XX集团OA系统上线实施方案

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XX集团OA系统上线实施方案
 
第一条 上线OA办公系统目的
为了利用先进的计算机信息技术，提升公司信息化办公水平，全面提升管理水平，服务于公司的蓬勃发展，实现公司内部管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、现代化的方向转变，最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理成本， XX集团对整个公司的管理架构、行政组织、职务体系进行全面的整合和合理配置，并决定推行OA系统，启动公司办公信息化，从公司流程制度化、规范化和流程化上来实现管理流程控制，从管理流程上来保障公司办公信息化的长远发展。
第二条  项目介绍
实施办公自动化系统(OA)项目将建设一个运行稳定，适应长期发展的网络和办公系统，实现“网络办公”、“网络沟通”，“网络审批”、“网络决策”、“知识管理”，的信息化建设思路，实现信息的高效传递、无纸化OA软件协同办公、严谨规范的管理体系，使公司的工作效率明显提高、员工工作更加简化、公司的管理更加灵活、更加科学、工作更加明细，流程化更加明显，从而最终提高XX集团的综合竞争能力。
第三条  协同OA项目优势规划
根据公司的要求，确定公司在基础网络和协同办公系统主要需求有以下部分：
1、协同工作：公司内部员工的协同工作平台，办公自动化(OA)系统将建立一个即时有效的信息交流通道，建立高质量和高效率的信息网络，取代传统的QQ群带来的办公干扰及盲目性，使工作更加简洁化，严谨化；
2、文档管理：建立文档管理中心，提供文档目录管理、文档查询等功能，使文件储存于专用的服务器，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档赋予不同的部门或人员进行管理和维护。权限分为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行授权；
3、公共信息：包含公告栏、事务公开、大事记、规章制度、电子刊物等功能，公共信息可以按照部门、角色和人员选择发布范围、可以上传附件、支持下载/打印权限、可以选择使用系统短信进行提醒，发布人员可以查看阅读情况；
4、个人信息：包含个人通讯录、个人文档、电子邮件等功能；公司员工可以建立自己的通讯录方便人员之间交流，并且建立自己的个人文件柜，可以存放个人文件及任意格式的文件，也可以把自己的文档方便共享给别人，也可以查看别人共享给自己的文档；
5、公文管理：部门与部门之间工作联系，包含发文管理、收文管理、内部报告、审批回复管理、工作联系单、业务交接单、档案管理及处理等公司经常用的文件格式事先进行定义当用到此公文格式就可以直接调用；
6、人事资源管理；提供人事的信息记录，流程设置，便于查询、审批和管理；
7、资产管理：包含公司固定资产统一管理，如办公用品管理，实现对办公用品的登记、分类、领用、和报表统计功能；
8、计划管理：包含计划的制定、计划审核和发布功能；
9、CRM管理：包含客户资料，销售资料，统计分析及客户关杯等，员工可以根据自己的实际情况进行登记及管理；
10、系统管理：对后台维护、扩展、优化、管理和再次开发进行合理规划。
第四条 办公OA 项目实现需求及目标
1、领导支持，小组成员在分工明确的前提下进行前期相关的资料录入，对各部门及各公司的相关人员招开办公自动化(OA)会议,进行日常操作系统培训，知识讲解；
2、安全高效的网络设备；根据规划，整个办公自动化(OA)项目分部分实现，并分步实施，结合公司实际情况，由基础到深入，在使用过程中不断拓展，不断研发，而后再根据实际需求进行相关的资金投入，实施完成后实现办公无纸化，流程规范化，科学化管理，提高公司整体办公 的效率和质量。
第五条  OA办公软件实施项目组成员及职责
1、项目组成员
组  长：
副组长：，
组  员：
系统管理员：
2、项目组成员职责
组  长：负责落实、实施项目方案，协调、控制项目组具体工作节奏；
副组长：负责策划实施方案，全面管理项目组工作进程，及与泛普公司接洽；
组  员：负责具体落实人事、行政、财务、业务各系统的文件准备、审批流程设置、资料收集、培训等工作；
系统管理员：组负责OA系统的软、硬件维护、使用权限设置及后期维护等工作。
第六条  OA平台上线准备材料分类
1、人事、行政、财务、业务
2、审批工作流程图
3、审批工作表单
4、支持文件
第七条  OA协同办公系统项目实施推进表

