神州数码助力威视股份打造全球协同办公平台

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企业掠影:

清华同方威视技术股份有限公司组建于1997年，“威视股份”是源于清华大学的民族高科技企业。“威视股份”以清华大学为依托，屡次荣获国家级科技成果奖，技术和设计理念均已达到世界先进水平。“威视股份”集技术研究、产品设计、生产制造、市场开拓、工程安调、售后服务于一体，业务领域涉及海关口岸、航空安检、工业制造等行业和领域。同时，“威视股份”使中国成为继法国、德国、英国之后世界上第四个拥有大型集装箱检查技术的国家，更以世界首创的采用加速器辐射源的车载移动式集装箱/车辆检查系统、组合移动式集装箱/车辆检查系统，走在了世界前列。

打造全球的协同办公平台

一个远在非洲某港口的中国工程师接到电话，他们公司卖给当地港口的集装箱检查系统出现故障。这位工程师立即赶往现场，经过快速而细致的检查找出了问题所在，但是需要总部的一些技术支持。于是，他马上上网，通过公司的OA平台，与在北京的总部取得联系，很快，他得到了更多工程师的技术支持和建议，集装箱检查系统的问题迎刃而解!故障被迅速排除之后，检测系统重新回到有效的运转状态。整个过程，不超过半天!

如此的高效工作背后，是IT技术的强有力支持。这位工程师是清华同方威视技术股份有限公司的海外现场工程师。现在，在五大洲的四十多个国家，遍布了许多像刘工程师这样的常驻海外进行现场设备维护的“威视股份”专家。这是今天“威视股份”信息化的喜人成果，然而，谈起“威视股份”的信息化之路却决非三言两语能道清的。

打造办公平台，突破沟通瓶颈

2002年“十一黄金周”前夕，清华同方威视技术股份有限公司的总裁亲自到信息部部长的工位上，在屏幕前，他有点犹豫地按了一下键盘的回车键，然后面带疑惑地问:“就这样大家就都能看到了吗?”说完，他赶紧跑到总裁办公室主任那里，一看电脑，果然，荧屏上是他刚刚发布的关于十一放长假的通知，接着他又激动地跑到几个员工的机子上去看是否收到了通知，确认以后他的脸上露出了欣喜的笑容:“这东西果然好用啊!”

在今天的“威视股份”看来，当初这种最低层次运用的办公自动化一点也不足为奇，然而，对于2002年的“威视股份”，这一步具有非同寻常的意义。“威视股份”1997年7月成立，1998年始就与中国海关总署全面合作，为“H986”工程提供了四十多套大型集装箱/车辆检查系统。随后，“威视股份”相继与铁道部、兵器工业部、航天工业部等建立了合作关系。公司的盘子越来越大了，业务日渐速增，可是大多数的办公还是靠大量的手工操作。

“那时办公地点不一样，有时为了赶时间，我气喘吁吁，大汗淋漓地跑去找人签文件，结果他正好有急事出去了，我手头还有一大堆其他文件要到别的部门去找人签，当时真是着急啊!怕签迟了误了大事。一天下来，跑得我骨头都要散架了!”刘小姐说起来仍心有余惧的样子。

像刘小姐这样的“跑签”助理在2002年前的“威视股份”还有三十多个。那时，“威视股份”设有三十多个部门，这些部门每天的文件都小山似的。每个部门都设了一个部门助理，这些助理的唯一工作就是在三十多个部门之前传送文件，每个部门助理每天要抱着大摞小摞的材料、报表在三十多个部门之间来回转。

不止内部办公遇到了麻烦，外部的工程师和总部之间的沟通也成了问题。“威视股份”的主要业务是经营各类安检系统，比如集装箱检测系统，包括航空、铁路安全检查系统等。这种行业性质决定了“威视股份”的一个显著特点:每卖出一套设备，都要派一些专家到设备所在地驻守，对设备进行长达10年的维护工作。

一个工程师对记者说了一个例子:2000年的时候，他被公司派到一个城市做铁路货运检查系统的设备维修工作。有一次，设备运行出现了问题，他打电话和总部沟通，确认需要的零配件。总部的内部人员还需要一些沟通，这样转来转去，等到最后零配件发了下来，中间浪费了很多无谓的等待时间。

沟通的瓶颈越来越凸显出来了，“威视股份”急需搭建一个内部沟通平台。通过了一段时间紧急而周密地调研，“威视股份”选中了神州数码。“威视股份”的信息管理部长耿兰说:“当时，其实我们不是很简单地就是想让人帮我们做一个系统，更多的是考虑到可以从比较成熟的IT企业那里学到一些他们在信息化历程上可以借鉴的东西。”

