安徽省公安厅协同办公系统案例

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夜深人静，看看内部网上还有谁在线，这是安徽省公安厅不少民警最近养成的习惯。

原来，自从协同办公系统上线后，安徽省公安厅很多民警都发现，在夜深人静的时候，系统“在线用户”中依然显示着“崔亚东”、“宓建毅”等厅领导的名字。民警们知道，那是领导们白天没有时间，就晚上加班在系统中批示文件、阅读编报信息。不少民警在加班离开办公室时，都习惯地看看还有哪些领导在。

对于一些行业来说，深夜工作可能是因为白天效率低，对于公安战线，夜晚工作经常是工作需要。安徽省公安厅上线协同办公系统，就是为了提高工作效率。这里所指的效率，不再是单个个体效率，而追求的是整体效率，分工的目的是为了通过追求单个效率来提高整体效率。协同则是直接追求整体效率，尽量弥补因分工可能导致的效率损失。从追求个体效率(部门信息化)到追求整体效率(协同政务)，是电子政务发展的必经阶段。

追求整体效率，需要实现政府信息资源共享，顺畅的沟通交流及协同办公。因此，安徽省公安厅在推进电子政务建设时，从整体效率提高着手，搭建协同办公平台变革办公方式。

效率催生信息化

安徽省公安厅是安徽省政府主管全省公安工作的职能部门，是安徽省公安机关最高的领导机构，是全省政府部门中机构级别最健全、人数最多的厅级单位，各处室或总队下均设秘书科。安徽省公安厅协同办公平台的应用范围是公安厅机关，含32个处室、总队，共852个用户。

安徽省公安厅一直以来都非常注重信息管理系统的建设，是公安部科技强警的示范单位。作为安徽省规模最大的厅级机关，30多个处室，800多人，往往被来自上级、下级以及其他兄弟单位的各类党务、行政、公文，以及大量的请示文件占用大量宝贵时间。如何将宝贵的人力资源从繁重的日常公文处理中解放出来，充实到基层一线，一直是厅领导想要解决的问题。

充分利用计算机网络技术，全面、系统地建设一套适合机关管理需要，能够确保公文高效运转，有效整合各种管理信息，提高内部管理效率和减轻工作人员工作负担的办公自动化系统，成为安徽省公安厅从管理上适应机关发展、建设效能机关的迫切要求。

这个项目吸引了数十家国内知名OA品牌提供商参与竞争，安徽省公安厅办公自动化领导小组对万户的产品表示出兴趣――和平台无关性，并能支撑几百人同时使用的架构打动了招标评委，从而选择万户网络作为安徽省公安系统信息化推进的合作伙伴，为其搭建协同办公平台，重点实现公文流转电子化，提高公文办理效率。

公文流转电子化

提高政务整体效率的一个重要方面是提高公文处理效率。在安徽省公安厅的协同办公平台中，公文管理是以工作流为基础开发的特殊模块，主要实现内部公文审批流转的电子化，由电子行文代替手工行文，解决传统模式下公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于监控和查阅等问题。系统实现了收文、发文和一般请示/报告/文稿的审核审批自动化，可灵活设定若干公文审批流程，自动进行流程跟踪，并可归类存档，全文检索，最终实现“文档一体化”。

公安厅机关的发文包括以公安厅名义的发文和各处室的发文。在发文处理标签中，我们可以看到各相关活动的审批意见。系统自动记录审批人和审批时间。公安厅机关的收文处理分为外单位的来文和各处室收到的内部文件。

根据公文流转的实际需求，系统进行了更人性化的设计。在发文流转审批结束时，可以转为收文处理;在收文流转审批结束时，可以转为发文处理。文件送审在公安厅OA文件处理中占了很大的比重。主要对一些请示、报告、函、文稿等各种非正式公文的审批处理。

