协同软件:提升执行力 解决“知易行难”

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关于协同软件产生的原因，许多文章已经有所阐述。对于协同软件的追本溯源，各人有个人的见解，不期望短时间内得到统一。从应用软件本身的角度来看，应用软件走向协同，有以下两个最为重要的原因：   一、信息孤岛与网络普及 信息化在中国走过了将近30个年头，虽然取得了巨大成就，一大批企事业单位通过信息化建设和管理软件的应用，提高了工作效率和管理能力，但是同样有一个不容忽视的重大问题是：信息孤岛！几乎每个实施了信息化的单位，都存在不同程度的信息孤岛。 信息孤岛主要包括以下三个信息断层：   1、 个人或者事务层。即个人自己的信息存在断层，例如工作无法自动安排日程，个人的信息、文档资料与具体的工作事务间缺乏关联；   2、 团队或者组织层。即团队或者组织所属成员间，缺乏有效的信息沟通与关联，特别是对于多人共同处理的一些事务，这一断层的存在极大地影响了工作效率。   3、 社会或者产业层。即同一社会区域间的不同组织单位、同属一个产业链的上下游厂商、企业与政府职能单位、各个不同的职能单位，之间都存在信息沟通不畅、协作性不高的情况。   面对信息孤岛，网络技术的兴起与应用似乎成为最为有效的解决方法。确实，包括局域网和互联网在内的网络技术，使信息孤岛在技术上具备消除的可能，但在现实应用中，网络技术如果不结合协同软件，对信息孤岛的消除帮助极其有限，因为在网络上"联网"的往往是单项应用或者单个部门，如网络财务等等，许多信息、应用业务、组织成员之间并没有联网，更谈不上基于网络的协作。特别是一些非结构化数据的连接与协作，在协同软件出现前，没有像企业资源计划（ERP）那样有深入的理论研究和体系化的应用推广，因此在应用上也比较紊乱，还缺乏比较扎实的理论基础和应用规范，如：公文管理、档案管理、知识管理等等。   事实上，非结构化信息数据的协作与资源计划管理一样重要，据调查数据显示，一家不具备协作性质的公司，只能对仅仅20%的企业资源进行真正的优化与管理。而另外80%的有用资源则分别残留在电子邮件里、桌面上、内发的文件中、从网络下载的各种页面上，以及由企业应用程序生成的可读报告里。   网络技术特别是第二代互联网WEB2的兴起，使基于互联网技术的协作具备了技术基础，互动与诚信成为WEB2的显著特征。在互联网上看新闻、发邮件等单向的、以信息为中心的应用，已经转变为在网上处理办公事务、进行商务往来等，互动的、基于团队和群组的协作。协同软件因为网络的普及，特别是WEB2的兴起，而具备了更多应用基础。   二、“知易行难”与管理执行力 提升竞争力是企事业单位为提升工作绩效的核心之一，如何提升竞争力，前两年大家更多的是从提升战略决策力着眼。为了提升战略决策能力，许多单位花了不少的人力、物力，企业单位实施erp系统，就是个典型的例子。ERP软件作为一个以计划为核心思想的管理软件，能够提升企业对于内外部经济资源的计划、分析，以缩短交货周期和产品开发周期、降低企业库存和企业内耗，从而提升企业对内外部管理环境的准确判断，提升自身竞争力和经济效益。   但是，一个不容忽视的事实是：许多企事业单位的战略和决策依据的获取并不困难，只是有时获取方式、途径、速度存在少许的不一样，而执行力却成为困扰企事业单位管理者的难题。   “知易行难”已经成为企事业单位，在管理中普遍存的情况。ERP软件以及政府单位所使用的传统的业务管理软件，解决的是一个"知"的问题，即通过数据的统计分析告诉应用单位该去做什么，而协同软件解决的是一个"行"的问题，即通过软件告诉每个操作者应去怎么做。主流的协同软件产品来看，流程管理恰恰是协同软件的主要应用功能。从管理学的角度，协同软件的流程管理部分，主要做了三个方面的事情： 一个是让执行者负责地做事，这是组织、人员的流程资源绑定； 其次是流程的节点步骤管理，即这一步做什么、下一步做什么，这是为了避免流程紊乱，使管理有层次和秩序，是为了正确地做事； 再次是节点的活动管理，即定义该节点做什么事、如何做，这是为了使流程参与者正确地做事，从而提升工作效率。协同软件作为管理软件的一种，主要是为了满足管理工作的需要。从管理学角度看，提升执行力，解决在管理中“知易行难”的问题，是协同软件产生并广受青睐的另一个重要根源。