企业“信息孤岛”的产生与治理

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企业“信息弧岛“的产失与治理

郭东强

1.“信息孤岛”形成的主要原因   

近几年来，我国企业信息化的建设取得了长足的进步，无论行业还是企业，都从信息技术的应用中感受到“种种好处”。国际互联网技术的出现，使我们得以把分散的、孤立的信息串联起来，形成一个能够触及世界各地的供需链。广泛地从事商品与服务的电子化交易，不仅大大扩展了交易的范围，而且有效地缩短了交易时间，降低交易成本。信息技术在提高企业生产力方面，还起着无可比拟的作用，等等。但是，从整体上看，当前我国大多数企业的计算机应用情况并不令人满意：分散的、独立的系统较多，多数都以计算机打印报表功能为主，信息查询和用户交互的功能较少；一些小规模的管理信息系统各自执行一定的职能，但覆盖企业所有或大多数职能的系统很少；信息组织缺乏规范化，一些主要信息的编码不统一，源数据重复采集，很少有数据的共享和同步更新。由于以上的应用现状，企业中不可避免地出现了一个个“信息孤岛”。随着我国企业信息化建设的快速推进，有关“信息孤岛”的危害也日益明显。   

从总体上看，我国企业在使用计算机时通常以实现某个特定的应用、满足局部的要求为目的，普遍缺乏从整个企业的角度去进行总体规划，前期的系统咨询论证也不够充分，导致后期软件子系统繁多，体系混乱，难以兼容。而且，企业在信息化实践中更加关注某一个业务环节或者某一个管理功能的信息化，注重单元技术和短期效益，头疼医头，脚疼治脚，应用系统实施东一块、西一块，整体集成和沟通程度不高。随着企业信息化建设的不断深入，企业所用的软件系统也将越来越多，尽管这些系统关注于不同的领域，但相互之间在功能上有相互交叉和连接的地方，系统间的“集成”最终将成为一个大问题，跨系统的应用也将成为巨大的困惑。   

2.信息孤岛”对企业信息化的影响   

企业的信息化就是在企业基础数据的基础上将生产经营活动进行信息化管理，改造企业混乱无序的数据环境。但企业“信息孤岛”对企业信息化的不良影响大致可以分为以下几个方面：   

2．1  数据的一致性无法保证   

由于信息定义与采集过程彼此独立，企业的同一数据可能在不同的应用中不一致。各部门所使用的数据资源大都各自为政，使数据资源在企业生产与管理领域发挥的功能非常有限。企业基础数据、历史数据的准确采集与保存，对于信息化的实施也很重要，我国许多企业实施ERP(企业资源计划)系统不能成功的原因就在于生产、流通过程中的许多数据不准确或没有，不能满足erp系统对基础数据的要求。 

2．2信息及时共享、反馈难 

企业中“信息孤岛”的林立，使信息不能及时充分共享的矛盾日益突出。如销售部门不能及时攀担可用的库存信息，不能及时了解销售订单处理情况，不能及时知道产品价格变化情况；仓储部门则不能及时攀担市场销售情况、可用库存情况，无法确定合理的安全库存量；等等。同时企业总部也不能及时了解下属机构生产经营情况，不能实时监控企业资金流转状况，无法形成科学的决策。信息的共享、反馈难，使企业无法适应当今快速多变、全球化竞争的市场环境，企业的生存和发展将面临极大的挑战。   

2．3  企业数据中存在很大的冗余、大量的垃圾信息   

任何系统之间都应该相互连接交换信息，实现资源共享和信息融合加值，才能发挥整体意识。但对于在不同时期，不同平台上开发出来的传统的企业信息系统，一般来说是不兼容的。各系统的应用只能按开发时的思路和流程来实现，而且系统开发时常常是按业务类型划分，用户界面又不一致，更使信息应用的范围狭窄，形成一个较小的封闭型系统，在整个企业中产生许多冗余的数据和大量的信息垃圾。这给信息资源的深度开发和充分利用带来极大的困难。   

2．4  在各部门之间信息不能较好共享    

企业连续不断的生产经营活动，导致每时每刻都会产生很多信息。这些信息需要在与企业相关的各个环节内，进行输入、处理、输出、反馈等。但目前中小企业管理水平偏低，劳动力生产率低下，管理制度和工作流程混乱，管理方法和技术陈旧，致使重要的信息大部分或被分散保存在各个互不相容、自成一体的计算机系统中，或被锁在文件柜和抽屉中，更有甚者，有的重要信息还存在员工的头脑里。由于各个数据信息单独存放，不便于信息的迅速传递、汇总、查询和加工。这种由于缺乏深入细致的信息采集的严格分类、整理、加工，使企业信息资源不系统、不完整，缺乏连续性，将造成企业的信息资源不能有效开发和利用。并且，由于在各部门之间信息不能较好共享，同一数据需要重复多次的输入，不断地进行着信息的重复处理，不仅极大地影响了数据传输和处理速度，而且容易造成信息的失真。   

2．5  难以实现对决策的支持   

孤立的信息系统无法有效地提供跨部门、跨系统的综合性的信息，因此，任何一个孤立的信息系统只能回答局部的问题。例如：如果我们只将仓储的物科管理工作信息化，亦即将物科的进、验、存、领、盘、账等作业利用计算机，那么这只是一个“不完整”的库存管理系统，它虽然具有一定的管理效益，如提高了料账处理效率、节省部分作业人力等，但却无法达到了大幅度降低库存水平的功能。也就是说，它“数据处理”的效益较为显著，但在“职能整合”和“决策支持”方面的效益则很少。   

