信息化的绩效评估、审计与优化

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国家信息化领导小组第三次会议于7月22日下午在北京召开。会议指出，要大力推广应用信息技术，抓紧在经济和社会发展的重要领域和关键环节率先应用信息技术。积极运用信息技术改造和提升传统产业、调整和改造东北等老工业基地、加快企业信息化步伐。进一步加强信息基础设施建设，防止盲目投资和重复建设。随着信息化进程的深入，越来越多的理性用户希望在一个信息化工程开始以前，就有一个理性的信息化效益评估，作为项目决策的依据。信息化项目的绩效评估正渐进人们的视野。但与此同时出现的还有一个名词——绩效审计，人们对这两者概念存在疑问：它们是对同一事物的不同表述，还是根本不同的两码事？

绩效评估

所谓绩效评估，是指运用数理统计、运筹学原理和特定指标体系，对照统一的标准，按照一定的程序，通过定量定性对比分析，对项目在一定经营期间内的经营效益和经营者业绩做出客观、公正和准确的综合评判。信息化绩效评价是产权人考核项目建设、经营业绩的一种手段，实质上是按照市场经济要求实行的一项监管制度，以提高信息化投资效益、效果。随着政务绩效评价和企业信息化改造的绩效考核，已成为我国信息化带动工业化的当务之急。目前政府部门正逐步把开展信息化绩效评价作为信息化投资监管的一项基础性工作来抓。绩效评估通常有以下几个方面的用途：

衡量产品和服务；

管理产品和服务；

保证会计的可计量性；

进行预算决策；

优化绩效。

绩效审计

绩效审计(3E审计)是经济审计、效率审计和效果审计的合称，因为三者的第一个英文字母均为E，故称3E审计。它是指由独立的审计机构或人员，依据有关法规和标准，运用审计程序和方法，对被审单位或项目的经济活动的合理性、经济性和有效性进行监督、评价和鉴证，提出改进建议，促进其管理、提高效益的一种独立性的监督活动。

绩效审计按审计时间分类，可以分为事前绩效审计、事中绩效审计和事后绩效审计。

事前绩效审计包括计划、预算、建设项目的可行性研究、成本预测等内容。通过事前审计，可以防患于未然，对于计划、预算以及投资项目实施可能出现的问题和不利因素，能在事前及时纠正和剔除，避免因预测不准或计划不周而造成经济损失或效益不高。

事中审计是将项目实施情况与实施前的预测、预算、计划和标准等进行分析比较，从中找出差距和存在的问题，及时采取有效措施加以纠正，并根据实际情况的变化，调整和修改计划、预算，使之更加符合客观实际，更加合理。事中审计是一种动态审计。

事后审计是一种总结性审计，主要是对已经完成的活动的经济效益、效果、效率进行分析与评价，找出问题的原因，发掘进一步提高的途径。

从绩效评估和绩效审计的工作内容来看，笔者认为两者是统一的。绩效评估以授权或委托的形式，让独立的机构或个人来进行就是绩效审计。所以，项目或企业的绩效自评估可以授权内部审计人员进行，而外部评估则可以由政府审计部门或中介机构进行。

绩效评估的实施

1、绩效评估的实施标准

绩效评估是按照一定的评价标准来衡量、考核、评价评估对象的绩效水平的。一般绩效评估的标准包括两个层次：一是量化标准，主要包括经济指标与技术指标，经济指标的比较标准可以是历史最好水平、现实水平或本地区或其他地区的最好水平；技术指标的标准包括国内标准与国际标准两大类。二是指导性标准，主要是国家法律、法规、各项相关政策与原则。两者要结合使用。尽管评估对象之间的区别使得评价标准不能完全统一，但政府部门应该制定信息化评估规则、发布评估标准、执行委托任务、监督评估质量等，以保证绩效评估工作的健康发展。

