XX公司协同办公平台软件的重点需求

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协同办公平台软件的重点需求
 一、项目总体目标：
1、协同平台：通过IT技术，基于先进的工作流引擎，实现管理的规范化、标准化和高效化，通过流程的建立和规范，通过对系统的流程数据分析，最终达到优化流程的目的。通过流程优化，减少公司办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值；同时基于公司移动办公的需要，实现手机网上审批的功能。基于今后全公司工作流应用推广的需要，需要从安全和部署方面能满足公司今后需求扩展的要求，做到管理应用有一定的前瞻性。
2、知识管理平台：对公司总部及下属各单位的文档进行统一分类管理，完善对电子资料、公文和纸质文件的归档和查阅管理。系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
3、信息门户平台：系统应满足公司总部及下属各单位的信息门户管理以及个性化信息的展现
4、综合办公平台：实现公司内部办公自动化，如总部与下属各单位的文件流转、各种信息的网上发布和公示、电子邮件和短信管理等。系统应满足公司总部及下属各单位的信息门户管理、工作流程管理、公文管理、个人办公、知识管理、业务协同管理、行政事务管理等方面的需求。
5、信息集成平台：实现和异构系统之间的数据集成，通过协同办公工作流引擎实现与异构系统之间数据的交互和审批，使企业员工能有效获取处理信息，提高员工工作效率，提高企业整体反应速度。
 二、项目总体技术要求：
在技术实现上，要求采用开放式的技术架构，客户端和服务端程序必须支持多种操作系统（至少包括Windows系列和Linux系列），支持主流的数据库（ORACLE、SQL-SERVER、DB2等）。
系统采用B/S架构，在中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用，尽可能降低系统的维护和使用成本，便于系统今后的推广应用。
在系统的配置方面，应能根据实际的需要组合出任意的业务处理流程，用这些可自定义的流程来解决所有的审批和办公业务。
在系统程序架构方面，应能够根据实际的需要很方便地为各公司定制其自身的协同办公系统，要求既能确保其数据独立性，又不需要在每增加一个分公司的时候都要单独再部署一套系统。
提供灵活的门户定制功能，根据使用者的角色（身份和权限）的不同系统呈现不同的菜单或功能。系统操作应该采用简单、直观的图形化界面，支持多种语言，最大程度地方便非计算机专业人员的使用，并提供统一的图形化的维护界面，维护人员通过简单的鼠标操作即可完成对整个系统的配置和管理。具体要求如下：
  三层结构：要求采用开放架构及标准的 “表现层－逻辑层－数据层”三层次结构。
  采用B/S架构：系统必须采用B/S架构，完全浏览器界面，客户端零安装。以便系统的维护和版本更新只限于在服务器上进行。
  易于二次开发扩展：系统提供二次开发的接口，可以方便用户将办公系统或其他需求扩展到该系统平台上。要求提供详细开发指导文档，并可为客户提供二次开发服务。
   关系型数据库的集成能力：支持对关系型数据库的集成，可以与其他系统互换信息，可以提供决策数据参考，保证系统的外拓或兼容。
   跨多平台：支持当前业界绝大多数操作系统平台如：Windows(Windows 9x，2k，xp)、Unix(Linux、Aix)等。
   多级安全机制：系统可以采用多级安全机制如服务器安全、数据库安全，每级安全要有严格的权限控制保障，必要时，可提供CA认证方式。
   底层平台应该包含工作流平台、门户平台、信息发布平台、数据集成平台等，这些平台将作为日后信息化建设的基础，应保证其可扩展性、安全性、性能稳定性。
   要求采用开放平台的软件技术，保证核心的平台软件能够与具体的业务无关，避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护难等问题。核心平台软件包括工作流、门户、报表工具、信息发布等，
   工作流平台必须提供图形化设计流程的功能，要求做到所见即所得，同时为了满足日后信息化建设的发展，必须提供标准接口可以无缝内嵌相应的程序页面从而达到最少编码化和最大灵活性的要求。
 　要求支持LDAP，以方便日后对资源的统一管理。系统必须提供目录结构式的组织架构管理功能，同时，为了满足扁平化管理的需求，必须支持在单位组织架构的基础上构建虚拟团队（以项目为基础的团队组织架构）的功能，以便实现矩阵式管理。并且工作流平台必须提供对这种组织架构模式的支持，能够按照这种结构模式进行流转处理。
   应具有统一的用户及权限管理机制，能够很方便地对系统进行全面的权限管理，避免信息的冗余，以及由于个别系统的设计不当导致的安全隐患。
