莫忽视流程管理中的“流程表单优化”

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其实一个完整的流程图包括最基本两个“流”：一个是动作流，另一个则是信息流。流程表单则作为信息流程主要传递的工具。因此，如果说一个流程中的流程表单没有很好地得到表示或是有效执行，那么可以看出这个流程还存在着改善的地方。

但是最近在流程项目时，发现以下几个怪现象：①.一个只有3-4个人的生产工序竟然要填写9-10张表单。假如填写一张表单的时间需要2分钟，那么全部填写完共需要18-20分钟。②.很多流程表单填写人不清楚为什么要填写这张表单的意义，更不知道这张表单目前是否合理。③.由于流程管理在人们心中的意识还不是太强，所以就更不知道流程表单在流程执行中的作用。正是这几个问题足以反映出流程执行力的高低。

俗话说，对症下药。所以本次项目中针对流程表单优化做了两个内容：简化+教化。简化则主要是运用ESIA流程优化工具对流程中的表单进行优化，教化则主要是教会流程执行者和流程负责人如何用流程表单?如何改进流程表单?如何通过流程表单来判断或改进流程?等等。

(一)简化流程表单

流程表单的简化并不是简单的表单增减，我们在做简化之前必须梳理出整个流程两大流(动作流+信息流)，清楚其整个传递过程及闭环原则，即这个信息最终是满足流程客户的价值需求。我们通过图对流程表单进行分析和优化。

举例：这是一个切割工序，他们需要填写的表单有：设备点检记录表、工艺点检记录表、设备运行记录表、交接班记录表、生产物流单、产品合格记录表等等。其中他们在价值性—必要性矩阵分布如下图：

因此，我们通过组织设备人员、生产人员和工艺人员一起讨论将设备点检记录表和工艺点检记录表一起合并到设备运行记录表当中，而交接班记录表则取缔了。这样一个工序由最初填写表单的18——20分钟，直接减少到了4-5分钟，而且这些流程表单并不是一起填写的，而是根据实际生产运行时间进行“实时”填写，从而大大提高时间的利用率。

(二)教化流程表单

上面提到的三个问题中其中就有两个与流程执行紧密相关的。那么企业流程管理当中如何提高流程的执行力呢?那最主要的武器就是“教化”了。

项目中并没有直接就教他们这个表单如何填写?而是先组织了几堂流程理念这方面的同课程，让全体员工对流程的基本知识有所了解，如流程六要素、流程的作用和流程的执行等等。同时结合实际让全体学员找出目前流程中自己所要填写的流程表单及存在的问题点。

然后根据学员反馈的问题点，直接由流程教化团队(如切窑尾工序则由窑尾工程师、窑设备人员和窑尾负责人一起组成)组织现场培训改进。

通过流程教化团队的努力，目前企业建立了企业数据库，里面包含了一些生产工艺、生产设备和生产产量，生产一线的数据能够直接反馈至数据库，并且所有数据都做到了每周更新一次，对于流程绩效提供有利的依据。