在公文处理流程上，各个处室有自己的规定，而且经常会随着情况的变化有所改变。为此，协同办公平台提供了图形化的流程设计器，使各处室部门管理员能够自定义自己的收发文审批流程。使用者可通过工作流程模块使用自己可以使用的流程，审批过程中审批者通过桌面上的“文件办理→待批文件”文件办理提醒区来办理文件，用户可以通过“文件办理→文件监控”来监控文件的审批进度，并通过“文件办理→已呈文件”来查阅已办理完毕的文件。

在公文处理流程完毕之后，需要进行归档处理。安徽省公安厅采用了专业的科怡档案管理软件，为OA和科怡档案系统开发了接口，有归档权限的用户可以点击“归档”按钮，系统自动将发文、收文、文件送审的相关字段和附件，以及含有审批意见的发文标签传到科怡档案系统数据库和相关文件夹。这样，科怡档案的用户可以即时查询到从OA归档过来的记录。与原有档案系统无缝衔接，所有公文办理完毕后都自动归档到科怡档案管理系统中，不用重复劳动，真正电子化无缝归档，也为全厅同志查询档案在第一时间提供了方便，这使得安徽省公安厅办公室档案科的同志极为赞赏。

　信息共享与沟通

在知识管理中，公安厅用户发布通知、简报、学习材料、每日编辑供领导参阅的舆社情编报、情报信息、值班安排，等等。对各种信息进行分门别类的管理，使得公安厅所有用户能够通过信息的沉淀、积累、挖掘和综合利用来达到共同成长。有维护权限的用户可以根据本单位的知识点来设置若干个信息栏目，可以设置哪些用户可以在某个栏目下发布信息或查看信息，通过这种严密的权限管理保障信息的针对性和安全性。

系统整合了即时沟通平台，为安徽省公安厅广大民警提供了丰富的即时沟通体验。系统提供了内部用户的邮件服务，它具有无延迟、大容量、易管理的特点。值得一提的是，系统还设计了邮件群发的权限，以此限制普通用户随意群发邮件，这给管理者提供了选择。系统还给用户管理员提供了有选择的删除邮件的工具，这样，可以定期整理空间、避免浪费。另外，论坛模块为广大民警提供了交流学习的空间。RTX、内部邮件、论坛等沟通工具为安徽省公安厅用户提供了空前的方便快捷的沟通方式。

为了规范系统管理、加强系统安全，协同平台根据各处室不同的职能与岗位，为各用户设置角色和权限。另外，根据公安部的保密要求，系统整合了PKI加密系统，使得用户在登录系统的时候需要插入PKI卡，通过认证后才可以登录系统，从而确保系统的安全性。

易用性激发应用热情

安徽省公安厅协同办公平台在公安厅领导和办公自动化领导小组的正确领导和强力推进下，项目小组仅仅用了一个月的时间就将这套系统实施完毕并正式运行，2006年1月开始在厅机关广泛应用。完全取代了纸质流程，实现了电子化公文审批，摆脱了纸质文件的往返传递，文件办理的周期大大缩短，成为安徽省公安厅协同警务平台的核心支撑平台，并被公安部列为全国公安系统信息化典型。

新上线的协同办公系统具有很强的易用性，使全厅，上至厅长，下至基层干警，都能在最短的时间里迅速适应这种电子化办公环境，并熟练使用。从安徽省公安厅厅长崔亚东开始，每位公安干警都对协同办公系统的使用投入了巨大的热情，都对这种全新的办公工具表现出浓厚的兴趣，干警们感慨:这么好的软件早点上就好了!所有不涉密的文件全部通过协同办公平台进行流转，厅领导“从我做起”，不办理无密纸质文件，使安徽省公安厅机关公文办理真正实现了无纸化。

雷厉风行的工作作风，准军事化的执行力，加上协同办公系统这个信息化的翅膀，安徽省公安厅的信息化建设终于结出累累硕果。

也许数字最能说明问题。

截止到2006年7月31日，系统中共有2637件发文、1947件收文在系统中审批流转，共审批各种请示报告文稿等5075件，共有18617封内部邮件，知识管理中共发布754条信息。