第八条  关于OA办公自动化系统培训
为使XX集团OA系统培训工作的落实，保证培训效果，达到培训目标，特针对培
训实施工作，制定此培训方案。
1、OA系统培训方案的目的
针对不同层级用户，组织多场有针对性的OA系统培训，使各公司中高层领导以及一般用户能够独立操作完成OA工作；使各单位骨干用户能够熟悉OA系统并进行日常操作及维护工作。
2、OA系统培训范围
所有使用OA的人员
3、OA系统培训实施过程
（1）集团全体人员培训
① 培训老师：泛普团队成员和OA办公系统软件项目组成员共同完成
② 培训时间：2010年X月完成
③ 培训方式：集中培训
④ 培训内容：OA系统操作规范
⑤ 考核方式：上机操作测试
（2）各公司使用OA的人员
① 培训老师：项目组成员和公司行政部
② 培训时间：2010年X月前完成
③ 培训方式：集中培训
④ 培训内容：OA系统操作规范
⑤ 考核方式：笔试+实操
（3）企业OA系统各公司的转训
① 培训老师：各公司的行政部为主，OA项目小组提供支持
② 培训时间：2010年X月前完成
③ 培训方式：各公司可集中或下网点培训
④ 培训内容：OA系统操作规范
⑤ 考核方式：操作测试
（4）OA办公自动化领导专门培训
① 培训老师：OA项目组共同完成
② 培训时间：随日常工作在实际出现不明白或问题时
③ 培训方式：“手把手工程”上门培训，以实际操作培训为主
4、OA系统操作集中培训流程
（1）培训前的准备
① 提前预定培训场地，下发培训通知；
② 准备并测试培训现场的网络设备，保证网络畅通；
③ 准备好培训PPT，包括本次培训目的、培训分为哪几个阶段、每个阶段讲哪些内容、每个阶段讲解时长等；
④ 提前准备一份签到表及培训的考核内容。
（2）正式培训
① 致感谢词，培训目标及要求；
② 介绍OA的作用及系统整体功能概况；
③ 介绍系统登陆、如何添加受信站点、设置弹出窗口阻止程序以及插件的下载及安装，参训人员登陆各自账号密码，进行现场实际操作学习；
④ 首页整体介绍，包括顶部快捷菜单区、左侧功能菜单区各按钮的作用以及中间信息展示区；
⑤ 各主要功能模块介绍,主要包括：人事模块、知识管理、流程管理、日程管理、我的协助、个性化设置，并要求参训人员现场操作，比如更改自己的人事信息、共享一篇文档、发起一个流程、新建一项通知等；
⑥ 针对培训内容进行问题解答。
（3）培训考核
① 培训结束后，现场对参训人员进行书面考核，考核合格方算通过，考核未通过人员或不能完全掌握企业办公软件操作方法者，可根据时间选择参加其他场次培训；
② 对每场考核结果进行公布。
5、OA系统操作集中培训主讲功能点
（1）门户的使用
① 通过门户查看新闻
② 通过待办事宜处理工作
③ 通过门户设置个性化页面
（2）人事模块
① 查看“我的卡片”，修改个人信息
② 查看“我的下属”及其他人员
（3）知识管理
① 上传一篇文档
② 查看其他人写的文档
③ 进行知识批量共享
（4）流程的使用
① 提交一个流程
② 沟通交流流程的使用
③ 审批流程
④ 查看流程图
⑤ 设置常用审批意见
⑥ 批准操作
⑦ 退回操作
⑧ 查看已办事宜
⑨ 查看待办事宜
⑩ 查看办结事宜
（5）日程管理
① 新建日程
② 根据自己输入的条件来查询具体的日程
③ 建立定时出发日程的计划工作模板
④ 批量设置共享自己的日程共享给制定人员
⑤ 查看共享给自己的日程
（6）我的协助
① 新建一个协作区
② 参与一个协作区
（7）个性化设置
① 工作流程的个性化设置
② 流程短语的设置
③ 人力资源的自定义组
6、协同办公OA培训要求
（1）召集集中培训需提前安排好培训场地，通知培训人员尽量携带笔记本，并保证培训场地有充足电源以及网络正常；
（2）每场专场培训不得少于2学时；
（3）OA系统用户在参加完相应培训后现场进行考核，若考核不通过或仍不能完全掌握操作方法，可根据时间参加其他专场培训，直至考核通过；
（4）各公司在完成专场培训后，需要求各公司根据掌握情况进行全员“扫盲”检查，针对仍不能熟练掌握OA系统操作方法的用户进行 “扫盲”专场培训，最终达到OA用户掌握办公系统软件操作方法；
（5）对于集团或公司领导的“手把手工程”，由项目小组逐一走访，主要针对门户的使用、知识管理、流程管理、日程管理模块进行一对一的培训，并在系统试运行期间每周对各领导进行至少一次的回访，针对问题进行解决；
（6）要保证各公司OA用户熟练掌握OA系统的操作方法，使之成为各公司种子用户，负责解决本公司在线协同办公日常操作问题，并完成对本公司中的领导和基本用户的日常指导和培训。
第九条  附则
1、以上由OA项目实施小组负责解释。
2、方案下发后，请项目组全体成员按照此方案认真开展OA上线准备及维护工作。
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XX实业集团
OA办公平台项目实施小组
2010年10月10日