有效记录管理指南

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成功的记录管理只有通过包括记录管理员、IT专业人员、业务经理和法律顾问在内的多功能小组的共同参与才能够得以实现。为了确保企业整体记录政策的有效实行，在为文档建立目录、进行分类和保存的过程中，需要完成大量细节性的战术工作。对于记录管理的重要性以及违反企业记录管理政策的后果，员工应该有清醒的认识。

分析

记录管理工作正在被很多企业列入重要议事日程。最近很多企业的不道德行为都违反了政府要求企业增加业务透明度的法律规定——特别是国会在2002年通过的 Sarbanes-Oxley法案。而各家企业要遵守联邦法律规定，恢复股东，特别是投资者的信任，有效的进行记录管理是十分重要的。

记录管理既是企业整个业务过程的一部分，也是一项技术。从传统上来看，人们一直都认为记录管理的目的和执行是独立于文档或目录管理之外的。但是，现在越来越多的目录管理产品销售商在自己的产品中添加了记录管理功能，并且取得了成效。目录管理产品注重的是电子目录的商业价值——如何对其进行控制并在最大限度上充分利用。

与目录管理产品不同，记录管理产品侧重的是记录管理过程当中的财政、法律和调整问题。目录管理产品的价值在于节约业务成本，提高业务效率。记录管理产品的价值在于风险管理。即使没有目录管理产品，企业仍然能够继续开展自己的业务，尽管这会降低业务效率和生产力。但是，在很多情况下，在记录管理产品面前，除了购买和应用之外，各家企业没有其他的选择，因为只有这样才能够满足法律和调整需求。

例如，美国食品药物管理局和证券交易委员会要求企业在规定时间期限内保留某些特定的电子文档，包括电子邮件，并且接受检查。企业必须遵守这些规定，否则的话就会受到惩罚，轻则被责难或罚款，重则将被禁止从事正常的商业活动。

作为实现记录控制和管理的第一步，各家公司要建立一个文档目录，列举企业内部所有类型的文档并对它们进行分类，确定它们所支持的业务过程，以及相关的法律和调整事宜。

进行记录管理的原因

记录是用来保存企业活动信息的文档。之所以要对企业活动进行记录并对这些记录进行管理，是出于多方面原因的：

1. 缓解潜在责任
2. 业务连续性
3. 法律法规的需要
4. 保存企业永久记录

有一点非常重要，那就是要记住，在所有的电子和书面文档中，只有一小部分每日业务活动记录需要作为记录保留。把包括全部电子邮件信息在内的所有文档都保留下来并不是一个明智的选择。

最近暴出的企业丑闻还突显出了另外一个问题，那就是有的企业想要把所有的记录都删除——特别是电子邮件信息——这些企业认为，如果所有的记录都不存在了，法律也就拿自己没有办法了。但是，国会于2002年通过的Sarbanes-Oxley法案虽然还没有在实际案例中应用，目的却是在于通过提高企业审核过程的精确度和财政透明度来保护投资者的权益。因此，它的通过能够防止企业采取删除所有记录的行动。IT部门必须同企业顾问一起合作，建立并执行文档保存制度，以满足相关法律法规的要求。

有效的文档目录和分类是文档保存计划的基础，计划中要说明保存文档的原因、文档保存期限和这些文档最终部署权的归属。为了将违反法律法规的风险降低到最小，要将记录保存到必要的期限，不管这个期限有多长，在这个期限过后将这些记录系统销毁，这是非常重要的。

记录管理计划中必须包含对元数据的收集和明确说明。分级菜单是十分重要的。有了这些菜单，终端用户就能够将文档或电子邮件归入相应的文件夹中。

在对文档进行分类时要制定文档保存规则。在实践当中，如果用户不能够在五秒中之内对一项记录进行分类，它们的分类就极有可能是错误的，或者根本无法完成。文档类型分类模版的应用既能够节省时间又能够节省人力，并且有助于对文档进行恢复。

电子记录可能是电子邮件信息、文本文档、也可以是电子表格、图象、语音邮件或视频文件。有的业务文档在被保存为不同格式的时候可能会经历多次修改。而同样的文档可以以多种不同格式来建立，例如Microsoft Word, HTML或Adobe PDF。

在记录管理过程当中，大量文档的集合体会通过电子手段被编成索引并进行追踪，即使这些记录文档是以书面、缩影胶片的形式保存的。

来源：ZDNET CHINA