协同OA办公自动化软件在某装备制造业的实施报告

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1.1公司现状及项目实施目标

通过对*****OA办公系统信息化需求进行分析，我们发现*****具有如下特点：
属于装备制造业，利用微波核心技术，依托雄厚的科研力量，已经成为微波热工装备制造业的领军企业。与其他装备制造企业一样，*****的生产运营具有客户个性化的生产、物料品类多、生产周期长、业务协同难度大等特点；
微波热工装备行业是一个新兴的节能环保行业，市场前景广阔，企业进入高速发展的阶段。高速发展需要完善的现代企业管理制度和高效的流程运作机制支撑，同时需要管理信息的迅速采集、处理和分析，以便及时准确的为企业战略决策提供有效的数据支持，并能够迅速的将企业战略决策转化为各业务单位的运营策略；通过执行过程的绩效评估落实企业战略；
企业通过了ISO 9000质量标准化认证，各项管理制度和管理流程已经初步建立并持续改善，企业管理已经具备了一定的基础。企业的管理制度和管理流程在执行过程中由于没有有效的工具，执行的力度和效率不高，需要先进的信息化工具进行固化和优化，进一步夯实管理基础，提高运营效率；
企业正处于技术研发向产业化转型阶段，正在进行产品标准化、模块化的工作。产品标准化、模块化的工作是一个复杂的系统工程，不仅仅是技术部门单方面的工作，需要各业务单位协同完成，同时也需要各项准确的基础数据支持，如果使用有效的信息化工具，将大大缩短这个过程；
企业OA系统信息化基础还很薄弱，系统应用的深度和广度还不能满足企业发展的要求。企业的信息化需要良好的规划，并按照规划的步骤逐步推进。
希望通过办公OA信息化达到以下目标：
1、 企业发展很快，公司治理结构正在调整，希望通过OA系统固化分级授权的机制；
2、 公司各项管理流程已经建立，但流程的执行力度和效率还不高，希望通过OA系统固化企业流程，提高流程的执行力度和效率；
3、 企业是多股东结构，各董事分管不同的业务，希望通过OA系统让所有流程的审批过程信息在股东层面透明化，各董事能够方便的了解情况，行使监察权；
4、 希望通过OA协同办公系统建立企业员工自由交流的平台，用于表达员工的意愿和想法；
5、 目前，企业处于科研向产业化转型的过程，希望通过erp系统提高生产效率，降低生产成本；
6、 企业本次信息化需要上OA和ERP，通过这次需求的采集和分析，明确企业在信息化建设中“哪些有、哪些要、哪些补”

2. 项目实施的主要成果

2.1OA系统的应用模块和应用范围

已经应用OA协同办公系统的业务模块包括：

系统名称	明细模块	完成情况	应用范围	备注
OA协同办公系统	协同审批	完成	*****公司(本部)	目前OA系统整体应用顺利
	文件传阅	完成
	知识中心	完成
	在线论坛	完成
	新闻中心	完成
	通知公告	完成
	消息中心	完成
	通讯录	完成
	电子邮件	完成
	会议管理	完成
	工作管理	完成
	设置中心	完成
	系统管理	完成

 

2.2企业OA系统项目基本情况介绍

基本信息
客户名称
实施顾问		项目经理
客户方系统管理员		客户方项目经理
项目启动时间		计划交付时间
项目变更天数		实际实施交付时间
系统上线时间		项目延期
系统环境信息
客户服务器配置	型号：IBM		CPU：Intel(R) Xeon(R) E5540 2.53G
	硬盘：160G		内存：4GB
操作系统及版本	Windows Server 2003 R2 Standard		数据库及版本	Microsoft SQL Server 2005
杀毒软件			网络带宽	4MB
OA系统信息
OA版本	V5.31标准版	并发用户数		100
OA安装目录
DATA原文目录
注册信息
系统集成情况	第一期上OA，第二期上供应链等
外网访问地址

 

2.3协同办公OA项目实施成果

系统运行范围		*****公司(本部)
项目启动时间		2010-06-15	系统上线时间	2010-09-01	实施交付时间	2010-10-01
实 施 工 作 明 细	协同审批	共完成了10个表单制作和10个流程的定制。 所完成的流程经过各部门业务人员的讨论和确认，并选定在公司本部正式运行。
	知识中心	完成*****知识中心的各级栏目框架搭建。 完成栏目权限的设置。 已经全部投入使用并不断完善中。
	互动沟通	完成文件传阅、电子邮件、消息等多样化的沟通方式的建立及培训工作，方便员工间的沟通。 新闻中心、通知公告、消息中心等模块已投入使用。
	信息共享	完成新闻、通知公告、在线论坛、通讯录等模块的初始化及培训工作。 OA系统管理员有能力根据业务需求进行调整和管理。
	用户培训	完成OA系统管理员的培训。 完成*****普通用户全员培训。
	已移交文档	OA系统用户手册(普通用户版) OA系统用户手册(系统管理员版) OA系统安装部署手册 OA系统备份手册
	已确认文档	系统安装确认单 蓝图设计方案书 培训结果确认单(管理员) 系统上线确认单 项目实施成果确认单