2、绩效评估的实施主体

从实施主体来看，可以分为三类：

(1)政府评估。主要是政府对电子政务及国有企业的信息化进行的绩效评估。

一般由政府委托专门的机构进行，如政府审计部门。

(2)企业或项目内部评估。一般由企业自行组织人员进行信息化绩效评估工作。

3、绩效评估的实施过程

(1)确定绩效评估项目。绩效评估项目的来源主要包括：政府机关下达的任

务；各组织内部自行确定的任务；接受委托确定的任务。

(2)组织评估队伍。评估队伍一般包括财会人员、管理人员、信息技术人员等。

(3)收集审核被评价单位的数据资料，进行定量评价，并参与定性评价，遵循规定的指标、权数、标准及方法，进行定量指标的计算和打分。

(4)归纳、分析，撰写评价报告。信息化绩效评估在全世界范围来看，都是一个新鲜事物，大家都在探索之中。

基于绩效评估的绩效优化

在当今复杂多变的环境下，绩效优化已经成为一个日益突出的现实难题。国外对信息技术(IT)投资回报(RoI)的研究，可以追溯到上个世纪八十年代中期。20世纪60至80年代期间，人们对IT一直寄予很高的期望，有一个非常朴素的观点：新的信息技术将会降低企业的交易成本、提高产品质量和客户的满意程度，从而提高企业的盈利水平，从宏观统计水平上看，IT将会提高劳动生产率。但是，某些公司经理也注意到，对计算机的大量投资似乎并没有转化为生产率的提高，同时，一些经济学家也注意到，政府公布的劳动生产率统计数据也并没有稳定增长的迹象。诺贝尔经济学奖获得者(1987)罗伯特·索罗将这种现象总结为：“除生产率统计之外，你可以到处看到计算机”。这一说法后来被称为“IT生产率悖论”。在1990年以前，许多著名学者的研究结论都是：IT和投资回报之间不存在相关关系，甚至认为美国1970至1980年代中期劳动生产率的下降，是服务部门对IT过量投资的结果。

美国杂志和MIT的电子商务研究中心合作，连续三年(1999，2000，2001)对美国的电子商务500强进行排名，通过研究发现，电子商务收入前十名的企业都是传统企业。在对这些企业的调查中发现，电子商务战略的财务收入仅仅是它们追求目标的～部分，以IBM和Intel为代表的厂商已经用新标准来测量电子商务的投入回报——从供应链、顾客、资源利用等传统上被视为“企业外部”的因素考虑问题。比如，现在在Intel的定单处理的总量中，有30％是公司下班以后自动进行的，虽然企业没有增加收入，但是方便了上下游企业和顾客。对这种情况，财务报表并没有反应，但是这种“外部性”无疑增加了企业的竞争力。

由此可见，在评估信息技术对组织的贡献方面，信息技术的应用存在着很强的“外部性”， “外部性”效应无法在企业的财务报表中体现出来，因此传统的绩效衡量体系有可能会给项目管理者错误的导向。衡量IT绩效是一个动态的过程，经常有许多变量影响的绩效，因此，IT的绩效评估和优化是一个复杂过程，过度的IT投资并不能带来竞争优势。

绩效优化是由绩效指标驱动的一个过程。这些指标主要根据组织业务运行和过程的复杂性、战略性的IT解决方案、IT实施的主要战略目标等进行定义。优化指的是改善信息系统生产力的过程，使其不需要追加对IT基础设施的投资而提高水平。

基于绩效评估的绩效优化大致分为以下几个阶段：

1、建立和更新绩效量度；

2、建立绩效责任制；

3、搜集和分析绩效数据；

4、报告和使用绩效信息，进行持续的绩效优化。

在进行绩效优化时，需要注意系统度量目标的影响因素，包括：

度量错误。传统的度量方法没有正确解释信息应用的实际输入和输出，目前广泛认可的度量方法有平筏计分卡等。滞后性。传统的度量方法不能正确计量费用与收益之间的滞后差异，例如上述的Intel定单处理的案例。

重新分配。信息技术通常用于重新分配公司的资源，总产出不发生变化，只是在获取方式上发生改变。管理不当。

由于对信息价值缺少精确的度量，造成管理者对资源进行不当分配和过度浪费。因此，对于项目管理者和投资审查委员会而言，正确的绩效衡量技术将发挥日益重要的作用。有效的绩效管理系统需要有领导机制、总体框架、有效的内外部沟通、结果的可计量性、决策者的智慧，此外，报酬制度、补偿制度、对工作的认可也需要与绩效衡量联系起来。与员工、股东和客户一起分享组织的成果和进步也是非常重要的。