泛普协同办公管理平台整体解决方案

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

泛普协同办公管理平台整体解决方案
整体规划，分步实施：针对企业信息化进程中遇到和存在的种种问题，泛普提出的是整体解决方案，提供的是一个长远的平台应用规划，进行分步实施。
综上所述， 能满足XX集团业务需求和并支撑XX集团战略发展要求的协同管理应用平台蓝图：
以人为核心，工作流程为血脉，面向SOA对象构建协同应用管理平台：
 
整个系统以人力资源和工作流程为基础应用模块。人力资源管理主要是对组织机构、人事结构、角色、权限的维护，从而作为用户在系统中进行信息读取和应用操作，以及整个业务流程定义的基础；工作流程管理主要根据用户的实际情况设定各种业务流程，同时作为独立的引擎承载信息到各个功能模块，保证信息的协同性和关联性。人力资源和工作流程的高度可定义性保证了整个协同管理平台、协同平台的灵活性，可以适应企业组织结构和业务流程的重组。
同时，基于此协同管理应用平台，为XX集团打造公司内部(包括员工与员工之间、部门内部、部门与部门之间、分子公司之间)的应用协同、公司与外部伙伴(可包括供应商、合作单位、客户等)之间的应用协同，便于XX集团涉及到的业务价值链的每部分都可以充分享用相应的资源：
XX集团协同办公OA管理平台协同办公管理平台系统应实现公司和下属企业两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全公司一套系统、一个平台、一个门户、二级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖XX集团的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XX集团跨时间、跨区域、跨部门的公司化协同管理要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务、客户、分销商、供应商等紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。从管理的层面上看，本平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。
应用泛普解决方案，以及功能强大的协同办公管理平台---泛普OA系统，总体上为按照XX集团的实际需求为导向，以应用促进信息化建设，吸收当今先进的管理系统应用经验，进行统一规划，分阶段实施，稳步建设，有效保护并扩展系统的投资。在此解决方案中主要为XX集团实现以下目标：
1. 实现“零距离，分权化”管理
 使得XX集团领导能够对整个公司运营进行有效掌控，既有宏观面的把握和实时了解，又有层层追溯的深入功能；
 提供完备的零距离垂直化管理模式，同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题；
 建立职责明晰的岗位部门建制，将日常工作权力分化给协同办公管理平台的下属中层管理人员；
2. 建立流程审批管理平台和管控体系
自定义工作流引擎：通过IT技术，基于先进的工作流引擎，实现管理的规范化、标准化和高效化，通过流程的建立和规范，通过系统的流程数据分析，最终达到优化流程。通过流程优化，减少XX集团办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同办公管理平台和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值；基于今后全局工作流应用推广的需要，需要从安全和部署方面能满足XX集团今后需求扩展的要求，做到行业领先。
3. 利用泛普OA系统进行公文管理，实现无纸化办公
公文自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息；根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公，企业中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等；
 实现办公流程规范化，包括公文流转、报告的审批流程、人事管理流程、预算流程、采购流程、年（月）度计划报批流程等，通过办公自动化系统实现自动运转；
 内部文件流转自动化，可根据文档（如合同）的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人；
 实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动；实现组织内部的协同办公管理平台；
 个人工作的有效组织，便于管理层有效组织部门计划；
 会议全过程管理：会议建立，召集，议程管理，会议结束等；
4. 有效地组织和管理企业员工及其工作
在系统中为每个员工建立信息档案，需要时可快速地了解相关员工的信息；您可以确切地知道您的每一个员工的特点、专长、工作业绩等；深入了解到每个员工所进行的工作，所完成的工作以及完成情况；根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责，增强组织的柔性；根据业务需要以及员工的工作安排情况，将他们组织到不同的项目中；总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。建立XX集团的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持；
