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泛普OA系统公文交换

1、实现泛普OA系统系统与多个外部系统间的公文交换；
2、为泛普OA系统系统设定可与外部系统交换的公文流程，当设定流程到达归档节点，由系统自动或专人将公文的正文及附件发送到外部单位的FTP服务器目录；
3、外部系统在对接收到公文后，对公文进行处理，并返回状态给泛普OA系统系统。外部系统可能拒收或退回公文；
4、泛普OA系统系统对于接收到的公文交换状态，如果是拒收或退回的，可重新选择外部单位后发送；
       5、泛普OA系统系统也可接收来自外部系统的新交换公文。对新接收到的公文交换，系统可使用接收的公文来创建指定流程，并返回状态给外部系统。对于接收到的公文也可做拒收或退回处理。

1 公文交换设置

选择【OA系统设置】→【设置中心】→【公文交换设置】菜单，进入（图1-1）所示页面，进行相关设置后，右键菜单中点击“保存”即可。

（图1-1）
【说明】1．公文交换的自动发送功能，是将已启动交换配置的流程，到达归档后自动发送到指定交换地址，勾选“自动发送”复选框将启动自动发送功能，并且设置“发送间隔”会按照时间间隔进行检测是否有公文并自动发送；
2．公文交换的自动接受功能，可设置自动接收来自外部单位的公文，勾选“自动接受”复选框将启动自动接收功能，并且设置“接受间隔”会按照时间间隔进行检测是否有公文并自动接收；设置“文件存放目录”用于存放接收的公文；
3．勾选“流程字段交换”是指同时会交换流程的字段值；
4．设置公文交换的FTP服务器的地址、端口号、用户名和密码，公文交换时只能使用一台FTP服务器做为中间交换服务器。

2 OA软件公文交换流程设置

选择【系统设置】→【工作流程】→【公文交换流程设置】菜单，进入（图2-1）所示页面，该页面列表中显示了已经设置的公文交换流程记录。

（图2-1）
添加公文交换流程：
1．在（图2-1）所示页面中，右键菜单中点击“添加”，显示如（图2-2）所示页面，该页面显示的是设置了“流程创建文档”的流程；

（图2-2）
2．点击流程类型前的号显示该类型下的设置了“流程创建文档”的流程，勾选流程前的复选框，右键菜单中点击“保存”即会在（图2-1）所示页面中增加记录，选择几个流程就会增加几条记录；
3．如果同时还需要交换公文字段，可以点击公文交换流程记录后面的图标，显示如（图2-3）所示页面，如果需要指定公文的交换目录，可勾选需要指定为交换单位的字段对应的“是否交换单位”复选框，右键菜单中点击“保存”。
 

（图2-3）
删除公文交换流程：
在（图2-1）所示页面中勾选记录前的复选框，右键菜单中点击“删除”在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可。

3 收（发）文单位

选择协同OA软件【知识管理】→【收文发文】→【收（发）文单位】菜单，打开的页面中左侧目录树中显示了所有分部和已经为分部设立的收发文单位，选择一个分部，右侧页面中就会显示该分部的已设立的收/发文单位，如（图3-1）所示。

（图3-1）
泛普OA办公系统新增功能：
1．在（图3-1）所示页面的左边的目录树中选择需要新建收/发文单位的分部，右键菜单中点击“新建”，显示如（图3-2）所示页面；
或在目录树中选择收/发文单位，右键菜单中点击“新建下级单位”或“新建同级单位”，显示如（图3-2）所示页面，“单位类型”默认为“内部单位”；

（图3-2）
2．当“单位类型”为“内部单位”时，需要输入“收（发）文单位”，选择“收（发）文员”，选择“是否可启动收文流程”；
当“单位类型”选择为“外部单位”时，页面显示如（图3-3）所示，需要输入“收（发）文单位”、“公文交换目录”，选择“是否主办方”；

 
（图3-3）
4．协同OA管理右键菜单中点击“保存”即可保存收/发文单位。
【说明】a．“单位类型”分为“外部单位”和“内部单位”。“内部单位”公文流程在内部流转，到达节点后会随流程会流转到收（发）文单位指定的收（发）文员处。“外部单位”是指当公文流程达到归档结点后，可将此公文与附件发送到指定的外部单位FTP服务器目录，实现公文交换；
b．“公文交换目录”是进行两个个系统间公文交换的唯一标识，即FTP上的文件夹名称（见图3-4）。后台交换时使用此标识做为文件前辍，只能输入A-Z英文、0~9数字以及“-”字符组成；
c．“所属机构”是指收发文单位归属机构；“上级单位”是指收发文单位的上级单位，必须为所属机构的部门；
d．“是否主送方”分为“接收方”和“主送方”，表示对于当前OA系统，该外部单位是主送方还是接收方。“主送方”可以发送公文，而“接收方”主要是用于接收公文。对于一个外部单位在公文交换中一个系统中是接收方，在另外一个系统中就要指定为发送方，这样公文才能交换成功。

（图3-4）
编辑功能：
1．在（图3-1）所示页面左边的目录树中选择需要编辑的收/发文单位，“右键菜单中点击“编辑”，打开收/发文单位的编辑页面；
2．修改信息后，右键菜单中点击“保存”即可保存修改信息。
删除功能：
1．在（图3-1）所示页面左边的目录树中选择需要编辑的收/发文单位，“右键菜单中点击“编辑”，打开收/发文单位的编辑页面；
2．右键菜单中点击“删除”，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可删除该收/发文单位。

