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协同软件的一个小细节——提醒功能

本文围绕协同软件中的一个小细节——提醒功能，谈谈其在个人的时间管理方面发挥的作用与意义。

众所周之，时间管理重要在于高效，高效来自于处理事情时的专注和协作的顺畅。即使是只想获得最低要求的工作结果，人们的绝大部分工作也需要相当多的整块时间。如果一次所花费的时间少于这个极限，事情就做不好，所耗用的时间就是浪费，再做就得从头开始。将整块时间分割开来使用，纵然总时间相同，但工作结果恐怕是大相径庭的。把一天的时间尽量合理地分成若干独立的完整时间块，每个时间块中只专心做一件事情，避免被突如其来的事情打扰，而且不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中，这样才可能高效。

而现实工作中，时间块却很容易被打碎，即使很多管理者已经严格要求每个员工写工作日程计划，要求员工们做到“时间块”和“要事优先”。但事实上，光靠个人的做好计划基本没用，我们会被各种“突发”或“意外”事件打断，导致原有计划的中断和“时间块”的破碎。在影响原有计划的“突发”或“意外”事件中，有90%以上来自组织内部，而且主要是同事以及上下级之间产生的事件，其中职位越高情况越突出；而这些事件中有50%以上是由于彼此间工作计划本身的矛盾和错位。内部信息的模糊和错位，致使大家各自计划自己的“时间块”，而没有充分地进行计划共享和团队的时间管理，因此在需要协作或沟通时，彼此难以立即做出反应。组织越大，这种团队事件的时间协调越难进行，时间耗费也就越多。

<a href=https://www.fanpusoft.com/zhiyuan/ target=_blank class=infotextkey>致远</a>OA时间管理

由此，做好组织成员间的日程、计划的共享，特别是领导、部门事件的日程公开，对于组织成员各自协调安排工作计划，进而相对有效地设置自己的“时间块”，将有着立竿见影的效果。而其中，个人工作计划的按时提醒、他人工作计划的内容共享和计划改变时的及时获悉，就显得非常关键了。

那么，在协同软件中，如此复杂的多人、多部门、多层级的计划如何统筹协调一致呢？特别是需要团队协作的事件如何就相应计划进行沟通讨论并达成共识呢？在计划确定的情况下，如果需要调整、变更计划，又如何及时通知到相关人员呢？我们不妨把这个难题交给工具，看看协同软件的提醒功能在其中发挥的作用：

步骤（1）通过免费OA办公系统的计划管理将期间计划发布给组织成员，可以通过主送、抄送、知会3种不同的模式将计划呈现在上级、协作者和相关人面前；在计划接收者那端，企业OA系统自动弹出提示信息，也不会有人发出“计划没收到”这样的抱怨了。

步骤（2）组织成员根据收到的计划进行目标的分解，形成各自的计划，以各自为中心再次共享给组织成员；对于时间、资源的要求和其他建议，对于与原有工作有时间冲突的部分，都可以通过对收到计划进行“意见回复”来实现信息的交互和意见震荡。这里的“意见回复”实际上是一个小型的在线讨论，这个功能省去了在组织中多见的计划讨论会，不必再集中部门成员开会了。在“意见回复”的过程中，办公OA系统的提醒功能客串了传声筒的功能，将各方的讨论意见及时地进行交换与互通。

下图再现了计划发起者与其上级简单的意见交互过程：

步骤（3）协同OA根据下级回复的分解目标和建议，进行“计划审批”和“意见回复”，实现第二次的信息交互过程；

步骤（4）上级根据下级的分解目标和对于计划的建议进行考评，包括对下级工作目标的平衡、目标的具体量化、对部门事件的统筹安排、下级原有冲突事项的协调等；在协同软件中，这一步骤实际上通过步骤（2）和（3）中的“意见回复”和“修正计划”即可完成。

发布：2006-03-29 13:22 编辑：泛普软件 · admin [打印此页] [关闭]

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