 三、具体关键功能需求：
3.1管理平台
管理平台建设是应用系统的基础，应该直接使用成熟的软件平台，为了加快建设的进程，降低建设的风险。作为应用软件系统的底层支撑，应具备高度的可靠性和可扩展性。
管理平台是信息化建设的底层平台，基于分布式多层构架和组件技术构建，具有跨领域和通用性的特质。该平台应兼顾稳定性、伸缩性、安全性、可扩展性、平台兼容性以及效率等方面的要求。
在功能组件方面，应用支撑平台应提供强大的流程、用户、角色、业务表单等定制工具，实现图形化的审批流程自定义和表单自定义功能。
管理平台应具有良好的灵活性：不限制信息使用节点的性质（人、部门、岗位、角色都可），丰富多样化的文档模板定制功能（浏览、审核、批复、修改等，所见即所得），灵活的信息流转顺序等，应能根据用户实际的需要，组合出任意的业务处理流程，利用这些可自定义的流程来处理审批业务。
应用支撑平台应具有以下的基本功能和组件：
3.1.1工作流系统
工作流系统必须采用可拖拽的图形化设计器，实现流程定制功能，同时要求流程的定制与组织架构绑定；工作流系统能够具备对复杂流程模式的支持，如并行、回退、条件分支等，同时支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写；工作流系统必须支持对各流程环节的编辑和控制功能；工作流系统还必须支持审批的外包和局部外包功能。
流程协同性需求：流程能与相关文档、活动、预算、费用等结合。举例费用报销需要跟预算和收支结合，通过流程来导入导出数据。除了与内部办公的协同，也需要流程有相关集成方式保证将来能与ERP的业务流程结合。
工作流自定义报表：能提取出流程字段作为统计报表。以往走过的流程，如果需要，这些数据都能显示、统计出来。
3.1.2 表单定制工具
电子表单是在流程中使用的信息载体。在实际工作中，审批工作流是针对相应流程使用的处理信息表单。
表单定制工具要求是一个图形化的应用软件，可以开发出动态页面应用，其结果可保存为XML并具有数据库访问能力，只要经过简单培训的工作人员都可以自己动手制作表单。
表单定制工具要求以可拖拽的图形化界面方式实现表单的定制和编辑，支持多种业务文档类型，能够对各种表单元素进行处理，同时要求表单的定制与组织架构无缝结合，在表单定制操作上要求具有较强的可用性和便利性。
3.13 息发布平台
信息发布平台用于实现系统信息门户部分的新闻、通知公告、项目信息等的信息管理和发布方面的需求。
3.14 门户平台
门户子系统为用户提供的基于WEB的信息服务门户平台，应基于多层体系结构，具有高度可扩充性、个性化、成员管理、聚合和安全等服务的能力；具有良好的跨平台支持特性，按照用户的身份、角色、所属群组等提供合适的关键内容、应用和服务；可扩展性和可移植性强，提供完整的二次开发工具，具有开放的、功能强大的、无须编写代码、贴近应用的开发维护软件平台。
3.15 报表平台
要求报表子系统不依赖于某个系统而存在，它作为一个通用的工具，能为各个系统提供报表服务，能够平滑的嵌入本次系统建设的各个业务系统中。要求基于三层次结构开发，用户端只要有浏览器就能够浏览报表、图表等信息。
１、提供可视化的报表设计功能，操作方法和 Excel 等电子表格程序类似，可以方便的设计业务报表和统计报表。
２、要求支持各种常见的格式，包括表格，直方图、饼图等多种格式的图表；支持多种统计方式；提供序列号、当前用户、当前日期等多种计算字段；支持常见的 Excel 计算函数；
３、报表的结果可以另存为 Excel 电子表格或 HTML 格式的文件。
3.16 系统管理组件
系统管理组件应该包括：用户组织机构建模子系统、资源权限管理、数据和日志管理等。
用户组织机构建模子系统：要采用图形化的工具定义组织机构图，能以图形化的方式为各个机关部门及单位建立树状组织机构图及横向的虚拟组织架构图，组织机构图要能显示使用者的职责、职称及从属关系等。管理者根据工作流使用者在不同工作流程中需要完成的任务，为其赋予角色。
资源权限管理：与组织机构相结合，建立权限控制和管理体系，确保系统用户对系统资源的访问受到保护和控制。
日志管理：包括日志监控、日志审计和日志统计，系统中发生的所有对数据产生变更的操作和系统本身的运行检测情况都要被记录在平台日志中，平台日志要能被具体应用系统来直接使用，例如在公文交换系统应利用平台日志中属于公文管理部分的日志记录。
3.2 综合应用需求
3.2.1 信息门户管理子系统
1．公司总部与下属单位应能够建立自己的信息门户，自定义门户页的风格、结构和内容，发布专属信息。总部可以规定必须的信息栏目不能被修改，信息平台可管理到内、外网相应栏目的信息（标题、分类、附件、发布人、发布时间、失效时间、点击率等）。
2．公司总部各职能部门与下属单位能够根据各自的权限，公布各种文件、规章制度、公告、通报、简报、重要日程安排（如一周安排等）、会议通知，以及本单位或部门的其他公开信息，并进行相应的维护、管理。