3、  “信息孤岛”的治理   

当前，解决企业“信息孤岛”现象，可实现分布信息资源共享，信息流畅，提高决策效率，有利于企业的集中管理，增强企业的市场竞争能力。然而，治理“信息孤岛”存在的问题并非无章可循。其中有以下几点，企业主管不妨参考：   

3．1  重视企业信息资源规划   

“信息孤岛”是企业“需求”造成的。而这里的“需求”指的是企业内局部的需求。有关统计表明，企业内部多数数据交换、操作交互不畅的“不良”应用正是由于企业内部各部门单纯考虑本部门应用，而提出来的系统建设需求造成的。比如，企业在政府的推动下实现财务电算化，这一应用正是满足了财务部门的部门级需求而产生的；同一个企业在人事部门的要求下，随后要进行人力资源管理信息化的工作，人力资源模块随之产生。在相当多的企业内部，就会出现这两个模块“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的情况，两个孤立的小岛出现了。为了避免这种情况的发生，在企业信息化建设过程中，必须重视信息资源规划，对企业信息资源的构成、发展模式、开发利用和管理体制等事务进行战略或策略性计划和安排，制定企业信息资源管理的基本方针和发展方向，提高企业信息资源的开发利用效率，为企业信息管理和知识管理提供理论基础和实施方案。然而，要对企业自身的信息资源进行科学的规划，就要求企业必须首先调查分析信息需求和数据流、制定信息资源管理基础标准和建立全局的各职能部门的功能模型、数据模型和信息体系结构模型。   

3．2  统一、标准的数据技术平台   

搭建符合企业长远发展要求的信息化平台，这平台从技术上讲应是比较先进的，并且系统拥有比较强的开放性和稳定性，还可以方便升级管理。统一的数据平台也有助于减少日后消除信息孤岛的成本。技术平台不仅包括网络协议、操作系统、数据库及其它应用体系，还包括如何实现数据访问／传递控制的标准、如何实现数据交换的标准、如何规定统一的数据格式等标准等。技术平台是基于网络、数据库、面向对象技术和开放分布处理，无缝地实现企业内外部信息集成。技术平台一般应具有实现同类数据库不同的具体应用系统间的多个数据库集成、实现异构操作系统环境下多个数据库的数据互访和共享以及实现分布数据的一致性、数据的安全性等数据管理的功能。   

3．3  强化企业数据管理   

只有从强化数据管理这一源头抓起，这样企业信息化才有坚实的基础。不准确的数据肯定得不到准确的信息，准确但不规范的数据，只能在局部区域有效，准确但不实时的数据，只能在局部时间有效，而在企业中可以充分共享的数据只能是规范、准确、实时的数据。因此，企业一是要尽快完善企业的计量、检测体系，加强计量、检测工作。二要加强定额管理和标准化管理，通过对比先进指标，确保各项定额与标准的先进性和科学性。三要建立统一、完整、可扩容、操作性强的代码编制系统。信息统一编码是企业数据交换和信息共享的基础。四要扩大一线信息的自动采集，建立规范化的数据采集、录入制度，确保数据采集的高效、真实、统一。要从新的需求结合原有体系和远期目标来设计数据的应用，要注意的是：现有的应用与原有信息业务可能的功能数据重登、流程冲突。尽管信息的孤岛不仅是数据矛盾和应用的不交互，它的深层原因在于管理上的条条框框。企业的职能部门分管了企业的各项业务，也无意中也分隔了企业内的原本应该统一的信息数据；因为管理信息化需求的不同提交者关心的重点缺乏全局观，企业统一的业务流也未能反应到全部的信息系统上。从这个意义上说，信息孤岛也是企业管理十；尤其是信息技术管理上的“孤岛”的映射。   

3．4规范企业的业务流程   

通过企业的信息化建设，借助网络通信技术，可以对企业的资源进行整合规划，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。在全企业范围内特别是在业务部门进一步巩固了流程和流程优化的意识，初步掌握了流程优化的方法，为进一步在企业范围内对流程进行整合、集成、系统化创造了基本条件。通过实现流程的电子化，利用信息技术手段实现信息的一次处理与共享机制，把串行工作流程改造为并行工作流程，同时转变为以客户为导向设计流程，大大改善企业的物流与信息流的运转效率，减少工作中的冗余环节，促进企业的管理扁平化。通过企业管理的流程再造，强调信息流、资金流、物流、工作流的集成，将企业采购、生产、库存、销售与财务等数据实施全面综合。   

3．5  实现企业一体化管理   

企业可以考虑通过殿务管理、财务分析、费用管理、成本模拟的方式，把企业的财务工作上升到管理的高度。特别是通过财务与生产、销售、库存、供应、质量等企业各个业务环节的信息集成与共享，实现了现代企业的人、财、物、产、供、销的一体化管理。如：殿务子系统的应用，不仅可以指导库存、生产、采购、销售等系统的应用，还可以为领导决策提供重要的信息来源；财务报表子系统可以直接从殿务子系统读取数据，完成表内和表间的数据运算，还可以通过定义，将不同的殿务数据合并生成报表，从而适用于企业的财务管理等。可见，企业一体化管理相对于传统管理具有极大共享性和良好集成性两大优点，一方面，将企业内不同部门，不同地域内的信息无缝连接起来，消除了企业内“信息孤岛”林立现象，实现了信息共享性。如只要有一个客户端接受了信息的录入，网内的其他用户均可凭权限获得此信息，不需要再次采集，从根本上杜绝了基础数据的重复处理，避免了低级的重复开发工作，也保护了企业多年来信息投资积累的成果，维护了企业正常运转的习惯。另一方面，由于企业内各部门的系统一般而言是异构的、自成体系的。这对于信息的统一管理极不方便。利用企业一体化管理对企业内异构系统统一起来，真正实现了跨平台的应用和信息高度集成化，便于各部门、各环节协调运作和监控。