成都XX公司协同办公OA知识调研确认版
知识库文档需求说明
知识是一种有组织的经验、价值观、相关信息和洞察力的动态组合。在组织机构中,它不但存在于文件或档案中,还存在于组织机构的程序、过程、实践与惯例中。企业中的知识一般包括技术、产品、流程、市场、客户、合作伙伴及竞争者等方面的知识。知识管理是识别组织中的知识资产、并充分发挥知识资产的杠杆作用,来帮助企业获取竞争优势的过程。知识管理一般包括知识的积累、知识的分享、知识的利用、知识的创新的四个过程。
XX控股协同办公OA的知识文档库,根据不同业务,汇集各类有价值的信息,建立分类的企业知识库,形成企业的知识地图,将人员、流程和业务知识紧密集成在一起,达到信息共享、支持管理的目的。知识库在文档分类、文档属性定义等方面具备强大功能,为XX控股提供全面的知识文档管理的框架,对知识进行完全规范化的组织,并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。用户在知识应用层面上,形成如下需求:
我的知识:提供个人知识门户作为企业知识资产累积、业务创新平台;方便个人对知识的有效管理与贡献,经验分享;
知识地图:支持知识地图通过表格、图形等多种方式的展现;支持方便快捷的制作知识地图,为各部门、岗位人员日常所用;
知识发布:支持知识文档依照知识发布流程经审批后发布到系统;支持知识多级、多维度分类,完善的权限控制,支持业务流程与知识的关联;
知识审核:支持知识发布流程的方便灵活定制,实现对知识发布、评级等活动的全程监控;
知识查询:支持类似谷歌、百度模式的全文检索;支持对知识的全文、关联、模糊查询;支持组合条件检索,例如通过输入作者、时间、类别得到结果;
我的订阅:支持按照个人配置的订阅条件,定时将符合条件的文档推送到个人桌面或邮件系统;
知识排行:系统需要包含一整套的知识管理机制,如:知识的积分、推荐、搜索、收藏、评价、激励等,提供知识的阅读统计、订阅、推送,包括阅读次数,谁已经阅读;可以按人、单位对知识的贡献、浏览进行排名;
权限管理:不同的权限设置是否具有阅读、打印、下载等,支持文档的下载记录。
用户在文档应用层面上,形成如下需求:
文件管理:支持各类格式文件上传、修改;与审批流关联,实现自动归档,自动调用。
档案管理:支持档案立卷、档案修改。
编码管理:支持档案类别管理。
系统查询:支持多维度查询。
表报生成:支持多种表报自动生成。
系统管理:支持权限设置、修改(根据不同权限设置打印、下载、查询等);可自由设定授权时间。
针对XX控股对知识文档管理的需求,且应用范围涉及到集团的全部员工,我们通过了解日常处理的知识文档和文件管理的方式、知识种类、格式以及安全控制,在实施方法上由实施顾问和系统管理员共同确定了具体的方法,要点如下:
文档目录的规划:总体目录规划是集团层面统一设置部分公用的文档目录,将常用的目录分类在集团层面确定,在此基础上,以每个部门级为单位建立一级。
文档目录的管理:集团层面的公共目录由系统管理员统一管理,部门级的目录由各个部门的关键用户进行管理,由管理员负责对关键用户授权。
权限分工:系统管理员负责维护集团层面的公共目录,建立及授权部门级的一级目录,部门级的一级目录下的二级和三级目录由各关键用户进行管理。
同时,建立企业级规模的文档管理机制,将目前主要由员工个人维护管理的文档,集中在部门、公司一级进行管理,在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。“层次化”管理各种文档,如参考档案管理的模型和思路,将各种文档分门别类进行层次化的目录管理,以及使用关键字或全文索引,方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理,包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制,保证员工所访问的是最新和有效的文档。实现文档处理过程的工作流自动化,如自动发送审批请求、自动催办等。更有效地进行安全性控制,在加强制定和实施组织档保密制度的同时,也同时以信息技术的手段对各种文档实行分层次、分级别的权限管理,通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理。具体实现方案要点如下:
在知识文档目录中建立案例目录,示例如下:
文档安全性设置:通过文档的共享权限,可以设置文档的阅读、编辑与完全控制权限。人员选择可以按照人员名称、行政岗位、部门、通用群组。
知识文档审批:在知识文档目录中,用户提交文档后,系统将根据预先设置好的流程自动通知相关人员进行审批处理,审批完成后的文档自动发布。
2.2 知识文档目录与结构
XX OA知识文档目录结构,以控股公司及各子公司作为主目录进行分类,知识管理需根据XXOA的不断深入应用,以及用户对知识文档管理的更多需求而不断扩展。
知识目录结构如下(以控股公司为例):
创建人:对该目录的文档谁具有权限来创建。
默认共享范围:是指这个目录下的文档默认情况下谁可以看到。可以指定某一个人,也可以指定某一个部门,系统提供多种共享的设置。
是否有相关审批流程:审批流程根据目录文档的内容设定审批步骤和审批人
主目录 分目录 子目录 是否审批 创建人 默认共享范围
控股公司 集团介绍 集团简介 是 企划部 所有人
集团组织结构 是 人力资源部 所有人
主目录 | 分目录 | 子目录 | 是否审批 | 创建人 | 默认共享范围 |
控股公司 | 集团介绍 | 集团简介 | 是 | 企划部 | 所有人 |
集团组织结构 | 是 | 人力资源部 | 所有人 | ||
企业荣誉 | 是 | 企划部 | 所有人 | ||
企业文化 | 是 | 企划部 | 所有人 | ||
产品展示 | 是 | 企划部 | 所有人 | ||
员工天地 | 否 | 企划部 | 所有人 | ||
规章制度 | 人事管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | |
行政管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