 人事公告、通知和发文的发布平台；
 定岗，定编，建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式，使公司运作顺畅；
 建立员工卡片，员工资料集中管理，查询方便；
 建立人力资源库，实现从提请用人到新员工入职的全过程管理；
 任务的下达、执行自动化，提高工作效率；
 劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化；
 科学的绩效考核方案；
 工会、妇女、员工关怀的建设和运行；
 完善灵活的人力资源状况报表。
5. 构建统一的内外协同的企业信息门户：
 构建个性化的公司门户、工厂门户、部门门户、个人门户、领导决策支持门户、供应商门户、客户门户等，同时实现公司以及客户和供应商通过外部门户按照权限进行统一的信息访问入口，实现异构系统之间统一身份论证。
 通过不同门户的管理，外部供应商、客户通过门户与各内部机构实时交换信息。外部资源可以在信息门户中查看最新的资料，并与企业内部人员即时沟通。通过不同门户，针对不同服务对象将信息进行分门户个性化管理：对普通员工来说，可以及时为他们提供与工作相关的信息，为其日常办公提供一个高效协同的工作平台；对部门主管来说，可以提供部门的相关信息，并可实时收集客户的意见和建议，及时反馈。
6. 建立知识管理和传播共享体系
有关的所有信息，包括合同、项目方案书、工程进度和计划表、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、发票、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到公司内外所发生的任何事情；员工的知识、经验记录在系统中，避免公司的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率。将现有电子邮件系统整合到系统当中。
实现对公司范围内的文档进行统一管理、按照权限共享的同时，促进知识文档在公司范围内的利用、创新和信息发布，从而促进公司范围内知识资源的整合。在知识管理过程中需要加强知识地图的建设、公共的讨论沟通，促进知识的分享和文化的统一。
 将公司的所有文档进行结构化 的存储，并提供各种途径的查询功能；
 建立公司级的知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；
 分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档；
 建立公司内部信息发布体系，使得新闻，人事任免，重大规章制度调整等做到及时有效的传达给公司所有相关员工；
7. 会议管理
实现内部会议申请发起和审核以及决议的执行管理，同时可满足避免时间冲突和会议提醒；以及对会议形成的决议一个追踪，包括对会议决议的任务下达、在执行过程中的监督、反馈处理。
8. 计划任务管理
实现XX集团对公司、部门、员工目标的制定、分解、下达，并可对计划的执行及时反馈和监督。满足高层领导、中层干部、主管可及时对下属相关的工作内容进行督导和提醒，并可适当的作为考核参考数据。
9. 日程管理
满足领导、员工日常工作安排制定，并可通过短信、邮件方式及时提醒所需处理的事项。同时通过与供应链相关的流程、计划任务、会议管理等其他通道的结合使用，把这些通道中的相关内容集中展现在日程中，形成日程处理中心，并可反馈到各自模块中。
10. 三方业务系统集成整合
 流程集成平台：流程与ERP,财务系统之间的集成(如采购申请自动生成采购订单，付款申请自动生成财务付款凭证等。
 门户集成平台：实现erp系统、财务系统以及其他业务系统之间数据报表自动在协同办公管理平台决策支持门户中按照权限以图形化报表方式展现，同时异构系统页面数据直接在协同办公管理平台门户中展现。同时供应商和客户可以通过相应外部门户实时获取相关数据，并实现与公司内部相关部门实时互动和交流。
 基础数据同步：ERP等业务系统已经发生订单的客户及供应商可以实现与协同办公管理平台中客户和供应商进行同步。
11. 综合事务办公平台
实现公司范围内的行政办公流程(如：公文管理平台、行政审批类通知公告、信息、文件审批发布)、办公用品、固定资产、会议室、车辆的管理，以及日程计划、任务安排、项目计划、代办事宜的动态管理，整合现有邮件系统等。
12. 系统权限管理基础架构
系统权限管理：作为一个集团，不同的级别的领导需要有不同的系统信息进行相关权限文档的支撑和信息数据管理，实现个性化的信息需求。XX集团的一般员工可以通过权限控制只能了解与自己相关的信息,部门经理通过权限控制了解到的是整个部门所有员工的信息,公司决策层通过权限的控制了解到的不仅是整体业务的信息,还包括研发,人事行政,财务等.系统通过一般用户输入的信息源,按照系统的权限,自动统计相关的信息,将数据进行汇总以报表的形式分别呈现给不同权限和角色的人,从而使公司不同权限的管理层对公司当前的现状快速作出基于客观事实的反应,满足不同权限的人对信息个性化的需求.同时作为系统维护而言，系统管理员可以通过授权给相应的子系统管理员和相应的模块管理管理员，由他们来维护各自组织架构里面的功能需求，系统管理员只要维护公司与下属机构的流程就可以。
系统分级管理：
针对公司多级、多层、多地办公的特征，系统今后扩展要求能做到分级系统管理员、流程分权、知识文档分权、门户分权、岗位角色分权、报表分权管理。