成都泛普协同OA知识管理我的知识介绍

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办公OA系统我的知识
8.1 新建文档
用户可以将新建的文档发布成新闻，也可以将文档创建后作为知识库为其他员工提供信息共享。
具体操作：
1．点击【知识】→【新建文档】菜单，进入如（图8-1）所示文档目录页面；
2．此时，使用者可以右键菜单中点击显示全部目录按钮，将显示使用者有权限创建的全部文档目录；
3．在（图8-1）中点击创建文档分目录，将展开子目录，然后点击子目录进入新建文档页面如（图8-2）所示；
4．选择文档类型、填写文档标题、发布类型（当文档所在文档目录设置为允许发布时）、及文档内容后右键菜单中点击“提交”发布文档。
 
（图8-1）
OA办公平台右键菜单功能说明：
名称 功能说明
显示全部目录 点击显示当前用户可以创建的所有文档目录
用户自定义 点击自定义新建文档页面显示的文档目录，以及查询文档时查看到的文档属性
全部展开 点击展开子目录
【注意】在这里只显示使用者有权限创建的文档目录，每个用户显示的文档目录可能都不相同。有时，用户有权限创建的文档目录没有显示在新建文档页面，此时，可以点击右键“显示全部目录”显示所有文档目录；也可以点击右键“用户自定义”自定义新建文档页面显示的文档目录。
 

功能按钮说明：
名称 功能说明
提交 将这个文档提交到系统中，如文档目录设置有文档审批流程时，文档提交后变成打开状态，同时系统自动触发文档审批流程；
草稿 将这个文档以草稿方式保存，只有自己可以查看；
预览 预览并保存为草稿；
HTML 使用HTML语言编辑文档；
页眉 点击显示或隐藏文档目录属性；
附件 当你需要在文档中添加多个附件时，点击这个按钮，在页面上会增加附件栏；
返回 返回前一页面。
下表是对各相关字段属性的解释说明：（点击显示属性，查看基本属性标签）
字段 描述信息
文档 文档被保存到系统相应目录下，但不在新闻页上发布
主页 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题、图片加简短内容摘要在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置）。
标题 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题形式在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置）。
文档版本 文档所在目录启用文档版本管理后，系统会自动生成当前文档版本；
文档编号 文档所在目录启用文档编号规则后，系统会自动根据设置的编号规则产生文档编号
子目录 目录结构主目录/分目录/子目录，确定该文档在系统中放置的最终位置，需在创建文件之前建立。
模板编辑 选择一个文档编辑模板。此模板需预先在系统中定义。
文档所有者 选择文档的创建者（所有者），系统默认文档所有者为当前登录者。文档的所有者登陆系统后，点击左侧“我的知识”中“我的文档“按钮，可以看到所有属于自己的文档。
关键字 设定文档的关键字。搜索时，如果在关键字一栏中填入的内容与此相同，则搜索的结果会包含此文档。
失效日期 用于质量体系文档中规定文档的有效期限；
人力资源 定义该文档相关的员工。例如合同，相关人员为签约人。并将该文档与此人员的记录相链接。
资产 定义该文档与哪些资产相关，并将此文档与此资产的记录相链接。同时该文档可以根据所链接的资产被检索到。
CRM 定义该文档和那些客户或供应商、合作伙伴相关，并将该文档和该客户记录进行链接。
项目 定义该文档相关的项目，该文档的访问者将得到关于项目的更多信息，同样在完成这个选项后可以从相应的项目中查询到该文档。
附件 从"浏览"窗口为该文档添加附件（每个附件上传大小在目录设置中设定）
新建三种不同类型的文档：
 新建HTML文档：新建一般的网页文档，当使用者需要一些特殊的文字效果时，可以使用HTML语言写入一段代码进行特殊效果的编辑；
 新建WORD文档：选择WORD文档类型，系统则会切换到WORD界面对文档进行编辑，但是在切换前的文档内容将被清空，文档内容要重新写入；
 新建EXCEL文档：选择EXCEL文档类型，系统则会切换到EXCEL界面对文档进行编辑，但是在切换前的文档内容将被清空，文档内容要重新写入；
新建word文档时，文件菜单下有如图8-3所示菜单：
 

名称 功能说明
保存到服务器 将新建的Word或Excel文档提交到到系统中，如文档目录设置有文档审批流程时，文档提交后变成打开状态，同时系统自动触发文档审批流程。和右键提交功能按钮一样。
存为服务器草稿 将这个文档以草稿方式保存，只有自己可以查看。和右键草稿功能按钮一样。
文件预览 预览并保存为草稿。和右键预览功能按钮一样
打开本地文件 将本地WORD文件上传；
存为本地文件 将文件另存为本地WORD文件；
签名印章 在文件中添加签名印章；
显示/隐藏 显示、隐藏目录、标题等文档属性信息；
刷新窗口 刷新当前窗口；
页面设置 进行页面设置；
关于我们 显示iweboffice控件版本信息；
【注意】当使用者第一次使用word文档时系统可能需要自动安装一个插件，请关闭使用者的拦截软件，并在IE安全设置中设置允许安装Active控件。