医药行业集团型企业协同办公OA应用分析

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中国医药市场已成为世界上发展最快的医药市场之一，中国国医药经济正进入高速增长阶段，医药行业正呈现出更大的发展空间。与此同时，医药企业也面临着严峻的竞争形势，规范管理、效率和成本是主要的生存压力。加强医药行业的现代化、科学化、制度化、规范化管理，提高行业整体素质和市场竞争能力而言，加强行业的信息化建设迫在眉睫，可以说，没有医药行业的信息化，就不可能有医药行业的现代化。

医药行业集团企业信息化建设需要满足集团公司战略规划的要求，根据集团整体的销售规划目标、利润规划目标，通过信息化手段，辅助提升企业的管理能力。为了完成集团公司战略规划的宏伟目标，就必须加强本部及下属各参控股公司经营的核心竞争能力，加强对于下属企业的管控能力，所以信息化建设的支持是必不可少的。更要加强信息化统一规划，避免重复投资、浪费投资的现象发生。

医药行业集团企业信息化需要更好的满足股东的信息需求。集团公司的下属企业众多，层次结构复杂，而且信息化水平参差不齐，这使得集团总部很难快速、准确、全面的收集下属企业的各项业务和财务数据。同时，这也使得各股东很难获得准确全面的集团及下属各参控股企业的运营情况的数据。所以，在信息化总体规划的目标，一定是要建立一个大一体化的信息系统来支撑整个集团公司的管理体系，从而满足各股东对于集团公司的信息需求。并且，信息系统的建设必须首先要以各个控股公司的业务管理系统建设为重，只有业务系统建设起来了，才能真正满足集团公司的管理需求。

医药行业集团企业信息化需要满足集团公司加强对下属控股企业进行科学管控的要求，从集团公司的角度出发，就必须要对下属企业进行精细化、及时化和全面化的管控。

医药行业集团企业信息化需要满足不断提升自身业务经营管理水平的需要，集团公司是由本部及各下属参控股公司构成的，集团公司本部和各下属参控股公司都是一个个的医药经营的实体。随着整个集团公司的不断发展，这些业务的规模也在不断扩大，业务形态也趋于复杂，包括自营进出口、代理进出口所占的比重也在不断加大。所以，需要不断对各个业务单元的业务经营加强管理，提高经营业务的管理效率，降低经营成本，提升效益，从而保障集团公司战略规划的顺利实施。这个部分现在是整个集团公司信息化程度最高的一个部分，需要通过大量的努力工作，才能真正满足经营管理的需求。

经过上述的分析集团公司的信息化建设和应用应遵循下列原则：

　　以利润为中心，以管理需求为指导

信息化首先要为公司领导提供科学、及时、准确的决策信息，增强企业的市场竞争力，增强企业的盈利能力和应变能力;第二全面满足财务和业务管理的需求，为提高公司的经济效益和公司可持续的健康快速发展提供有力的保障。同时，对于信息化管理系统要提升其辅助管理的能力，为公司的日常管理和经营服务。

　　统一规划，分步实施，效益驱动，快速见效

集团公司的管理范畴广泛、业务种类繁多，涉及的问题也很多，包括人、财、物、产、供、销等多个方面，整个信息化实施的工作非常复杂。但集团公司作为一个整体运营的公司，信息系统也必须是一个有机的整体，不能再形成信息孤岛。所以，我们必须对信息系统进行统一规划，但在实施的时候，要根据实际情况和公司的实际管理需要，分阶段、分步骤的进行，不能胡子眉毛一把抓。对于影响公司发展的重要问题，要优先解决。

　　信息共享，消除孤岛

公司的运作是一个有机的整体，涉及到各个部门、各个岗位。由于他们对信息的需求各不相同，公司的网络也必须能够根据他们的不同需求，在其职权范围内，提供个性化的服务，从而大大提高公司整体的运行效率和决策速度。各种管理信息系统之间的相互独立，也在产生着新的信息孤岛，这种新的“信息孤岛”也要消灭，在统一规划的前提下，还要针对现有的信息系统进行梳理，在尽可能保障过去的投资的前提下，实现信息的有效集成，保障集团公司内部的所有信息互联互通。另外，根据实际的需要，分阶段的进行新的信息系统的建设工作，实现全面、准确、高效的信息共享。