2.4在线OA上线阶段业务数据汇总

2.4.1 OA办公平台工作流及表单

2.4.2在线协同办公应用效果截图

1. 首页效果图

1. 知识中心首页图

 

1. 公文处理首页图

 
 
 
 

3. 办公室OA系统企业办公软件项目文档移交清单

实施阶段	项目文档	文档格式		公司存档	提交客户
		电子	纸质
项目准备	售前、实施前期沟通纪要	P		P
	实施任务分配单	P		P
	OA项目组花名册	P		P	P
	项目实施计划	P	P	P	P
	项目启动大会会议纪要	P		P
	软件安装完成确认单	P	P	P	P
	系统安装备份手册	P			P
	注册码申请单	P		P
	调研计划及调研提纲	P		P
	项目调研计划	P		P
	项目调研沟通记录	P		P
	项目调研报告	P		P
蓝图设计	培训结果确认书（系统管理员）	P	P	P	P
	业务蓝图确认书	P	P	P	P
系统上线	基础数据初始化结果确认书	P		P
	培训结果确认书（最终用户培训）	P	P	P	P
	系统上线确认单	P	P	P	P
	项目实施成果确认单	P	P	P	P
	用户操作手册	P			P
	项目总结报告	P		P	P
	项目验收确认单	P	P	P	P
维护服务	项目文档移交清单	P		P
日常工作	现场专业实施服务单	P		P
	会议纪要	P		P

 

4. 协同办公OA项目实施总结

经过近两个月的工作，在*****各级领导的重视下，在*****OA项目组和全体用户的积极配合下，OA系统的实施工作取得了阶段性的成果，系统的整体应用得到了较好的推动，用户登陆积极踊跃，利用OA系统进行工作流程审批、信息和知识的查询、同事间沟通互动，工作质量和效率得到明显改进、提高。OA办公平台对加强内部信息交流、提高工作效率等方面发挥着越来越重要的作用。

4.1OA系统运行情况总结

1. 系统登录使用情况

在正常的工作时间段，平均在线人数基本平稳的保持在70人左右，随着审批流程的不断优化和用户对系统的接受程度、熟悉程度的不断提高，用户已经逐步养成登陆OA系统办理审批、查询信息和资料、与同事间进行沟通交流的习惯。审批流程的办理数量逐步稳定，业务办理质量也显著提高，误操作逐渐减少。用户的问题也从系统操作方面向实际应用方面转变，已经开始了主动的实际应用。

1. 系统应用情况

 

时间段	协同审批		文件传阅
	未结	办结
2010年9月		327	428
2010年10月	26	545	708
2010年10月	34	693	769

 
协同审批和文件传阅为*****日常工作中使用频率最高的功能模块，通过上面的一组数据对比可以发现，随着系统推广的不断深入，用户登录系统积极，系统的利用率显著提高。

4.2企业OA项目实施过程中产生的问题与难点回顾

1. 项目调研阶段的需求过分扩大。由于客户信息化水平整体不高，很多人以为OA系统是万能的，可以处理任何实际工作中的事。经过跟客户的沟通和讲解，让客户了解OA系统的适用范围，有效的控制了需求的无限扩大。
2. 客户内部管理制度不规范，人为因素特别严重。使用系统前，办理审批事项的人员随意性比较大，经常出现‘越级’审批现象。通过程序中流程处理的控制，减少了这种不规范的操作，使管理和监管更加规范。
3. 系统上线初期，用户使用OA系统积极性不高。由于习惯了传统的手工操作模式，上线初期还是有部分抵触心里存在，随着整体推广的深入和OA系统带来的工作效率的提升，这个问题逐渐得到缓解和改善。
4. 公文审批流程的不断优化。在系统上线初期，客户公文审批流程经常性的进行调整和优化，在双方项目组的共同努力下，这个问题得到很好的解决，而且审批流程也基本稳定。

5)OA项目总体评价

项目的成功实施离不开高层领导的关心和项目实施小组的辛苦付出，在一期项目的实施过程中，得到了双方高层领导的大力支持。
*****公司项目高层领导对于项目的高度支持对于项目的实施有着极大的促进作用，使得实施小组以及各相关部门积极的配合泛普软件公司开展工作。
在泛普软件公司高层领导的指派下，泛普软件公司顾问直接进驻现场，加快的问题解决的速度，为OA成功上线提供了帮助。
*****公司OA办公自动化实施负责人在项目中积极参与系统测试，化用户需求为实际，并且在系统上线后积极的进行项目的推广，加快了项目目标的实现。
双方实施小组的本着确保项目实施成功的思想，积极配合，努力工作，并且加班加点，终于实现了*****公司OA项目成功上线并且稳定运行的目标。
另外，*****公司能够客观评估系统的应用，结合自己身实际，在系统运行过程中提出新的管理建议。使得*****公司办公自动化项目目标能够在实施中顺利实现。