4 发送公文

公文的发送可以由手动发送与系统自动检测发送。选择【我的流程】→【发送公文】菜单，进入如（图4-1）所示页面，页面列表中默认显示了“待发送”状态的公文。
发送的状态分为：待发送、已发送、被拒收、被退回四种。
Ø  待发送：启用了公文交换的流程达到归档结点后，在公文发送列表中状态为“待发送”，可以使用发送功能开始公文交换。
Ø  被拒收：公文交换时被收（发）文单位拒收的。
Ø  被退回：公文交换时被收（发）文单位退回的。
Ø  已发送：开始公文交换后，说明公文目前已到达收（发）文单位指定服务器目录中。

查询功能：
在（图4-1）所示页面中输入查询条件，右键菜单中点击“搜索”即可查询出符合条件的记录。
发送公文：
在（图4-1）所示页面中勾选“待发送”状态的记录前的复选框，右键菜单中点击“发送”在出现的确认公文发送完成提示框中点击“确定”按钮，即将公文发送至指定FTP服务器中。当成功发送后，FTP服务器文件夹中会有一个xml文件，如（图4-2）所示，命名规则见（图4-3）；
如果发送失败，也会出现出错信息提示框。

5 接收公文

公文的接收也可以由手动接收与协同软件系统自动检测接收。选择【我的流程】→【发送公文】菜单，进入如（图5-1）所示页面，页面列表中默认显示了“未签收”状态的公文。
接收的状态分为：未签收、已签收、被拒收、被退回四种。
Ø  未签收：已接收交换的公文，但未做任何动作，相应的操作可以是“拒收”、“退回”与“创建流程”。
Ø  已签收：当使用交换公文创建流程后，状态由“未签收”变更为“已签收”。
Ø  被拒收：当交换公文被拒收后，状态变更为被拒收。
Ø  被退回：当交换公文被退回后，状态变更为被退回。

（图5-1）
查询功能：
在（图5-1）所示页面中输入查询条件，右键菜单中点击“搜索”即可查询出符合条件的记录。
接收公文：
在（图5-1）所示页面中，右键菜单中点击“接收”在出现的确认接收公文完成提示框中点击“确定”按钮，即将FTP服务器文件夹中会的xml文件解析为系统文件，在（图5-1）页面的列表中显示为状态“未签收”的公文记录，并删除服务器上解析成功的xml文件。
签收公文：
在（图5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点击“签收”在出现的确认公文签收完成提示框中点击“确定”按钮，即将公文的状态改为“已签收”，FTP会返回一个处理状态的xml文件，如（图5-2）所示，命名规则见（图4-3）；
拒收公文：
在（图5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点击“拒收”，显示如（图5-3）所示页面，输入“签字意见”，右键菜单中点击“确定”在出现的确认公已被拒收提示框中点击“确定”按钮，即将公文的状态改为“已拒收”，FTP会返回一个处理状态的xml文件，如（图5-2）所示，命名规则见（图4-3）；
退回公文：
在（图5-1）所示页面中勾选“未签收”状态的记录前的复选框，右键菜单中点击“退回”，显示如（图5-4）所示页面，输入“签字意见”，右键菜单中点击“确定”在出现的确认公已被退回提示框中点击“确定”按钮，即将公文的状态改为“已退回”，FTP会返回一个处理状态的xml文件，如（图5-2）所示，命名规则见（图4-3）；


创建流程：
在所示页面中“当前状态”选择“已签收”，右键菜单中点击“搜索”，列表中显示“已签收”的公文记录，页面如（图5-5）所示；选择记录前的单选框，右键菜单中点击“创建流程”，打开所示窗口，显示的是所有公文流程类型，点击一个流程在出现的提示流程创建完成提示框中点击“确定”按钮即可创建一条流程。
选择【我的流程】→【我的请求】菜单，在页面中点击在（图5-6）中选择的流程名称，进入（图5-7）所示的页面，该页面列表中会显示刚刚创建的公文流程。

6 后台公文交换

公文的均使用XML文件形式交换。对正文和附件的内容经过BASE64的加密方式转换成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解码后得到文件内容。
协同办公系统作为公文发送方，后台公文的处理过程如（图6-1）所示：
1、  由办公软件系统将公文发送至指定FTP服务器目录；
2、  外部系统定时接收在FTP服务器目录中的公文；
3、  外部系统将接收的公文处理结果发送至FTP服务器目录；
4、  办公管理系统定时接收公文的处理状态，在系统中更新公文发送状态。
【说明】在实际操作中，如要获取发送的公文的状态，需要到“接收公文”处，再执行一次接收操作，用于获取状态。

（图6-1）
OA办公平台系统作为公文接收方，则后台公文的处理过程为：
1、  由外部系统将公文发送至指定FTP服务器目录；
2、  网上办公系统系统定时接收在FTP服务器目录中的公文；
3、  协同管理平台系统将接收的公文处理结果发送至FTP服务器目录；
4、  外部系统定时接收公文的处理状态，在系统中更新公文发送状态。