财务管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
安全管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
采购管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
质量管理 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
通知管理 | 通知发布 | 是 | 综合部 | 所有人 | |
新闻发布 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
公告发布 | 是 | 综合部 | 所有人 | ||
培训管理 | 人事管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | |
行政管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
财务管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
生产管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
采购管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
销售管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
项目管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
市场管理 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
龙工制度 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
作业指导书 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
企业文化 | 否 | 所有人 | 所有人 | ||
采购管理 | 配套物资 | 否 | 供应部 | 所有人 | |
钢材物资 | 否 | 供应部 | 所有人 | ||
固定设备 | 否 | 供应部 | 所有人 | ||
合同管理 | 采购合同 | 否 | 所有人 | 创建人本部门 | |
销售合同 | 否 | 所有人 | 创建人本部门 | ||
服务合同 | 否 | 所有人 | 创建人本部门 | ||
基建合同 | 否 | 所有人 | 创建人本部门 | ||
租赁合同 | 否 | 所有人 | 创建人本部门 | ||
IT管理 | X3 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | |
U9 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
K3 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
CRM | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
OA | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
HR | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
作业指导书 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
PLM | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
生产、财务、供应链 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
项目管理 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
软件工程理论 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
系统业务流程 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
部门文化 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
信息部合同 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
通讯录 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
会议纪要 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
其他文档 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
新员工知识 | 否 | 信息管理部 | 所有人 | ||
财务管理 | 报表 | 否 | 财务部 | 创建人本部门 | |
销售管理 | 报表 | 否 | 销售部 | 创建人本部门 | |
生产管理 | 报表 | 否 | 总调 | 创建人本部门 | |
质量管理 | 报表 | 否 | 全质办/质检部 | 创建人本部门 | |
产品管理 | 报表 | 否 | 技术部 | 创建人本部门 | |
售后服务 | 报表 | 否 | 销售部 | 创建人本部门 | |
企业标准 | 数据编码标准 | 是 | 数据中心 | 所有人 | |
作业指导书 | U9系统操作 | 否 | 所有人 | 所有人 | |
K3系统操作 | 否 | 所有人 | 所有人 |
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