3. 实现总部、下属单位、个人之间点对点的信息实时传输及回告。

3.2.2 工作流管理子系统
1．可自定义各种简单到复杂的流程，如合同审批、公文流转、采购申请、任务安排等；可以通过便捷的设置，迅速适应公司业务调整。
2．从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，可以快速设置符合企业规范的流程。
3．实现各业务系统工作流审批的集成应用，依靠电子化流程突破各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。
4．可以自定义设置图形化工作表单，对表单字段进行权限控制等。
3.2.2.1 工作流管理要求
1、 完全客户化自定义工作流引擎，支持跨部门、跨组织流程，支持节点角色设置，支持流程图形化的配置，系统管理员或其他具有相应权限的人员可以对工作流程进行添加、删除和修改工作；
2、 流程会签：会签时，可选择同时会签，依次逐个会签，单个会签等；
3、 节点设置采用角色与组织结构树岗位相结合：可以配置节点的办理人员，可以是角色（群组）、部门相关角色人员或具体人员，也可指定为表单中相关人力资源字段人员；
4、 智能化路由：根据提交者来定规则或流程表单字段作为判断条件来自动智能判断流程的走向；
5、 超时处理：可设置每个步骤的处理时限，超出时限，将自动提醒；
6、 步骤字段权限控制功能：如可控制领导批示栏只能由相应的领导才能填入批示意见，其他人在处理此流程文件时，此栏目为禁止填写或不显示内容；
7、 流程干预功能：提供了由于某些特殊原因，流程中的文件不能流转下去时，可由该流程管理员人工干涉，重新将其定位于某一步骤的功能，管理员具有删除权限；
8、 工作流中所有动作(申请/审批/转交/收回等)邮件提醒，邮件内容提供该待办事宜的直接连接；
9、 和文档管理集成，集成Word（或第三方非微软office）控件技术：在处理公文流转时候，用户进行修改编辑操作时，将留下相应的痕迹，如张三何时修改，及修改的内容。其他人看到这个文件时，就可以清楚的看到每个用户的修改痕迹。可集成电子签名和电子盖章；
10、 完善的打印设置：流程每个阶段拥有显示模板和打印模板，打印界面可以根据用户个性化调整等。
11、 流程提醒：具有对新请求、待处理请求、超时未处理请求、处理完请求等的提醒功能，提醒可以为流程、邮件、短信的方式。
12、 流程超时催办、督办、跳转：可规定所选流程环节的完成时间，到达一定时间未办理可通过邮件或者短信提醒本人或上级领导，超过时间未办理，流程会自动跳转到相关领导处，领导可根据情况将此流程再分配给其他人员办理。
13、 流程代理：可分为发起流程和代办流程两种类型代理，同时可分为每个流程分别代理给不同的人。
14、 流程触发（母子流程）：上一个流程审批完成后，会自动触发有逻辑关系的下一个流程，同时上一个流程相关的数据自动在下一流程中生成。如：一个合同流程审批完成后，会自动触发一个付款流程，合同中的首付金额和付款单位自动会在付款流程中生成，不需要相关人员再填写。
15、 流程分叉合并：可以由一个流程分叉为多个子流程，然后合并为一个流程
16、 周期性提醒功能：可以通过流程针对未完成事宜按照每日、每月、每周进行周期性提醒
17、 手机移动办公审批：可通过手机登录系统进行移动办公审批
18、 流程模板：当定制相同类型的流程时，可采用流程模板快速复制相同类型流程。
19、 流程编号：可按照一定的规则自动生成流程编号。也可以提取流程表单模板中某个项作为流   程标题的名称。
20、 流程转发: 流程审批人需要相关人意见进行审批决策时，可随时转发给相关人提供参考意见后再审批，或者不等待相关人员意见就提交审批。
21、 流程抄送、知会：流程中可根据需要将此流程抄送、知会相关人。抄送、知会人员不影响流程走向。
22、 已办流程按照权限共享：设定某些流程中的处理过程和结果作为知识库管理的内容，可以快捷、方便的归类、归档、查询，有权限控制更好；如客户的投诉流程以及质量体系的一些流程等等。
23、 流程查询：在权限控制下，可以根据流程的各种相关字段组合进行模糊搜索查询。如根据流程相关的属性支持与流程相关的项目号、产品件号或客户号等等进行查询；

24、 流程跟踪反馈：流程发起人员或已办人员可以方便查看目前流程的状态，如流程处理人员什么时候看过、是否处理、是否既没有看过也没有处理过，处理花费多长时间等，方便后续审批节点监控和考核。
25、 流程监控：对于没有参与流程人员拥有该类流程监控权限，就对监控流程拥有知情权，通过对不同流程的分类监控，可以让管理层实时了解目前流程的状态，从而对流程的规范起到监督的作用。监控人员具有对流程的收回、强制归档、删除流程的权限。
26、 流程督办：对于没有参与流程人员拥有该类流程督办权限，就可以直接参与到流程各个节点提供督办意见.