　　以人为本，人人满意

信息化应用系统仅仅是工作的工具，效率的产生最终还是要靠人来实现的。对公司的全体员工进行系统的全员培训，而且要根据不同岗位和承担的不同任务，有针对性地进行分类培训，使每位员工都能得心应手的利用信息化手段处理好所在岗位的工作，这是整个集团公司信息化建设成败的关键。

　　系统稳定，安全可靠

随着公司信息化建设的不断完善，公司的经营活动大多要依赖信息系统来处理。建立一套行之有效的安全责任制度，确保系统的安全运行，是非常重要和当务之急的任务。主要措施包括：(1)建立一套安全可靠的防火墙和防、杀病毒系统;(2)设立严格的信息查询、处理、复制权限;(3)制定一套严格的计算机密码的管理办法，公司全体员工均应承担公司机密不外泄的义务。(4)做好系统数据、服务器数据和其它重要数据的备份工作。

　　增加投入，注重实效

根据集团公司实际的发展情况和管理需求，应科学的加大对于信息化的投入力度，但同时考虑前期的信息化投资和新投入的信息系统的实际作用和效果，使得资金和资源可以发挥更大的效益。

　　用户介绍

先声药业成立于1995年3月28日，至今，已发展成为集生产、研发、销售为一体，拥有6家通过GMP认证的现代化药品生产企业，2家全国性的药品营销企业、1家药物研究院，拥有员工近3000人的新型药业集团。2005年，联想控股公司下属的弘毅投资出资2.1亿元，持有先声药业31%的股份。2007年4月20日，先声药业成功登陆纽约证券交易所，募集资金2.61亿美元，股票代码SCR，成为中国内地第1家在纽交所上市的化学生物药公司。

　　协同办公OA解决方案

公文管理：先声药业在OA系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作，从而实现先声药业办文的自动化;同时收文管理、发文管理和档案管理的协同运作，使企业实现文档的一体化管理。

通过流程的设置、表单的维护、流程的维护、角色的管理来实现日常工作中电子化审批的处理;

通过财务、人力资源、工作流、知识文档等模块的结合，实现编报商务差旅的管理，从出差、借款、报销、差旅费用合计等一体化解决方案;

建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，形成企业特有的企业文化，将企业的理念融入到日常业务的流程中;

通过系统辅助员工办公，处理一切工作事宜，包括参加会议、阅读文件、审批文件等等，提供工作计划、日常安排、电子日历等功能;

集团资产管理：主要包括资产状态的管理和资产流动的管理

实现从会议的创建到审批的管理;会议通知和回执的自动发送和收集;会议议题的管理;会议决议的管理。

　　应用效果

协同办公OA系统将集团原来分散的人力资源、资产、产品、知识文档、项目、客户等全部统一到一个平台上进行管理，实现企业资源的一体化;实现信息的网状化和立体化管理，实现集团信息的全面管理;同时，任何一个应用层面上的操作引起的数据变化都可以在整个系统中得到体现，并可实现关联数据的自动更新，大大提升了应用的效益;系统实现集团业务运作各环节的电子化，各部门、各人员可以通过电子流程进行协作，减少人为的冗余环节，采购、销售、招聘、服务等可协同企业的供应商、分销商、客户、合作伙伴及应聘人员进行，提高了集团的效率，加强了外部的联系，从而提升了企业管理水平。

同时，文档的电子化和结构化的存储，基于企业规则而定的工作流程，对每个资源的信息和状况的跟踪，可即时进行的调控及处理、强大的统计报告，信息存取和应用操作的权限设定等，这些都为集团实现集中式和规范化的管理，以及可实时进行的控制和调整提供了良好的应用平台功能，对于企业文化沉淀和积累也起到很好的作用。