2002年7月，神州数码开始给“威视股份”实施OA系统。短短两个月以后，第一期的OA系统上线了。这个基础建设阶段主要完成基础邮件平台的搭建，建立起适合企业最基本办公要求的应用环境，初步营造协同办公的企业文化。系统上线以后，解放了很大一部分人的劳动，比如那些部门助理从此可以告别“跑签”的日子了，现在只要通过公司的OA平台，几乎所有的文件都可以在上面进行传递，大大提高了信息传递速度。

这个初级建设阶段为以后的系统升级和深入开发打下了坚实的基础。同时，这也为“威视股份”今后推广其他的信息系统有很多的借鉴的意义。“威视股份”信息部长耿兰说:“其实上OA系统，对我们来说，最重要的是一种工作习惯、思维方式的改变。” 比如说现在“威视股份” 有一个“专利查询”的新需求，他首先想到的不是像以前，需要和哪些业务部门达成哪些一致，而是会想到通过公司的OA平台怎样来实现这个需求。现在“威视股份”如果有新的需求，大家会首先找到管理部门，看新的应用怎么样通过OA平台来实现，这种思维方式和工作习惯的改变是巨大的。

系统两次升级，平台联动五洲

2006年春节的时候，“威视股份”的总裁写了一封信，感谢并慰问所有“威视股份”的工程师。在五大洲40多个国家，所有“威视股份”的现场设备维护工程师同时收到了这封来自公司最高领导的热情洋溢的信。“当时觉得特别的激动!我们远在异乡本来是比较凄凉的，但是看了那封信后我心里有一阵阵的暖流，眼泪都要流出来了!”一位现场工程师动情地说。

其实这是在OA系统经历了两次升级之后才实现的。办公平台是与外部业务拓展息息相关的，并非上了一个OA系统以后就可以万事大吉，高枕无忧了。平台必须要能承受业务发展带来的支撑压力。从2003年的开始，“威视股份”的海外业务迅速拓展，它的产品与服务遍布欧洲、美洲、大洋洲、亚洲、非洲的十多个国家和地区，这就意味着这个OA平台必须覆盖到五大洲的每个有现场工程师的每个角落，这下问题又逐渐凸显出来了。

2004年初的时候，神州数码协助“威视股份”进行了第一次升级，这次升级主要是应用模块的丰富，从原来的GD七个模块，一下子增加到20多个应用，涉及到很多方面，主要是企业管理、经营计划、行政办公，智囊管理这四大类。应用模块升级的过程还是比较平稳顺利的。

2005年7月的第二次升级是一个很大的动作。“威视股份”采用的是CS模式，速度比较慢，而且，公司不断地上了一些新的信息系统，这些都是用BS，也就是浏览器的形式来访问的。因此很多系统不能直接登录到公司的OA平台，这给公司的业务发展带来了一些不利因素。神州数码帮“威视股份”做的第二次的升级就是把CS模式都改成BS模式。

这次的升级是一个质的飞跃。在升级前五大洲一些相对比较落后的地区，像非洲，亚洲某些地区，由于受到当地的网络的速度的限制，在原来的CS结构下没有办法访问OA平台，但是升级之后，这个平台的覆盖面一下子可以扩大到五大洲很多地方。所有的现场工程师都可以访问到公司的OA系统。正因如此，2006年春节的时候，他们才能看到那封热情洋溢的“慰问信”。

目前，OA平台是“威视股份”运用最广泛的信息系统，国内以及国外分支机构的用户都可以登录平台。OA平台同时也是公司目前应用最深入的信息系统，包括邮件、重要文件、知识库、IT服务、企业管理、企业文化、行政事务、经营计划、质量管理、信息帮助等几大类，总共62个应用模块，不仅包括邮件、公文等日常办公应用，还包括质量信息交流、物料申请等涉及到质量和生产管理的内容。

2005年，“威视股份”的海外市场占到了其市场总额的60%，海外营业收入占其总营业收入的60-70%。目前，“威视股份”的业务已经拓展到了五大洲的40多个国家。业务部门的需求是信息化的源动力。贴合业务部门的需求，“威视股份”的OA平台正在不断进行完善和丰富，目前各种应用也在不断深入。

“威视股份”信息部部长耿兰给记者介绍说，很多信息化建设初级阶段的企业在参观过威视股份后，对威视股份在协同办公信息化方面的成就非常认同，并希望能够借鉴“威视股份”的经验，能为自己的企业建设真正协同的办公环境。

“威视股份”像一支庞大的远洋舰队，正在不断地拓展他的海域。这支舰队的远航需要船舰之间以及舰队与外部的有效沟通与快速反应。信息技术为“威视股份”打造了一个全球的协同办公平台，有力地支撑了舰队向更宽广的海域不断开进。