27、 流程统计报表：流程审批过程中所产生的数据都可以汇总报表，如：员工请假流程，可实时汇总一段时间某个部门或者某个员工请假情况。
28、 流程效率分析报表：可分析一个流程的周期多长，单个流程某个审批节点耗时最长，那些人代办事宜最多，是流程本身问题，还是某个节点设置问题，每个人工作量以及单个节点操作时间，可起到流程优化的作用。
29、 流程工作量统计和分析报表：可以根据设定的“工作时限”，查询和统计出某个时间段内所有流程的实际执行时间和设置时间的差异，查询和统计出某个时间段内某个（也可以是所有）操作者的所有操作步骤的实际完成时间和设置时间的差异，查询和统计出某个时间段内所有流程的执行次数（按公司、部门等等过滤条件）以及完成数量、中途退出数量、退回数量、还在执行的数量、超时未完成数量、超时多少日期时间等等。为了实现上述功能，系统需要支持设置流程的某些过程作为需要统计的结束过程，而某些过程设置为中途退出过程。
3.2.2.2 表单设计要求
1．表单定义工具
① 提供图形化电子表单的定义功能，实现企业各种事务、业务表单表的设计；
② 可自由的定义表单的信息显示格式和打印格式，具有可编辑性；
③ 以字段为基础设置流程中所需要的表单内容和格式，以及相应的操作权限，编辑任意形式的信息表单，这些表单将组成工作流的基本要素。
2．表单权限控制
在同一流程中，限制不同审批节点能够查看和输入的内容的权限
3．字段定义工具
可以根据自己的需要来增加或编辑流程中各种表单所需的字段，字段的类型可以是单行文本、多行文本、选择、判断、日期、浏览框等多种类型。
① 按照不同的类型如文本、数字等统一定义在流程表单中所需要的基本元素字段, 包括字段名称、表现形式、字段类型和文本长度等。
② 具有流程表单的字段运算判断功能。表单的有些数据，不希望由人工输入获得，可以根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据，并可以此作为下一路由选择的判断条件。
③ 字段联动：字段与子段之间可以有联动关系，当一个字段变更时，自动关联另一个字段。
④ 具有流程报表定义功能：自由定义需要的流程统计报表，包括报表使用权限、报表数据和内容。
④ 流程报表：从流程的各方面如时间、内容、人员、部门等角度提供决策分析；针对各种表单，设计和定义多种统计表形式，根据不同业务需求，从不同角度统计分析数据，形成不同的统计表。
3.2.2.3 工作流与异构系统集成要求
需要工作流和现有信息系统数据集成：
a) 协同办公系统可以直接调用或通过协同办公系统自带的转化器直接调用企业现有信息系统的数据，也可以将执行结果直接写入企业现有信息系统；
b) 现有信息系统可以直接创建协同办公系统中的某个流程的实例，同时将数据写入协同办公系统，也可以读取协同办公系统中的数据。
3.2.3 公文管理平台
 发文管理：发文拟稿、审稿、核稿、会签、加签…
 收文管理：收文登记、扫描、分发、阅办、回收、归档
 公文修改留痕：公文修改版本、修改痕迹保留、手写批注等
 催办与督办：标准办理时间、催办机制、督办单
 公文印章管理：电子公章、红头文件、版式文件
 公文的归档与查询：归档目录、文号、公文检索
 公文辅助功能：委托授权及打印控制
 公文交换与标准：公文二维码、国家公文标准
 公文安全：公文加密、电子签名、公文日志
3.2.4 知识文档管理
 能够对技术资料、质量体系文件、标准、规章制度资料文件按照目录树进行统一的管理，构建企业级知识库。
 在集团范围内对知识、文档按照权限进行有效共享、利用和创新，能够进行知识订阅，评分等。
 构建企业级的知识地图，方便对员工通过新员工入职知识地图、岗位知识地图、产品知识地图、企业期刊等进行快速的知识传递和培训。
 支持灵活的查询，支持全文检索。
3.2.5 综合办公平台
 计划任务、日程安排管理
 会议管理、车辆管理
 个人文档管理、通讯录管理等
 办公资产管理：对办公资产进行生命周期管理
 邮件管理：支持跨地域的分布式邮件系统。