如何评价办公自动化软件的易用性

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随着办公自动化软件的日渐普及，办公自动化软件的易用性也受到前所未有的关注。作为成熟办公自动化软件的重要标志，易用性成为评价办公自动化软件质量的重要标准，甚至成为某些用户办公自动化软件选型的关键要素，那么如何评价其易用性呢？我们认为，易理解性是办公自动化软件易用的基础，它主要表现在以下几个方面：

办公自动化软件的宣传资料：

宣传资料应实事求是，言简意赅，而不是过度包装，描绘理想化的景象。但是很多办公自动化软件为用户提供的方案书上，为了显示自己的先进性，堆砌了一大堆抽象、时髦的概念和理论，并片面夸大办公自动化软件的作用，好像无所不能，想以此“震住”用户，却搞得用户云里雾里。

办公自动化软件的功能名称：

功能名称和图标应该直接、明了，没有歧义，容易理解，让用户一看就知道是干什么的，而不是猜测其作用。但是很多办公自动化软件对用户特点不够了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。

办公自动化软件的使用手册：

使用手册应该站在读者的角度，充分考虑普通用户的接受水平，语言直白、描述细致、逻辑清晰，尽量避免专业术语。

办公自动化软件的易学习性：

易学习性是与用户为学习办公自动化软件应用（例如运行控制、输入、输出）所花的努力有关的软件属性。易学习的办公自动软件要求用户进入操作界面后一目了然，能够很直观、很容易的找到自己要使用的功能菜单，很方便的完成操作。

办公自动化软件的易操作性：

易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求办公自动化软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。因为以上特征，操作性强的办公自动化软件可以让用户直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的办公自动化软件则使用起来磕磕绊绊，别别扭扭。易操作的办公自动化软件默认和可选项多，就是允许管理员设置很多默认和可选内容，这样操作者就尽量避免了过多的手工操作，只要选择一个选项即可。比如公文流转中管理员可以把公文模板设置的尽量详细些，可以设置默认主题和流程，可以设置审批动作，这样普通用户只要调出模板，填填空、选选按钮就可以了。

总之，办公自动化软件的功能虽然越来强大，操作却应该越来越简单。对办公自动化软件来说，其最高境界就是做到“零手册”，即无需手册的帮助，就能够直接上手使用，这就要求办公自动化软件做到“所想即所见，所见即所得”。也就是说你想它应该是怎么实现的，它就是怎么实现的，你想它应该是什么作用，它就是什么作用。