协同OA系统的业务审批和行政管理介绍

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重庆泛普OA软件的业务审批和行政管理
问题分析
　　　ＸＸＸ集团日常涉及的主要业务包括大量的已经形成固定格式的制度流程和大量还未形成格式的制度和管理流程，包括：经营管理和行政管理方面的各种已有的制度流程；公司规章制度、政策、工作规范的制定、修订、废止；项目经营目标、策略审批；项目规划设计、单体建筑设计方案制定、修订；项目的预决算申请审批；大量日常办公文档的撰写、修改和审批以及各种工作安排和汇报等等。
　　　另外，由于集团目前主要办公事务包括工作安排，审批工作，工作汇报，工作计划，工作督办等，在本地协作上普遍采用会议传达，当面安排，电话安排，听取汇报等方式，远程办公则通过电话及电子邮件等方式，存在以下问题：
　　　由于集团化组织本身的复杂性，手工方式的审批普遍存在审批效率低、跨部门跨组织审批和各种数据采集困难，信息传递不及时，查询和统计困难等问题。
　　　同时，每天实时的工作安排和沟通浪费各级管理人员大量时间，安排后事情督办和过后查阅不方便、了解情况不够全面。远程管理上只能采用电话和邮件沟通，管理比较粗放，需要进行大量沟通的工作信息对称困难。
流程分析
　　　从业务流程上看，ＸＸＸ集团日常大量业务管控流程要求具有二元化的特征，即：既要有严谨的管理规则，对重要的审批事件和大的流程上要有严格的的要求，以保证审批的合法性；同时，在实际审批流程中又要有足够的灵活性，协同办公系统能够按照日常办公的习惯对文件进行灵活传递，实现如：流程变化、加签、会签、回退、撤销、回收、终止、督办、修改权限等一系列完善的流程处理策略，以满足集团对业务管控的需求。
集团公文流转管理
问题分析
无法管理和控制文件的签收、催办、以及文件承办的进程
文件没有分级管理，无法根据文件内容分轻重缓急及时送阅。
有可能造成对象之间横向传阅时的文件遗失。
如遇领导或职能部门阅文时间过长，很难做到及时提醒。
流程分析
　　　由于没有与ＸＸＸ集团公文管理相适应的管理系统，事业部也没有明确的收发文管理制度，缺乏相应的管理手段，从而影响了公文流转的实时性和文件本身的管理。需要按照集团公文管理的实际情况，OA办公自动化将集团公文的收发文流程固化在协同办公系统上，实现高效的电子化公文流转。
一体化的知识文档管理
问题分析
各个分公司、部门都有自己的档案体系。未实现集中、共享的知识管理体系
纸质文档应用比例较高，不利于保存而且所有的查询操作停留在手工。
员工可能因离职带走相关的文件和资料，造成关键业务领域的损失。
企业相关文件，几年下来上市需要时发现不见了，组织失忆。
之前做过的活动不能有效的沉淀，供下次类似活动做参考
流程分析：
　　　由于集团缺乏相应的知识管理工具和流程，缺乏一套完整的知识采集特别是过程型经验知识的沉淀和提炼工具，迫切需要建立起集团统一文档管理系统，重庆OA实现一体化的文档共享，充分利用协同办公系统的知识管理中心，为员工知识的获取、储存、学习、共享、创新提供的全过程管理，泛普OA系统实现知识采集、知识存储、知识整理、知识传播的一体化，有效为组织内个人、部门、团队、单位提供知识信息服务。快速提升组织内外人员的生产效率和技能素质。