信息化选型征文:企业外库管理信息系统应用与选型
一、综述
目前,许多企业采用了一种基于外库的企业物流模式。采用这种物流模式,企业基于以下几个原因:
企业不需要建设大量仓库,节省大量的财务费用。比如某大型企业现在建有2万平方米的仓库,光建筑成本、装修费用、货架、叉车、托盘等每平方米的成本最少要3000元。相当于投入了6千万元的固定资产成本,就算把这个固定资产抵押到银行贷款,每年的利息都需要480万元左右。因此如果不建设仓库,节省了管理仓库的工人工资,还多了大量的流动资金,加快了企业的发展速度,降低了企业的经营风险;企业的原材料与产成品如果放在外库,则在淡季时,可以节省物流人员的劳动力成本,仓库租金不需要支付,设备不再闲置,节省大量的成本;由于外库的物流管理相比较企业的物流管理更专业、更高效、更安全,因此企业的物流管理相当于上了一个台阶。
企业采用基于外库的企业物流模式,对于外库有较高的物流管理要求。一是要有一定的仓储能力。企业的原材料与产成品如果放在多个外库,无论从物流的成本角度,还是从各外库的物流协调角度,企业都将是不堪重负;二是要有一定的物流设施,如企业与外库之间的短驳设施是必不可少的;三是信息技术的应用,应该具有与企业信息管理系统无缝链接的能力。由于企业外库项目的投资较大,因此必须加强物流管理水平,才能取得企业的信任,吸引众多企业使用外库作为企业物流模式之一,才能逐步收回投资,达到预期的盈利水平。
正是在这个背景下,企业外库具有了建立管理信息系统的需求,使企业外库能够高效运作,尽量避免物流的呆滞甚至出错,服务好企业,同时为自己创造良好的盈利。
二、系统功能概况
企业外库管理信息系统(以下简称系统)除了一般物流系统所具有的功能外,还需要具有与企业无缝链接的功能,这就是其特殊性。与通常意义的物流管理有所区别的是:外库只需完成企业内库相同功能,对运输而言也就需要一些短驳。因此外库的仓库管理制度与企业内库基本相同,区别是外库不需要对仓储货物本身进行仓储货物的金额核算。
系统服务:指一些常用信息的预先定义,便于在其它功能内快键选择输入。其中包含仓储对象(货物)基本定义:由于外库的仓储对象(货物)会涉及到各个不同类型的企业,因此货物的基本要素定义既要能够唯一识别管理对象,又要满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求;客户定义:指对外库所涉及到的所有客户要素的定义。一般意义上客户即为仓储货物的所有者,为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求,也可提供其他客户要素进行定义;项目定义:对系统常用的一些项目定义。例如,货物的类别,仓库的名称等项目,便于快键选择输入。货位定义:大型仓储的货物纵横交错,为便于识别,往往给予货位名称,一般用数字及英文字母混合构成。货位也可以按照企业信息管理系统的要求定义。产地定义:为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求,要定义货物的产地,便于输入时选择;
入库管理:入库包括客户货物入库,库位调整,入库的各种查询、统计。其中包含入库单管理:根据仓储货物的所有者即企业方的指令,仓储管理人员进行货物入库的作业,同时根据入库货物的原始资料进行入库单的制作。入库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理。入库单一旦确认,系统自动将入库货物转为增加库存,以进行相应的库存管理;入库库位管理:货物入库后,由于货物入库的人工作业关系,不一定能够马上确定货位,因此需要对入库的库位调整处理;入库查询管理:系统可以按各种方式进行入库综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;
出库管理:出库包括客户货物出库,出库的各种查询、统计。出库单管理:根据仓储货物的所有者即企业方的指令,仓储管理人员进行货物出库的作业,同时根据出库货物的原始资料进行出库单的制作。出库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理。出库时按系统提供的库存及先进先出等出库方式选择出库货物,并由系统提示库位,方便人工出库作业。出库单一旦确认,系统自动将出库货物转为减少库存,以进行相应的库存管理;出库查询管理:系统可以按各种方式进行出库综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;
库存管理:库存包括客户货物库存调整,移库管理,库存的各种查询、统计。库存调整:当有各种原因造成库存错误时,系统自动进行库存调整,使库存保证正确。外库是不存在盘盈与盘亏的,如果是企业的原因造成库存实物与账面数有差异,则通过入库来调整相应货物的库存,如果是外库的原因造成库存实物与账面数有差异,则经过企业同意后,也通过入库来调整相应货物的库存;移库管理:为确保外库的仓储容量有效使用,需要适当调整库位,系统是通过移库管理来实现。移库可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可,并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理;移库处理不对已入库货位与已出库货位产生影响;库存查询管理:系统可以按各种方式进行进出存综合查询及明细查询,包括分时间段、分库位、分品种、分客户等;进出存明细即可视为外库与企业的仓库明细数量账。
费用结算:费用包括仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用。费用的各种查询、统计。费用统计:根据入库单、出库单等原始数据,以及库存数据,进行仓储库存数量、短驳车辆出车车次、装卸货数量、集装箱拆箱等统计,以核算仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用;费用是按日核算、按月统计;费用查询管理:系统可以按各种方式进行费用综合查询及明细查询,包括分时间段、分客户等;
客户接口管理:满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求。企业方的入库指令导入:根据企业方的入库指令导入,可以直接生成入库单;企业方的出库指令导入。根据企业方的出库指令导入,可以直接生成出库单;外库库存数据导出。根据企业方的数据要求,将外库库存数据导出给企业;
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