如何判断电子邮件外包的成本效益？

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在许多组织中，也许第一批集中服务之一就是电子邮件，以及与之关联的服务，比如日程和合同管理。这也正迅速成为许多企业提供的主要云服务，这些企业包括微软公司、谷歌公司、IBM公司，甚至VMware公司。如果有哪家公司还没有考虑是否要在内部管理这些服务还是把它放到云服务中的话，我会感到很惊讶的。

在高等教育机构工作，电子邮件外包的话题讨论一直很热烈，现在学院和大学讨论的更积极了，因为微软和谷歌都分别在Live@EDU和谷歌Apps提供了免费的服务。

很明显，不是每一方面都喜欢这些公司提供的免费服务，因此，金钱在外包决策中占有重要角色。在财务因素中扮演的角色有：

●基础设施节约。对一些组织来说，支持电子邮件以及相关协作服务的硬件成本每年要花几百万。在判断该服务涉及硬件整体财务成本时，组织需要把服务器和存储空间，以及相关电源，制冷和备份需要的设备考虑在内。

●软件授权。不用说，几乎所有企业级电子邮件/协作服务都承担着软件授权方面的费用。例如，如果你使用Exchange，你需要考虑Exchange服务器授权、Exchange用户客户访问授权、Windows服务器授权和客户端访问授权的总成本。

●工作人员时间。每套系统都需要进行管理。对于电子邮件和协作系统，不仅包括管理前面提到的基础设施和授权，还包括管理个人用户账号和与该服务关联的服务台请求。

通过迁移到云计算，上面的这些问题中有一些（还不是全部）可以得到解决，但是仍然存在工作负荷的需求。关于基础设施的问题，既然组织可以省掉之前为支持电子邮件基础设施的服务器和存储，节约回报是很明显的。一旦该设备退役了，也会带来能源和制冷方面支出的减少。然而，在工作人员时间方面，回报可能就不是那么明显。尽管实际系统管理任务不需要做了，但是IT员工的合同谈判和管理技能需要加强，以确保组织不会从不良供应商那里签订较差的服务级别协议（SLAs）或者遇到更坏的情况。

尽管财务收益可能更明显，在决定卸掉（外包）业务关键功能之前，组织需要仔细考虑下面的因素：

●带宽。在关键的、持续使用的用户服务被转移到离岸机构时，组织的当前带宽可以支持可能会大幅增长的带宽压力吗？对于高度集中的组织，带宽成本的增加会消除外包服务带来的收益吗？对于高度分散并严重依赖于分散和移动办公的组织而言，电子邮件外包可能确实会带来经济收益。毕竟，如果用户不再需要使用中央通道来访问电子邮件，取而代之的是供应商，组织就可能避免在将来增加带宽。

●业务流程。转移到离岸托管之后，业务流程将会受到怎样的影响？现存的电子邮件和日程安排系统是否与其它在线服务（比如：第三方空间或者资源调度服务、移动设备同步和客户关系管理系统）紧密集合？如果是这样的话，这些组织在决定签订外包合同之前，需要进行流程的逐个审查，来判断如何处理每个需求。

●用户培训。如果组织简单地从按需定制需求转移到了托管Exchange，用户将继续使用Outlook，培训的问题可能是争论的焦点，尽管用户需要保持清醒，但他们获得的体验也可能随他们各自的互联网连接质量不同而不同（从局域网转移向广域网可能会有不良影响）。然而，如果你正在从Exchange向Google应用跳转，用户将可能注意到这种变化，而且需要对此有心理准备，尽管你使用的是Outlook连接器。

●服务危险性和风险接受度。一些组织更愿意控制他们自己的命运，而不是求得供应商的怜悯，不管你有多么稳固的SLA。电子邮件对你的组织有多重要？虽然主要供应商可以提供更坚实的基础设施，但是停电事件会影响大量客户和组织，他们只是毫无控制地等待服务恢复。尽管在内部保持电子邮件需要高可用的架构，一些组织仍然宁愿选择这种方法，因为他们可以在有新需求时做出响应。

Westminster学院和电子邮件外包的困境

就电子邮件而言，到目前为止，我们已经决定在Westminster大学把电子邮件保留为内部服务。首先，我们要把所有事情都迁移到虚拟化，目前我们这些计划中只包含了Exchange 2010。虽然仍然有授权，服务器资源和存储空间方面的资源成本，但它也没有重要到能归纳为一个主要的财务案例。要记住，微软给高校的授权一点也不贵。此外，我们在努力工作来提供给用户高度集成的体验和感受，保持内部实现此服务有助于我们走向这一目标。其次，作为一个服务高度驻留（也就是说，非常集中）的学院，我们关注带宽影响和潜在的问题，我们会经历连接异常事件或者服务异常终止的情况，尽管这种情况很少发生。随着时间的推移，我们向多个供应商迁移以获取互联网访问，但是在农村地区，还有一些挑战。一旦我们到这一点了，决策可能就变了。

我们也为在我们数据中心构建“私有云”做出了相当大的努力。虽然，我们不会永远纸上空谈，但它与商业数据中心可用性一样，在近几年我们正在体验着巨大的长时间无故障运行的成功（但愿总是这么走运），特别是由于我们架构的冗余特性。

尽管采用外包方案有明显的优势，但是我们认为，在我们目前所处的这个点上，采取外包的潜在问题大于它带来的益处。任何考虑采取类似策略的组织都需要进行分析（财务分析和运营分析），判断需求和适合程度、判断项目的预期结果是否能满足业务需求。