协同办公管理软件选型时的五大注意点

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2010年初始，我国国内第一份针对中国企业信息化成熟度现状的调研报告《2009年中国企业信息化指数调研报告》新鲜出炉。报告对我国企业信息化20多年的历程做了详细的调研和分析，它指出：2009年中国企业信息化综合指数为40.46，整体信息化成熟度仍处于中等线下状态。阻碍企业信息化发展的原因主要有这几个方面：企业对其所处的业务发展阶段和信息化应用阶段的关系认识不清晰企业信息化应用范围小，主要集中在财务、简单的物流、供应链这样的领域，而大量的领域没有信息化;企业IT治理欠佳，企业中高层管理人员信息化和程度低等，目前信息化主要是基层人员在用，而真正信息化能够发挥作用的，对企业绝对能够发挥作用的中高层人员，其实对信息化的参与度非常之低，这也导致了信息化成熟度偏低。　　

企业信息化有四个发展阶段：基础应用阶段、关键应用阶段、扩展应用阶段、整合应用阶段。目前中国的企业信息化发展阶段，主体是处于扩展应用优化的阶段。企业面临着怎么去扩展信息化应用的问题，从原来的单点应用，或者是某一两条线的应用全面扩展到面的应用。怎么样让中高层参与信息化的应用，也是非常重要的，提高企业中高层人员的信息化应用参与度对于提升信息化的成熟度作用不可忽视。协同应用就是一个可以快速扩展企业信息化应用范围的应用之一。协同应用是基于全民的应用，目前，协同办公管理应用以其简单易用、高效协作、全员应用的特征，已经发展成为企业信息化的基本构架。根据计世资讯(CCW Research)的研究报告《2009-2010年中国协同软件市场发展趋势研究报告》研究表明， 2009年中国协同办公软件市场同比增长48.7%。可见企业用户对协同软件的需求非常旺盛。

中国有句古语说的好：授人以鱼不如授人以渔。针对目前市场上涌现出的五花八门的协同软件，这里向大家简单介绍一下企业在选择协同管理软件时应该注意的几点：

1. 究其本源，选软件就是选思想

万事万物的生成都不是空寻来风，必有其生成的本源。人们根据能量转化原理发明了蒸汽机;根据人眼的残留效应发明了电视机;根据流动力学的原理发明了飞机。问渠哪得清如水，为有源头活水来，协同办公管理软件当然也不例外，它的存在和盛行也必有一套强大的理论系统做支撑。目前市场上对协同管理软件生成源头做出最科学严谨解释的应该是OA软件软件。它认为协同管理软件是以“组织行为学”为源头，进而对组织行为中的角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果等要素进行管理。根据中国特有的“柔性”文化特点和西方特有的“刚性”科学管理方法有机结合起来，OA软件还刚柔并济的“二元化管理”模式，创造了“情、法、理”和谐统一的协同管理新境界。

2. 理性选型，从企业切身需要出发

很多企业在选型会犯类似这样一个错误，这里举一个小例子说明：

企业决策者： 我们企业目前需要解决的核心问题是因为部门较多导致协同工作量巨大、因为异地管理导致沟通不畅、审批效率低，管理难度加大等问题。

软件推销员A: 我们XX软件，就是专门解决类似于您这种管理沟通协作难题的。我们通过“表单+流程”的固定模板协同，可以将原来常用的表格转移到协同办公平台上，从而实现全部网上填写与发送，员工就不用再“千里传真”了，能省下不少办公费用。而且我们还将审批流程固化，这样相关部门管理者就可以根据规范流程，逐步审批了。所以您不管身处何地，只要接入网络登陆我们XX软件，就可以轻松掌控企业一切的情况，您的问题也就迎刃而解了。同时我们xx软件价格也比较合理，是性价比相当高的一款软件。

软件推销员B: 我们XX软件，功能很多，除了有日常管理的版块还有企业商品采购、商品进出口管理、客户关系管理等众多版块，真所谓是“xx软件在手，赚钱再也不愁”。因为我们xx软件功能众多，价格就相较于其它软件高一些。

企业决策者听完两家软件销售者的介绍，思来想去，觉得软件B虽然价格贵，但是功能多，最终花重金购买了软件B.结果效果并不理想，原本想要解决的核心问题仍然存在。

从上面的例子我们不难发现，面对商家的各种忽悠，消费者在选型时缺乏理性，是导致软件选型失败的最主要原因之一。企业选软件要“对症下药”，所谓对症下药就是要根据企业的真实需要，迫切需求选择最适合最有效的解决方案。虽然有些软件厂商的产品功能很丰富，但是企业自身的核心需求只有那么多，如果为了一个10万元的需求去买一个100万元的功能，那么多出来90万元的功能就是食之无味，弃之可惜的鸡肋。

3. 全员普及，软件是否简单易用

目前市场上很多软件产品操作起来异常复杂，通常仅单单教会企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间，更不要说让企业全体上下浩浩荡荡的大队伍去熟练运用。很多企业在选择完协同软件之后却因为实时操作太复杂无法全员化使用而最终放弃。OA软件软件就是一款既简便又方便实用的协同办公管理软件，经过10几分钟的简单学习，就能掌握主要操作方法。它基于组织行为学原理，采用“表单+流程”的规范流程，既能完成刚性的流程化审批(刚性管理)，又能依据现实的情况在刚性流程的基础上进行“加签”“会签”“意见振荡”等柔性的调整(柔性管理)，还可以根据审批的实际执行情况对流程做出调整和优化，进行流程再造，实现“刚柔相济”的有机结合，简单易用具有很强的可操作性，是实现企业全员信息化的最佳拍档。

4. 将遇良才，选软件也是选伙伴

客观的说，选软件在很大程度上也就是选合作伙伴。也只有真正有实力的务实的软件厂商才能向它的客户提供优质的产品和优质的服务。OA软件软件作为协同管理软件领域里的旗帜厂商，始终坚持将解决客户的切身需求作为企业第一要务，8年来兢兢业业，勤勤恳恳，只做产品，不作秀，也因此取得了“协同办公软件领域连续五年市场占有率第一“的不凡成绩。事实证明：只有脚踏实地才能赢得市场，金杯银杯都不如客户的口碑。

5. 与时俱进，软件是否适合企业的长期发展需要

很大一部分企业在选择协同软件时，只知道一味的杀价，却忘了考虑自己选择的这一款软件是否适合企业的长期发展需要。所以很多企业吃亏上当就是因为选择了低于市场价很多的协同软件，只看到眼下省出的这点钱，却看不到身后要填的无底洞。每一个企业不管大小都有自己的战略目标和方向，这一目标可能在短期内无法实现，需要一个量的积累才能化茧成蝶达成一个质的飞跃。协同软件作为企业成长和管理的助推器，就必须也具备这个“与时俱进”的能力，而不是用个一年两载就以跟不上企业发展的脚步，提前“下岗 ”了。所以消费者在选择协同软件时一定要根据企业的长期发展战略，选择能长期辅佐自己的“妻子 ”。

上述针对协同软件选型时的拙见，希望在您发愁该如何选择协同软件时有所帮助。