案管理体系建设，从而促进整体项目建设水平的有效提升。