华虹集团协同办公系统建设案例

集团业务模式

华虹集团是国内电子行业的50强企业，主营业务为芯片设计、芯片制造、IT产品设备、系统集成、电子器件物流、工艺研发、投资管理。公司旗下有华虹NEC、上海贝岭、北方华虹、南方华虹、华虹电子、华虹国际、信虹投资、研发中心等12个子公司和董事会、财务部、人事部、项目应用部、运行管理部等七个管理部门。集团主要向客户提供Foundry加工技术；集成电路设计及服务；公共交通卡、轨道售票系统等IC卡系统应用；通信产品等。集团业务和规模经营要求公司资本雄厚、人员素质高，运作机制好，能够建立和拥有自己拓展业务的渠道，使集团获得长期持续发展和较为可观的经济效益。

行业竞争情况

激烈的市场竞争在电子行业尤为突出，特别是那些从事高技术、高附加值产品的加工型电子企业将承受越来越大的国际市场压力。企业要生存发展就必须提升自身的市场竞争能力，建立起对市场快速反应的机制，信息化自然就成为企业选择的一种手段。现在，对电子生产企业来说ERP已经是最基本的系统了。在用erp系统整合企业的物流、信息流、资金流的同时，有的企业已经以ERP系统为后台，向CRM、SCM、协同商务等扩展，整合企业外部的物流、信息流、资金流，以迎接全球性电子行业竞争的挑战。

企业信息化历程

基于企业业务的发展和内部信息化需求的产生，早在2002年华虹就实施过一套企业内部的办公管理系统。但是由于系统使用和操作过于烦琐，加上企业对业务流程没有清晰的认知，对信息化项目缺少经验等诸多因素导致了项目失败。然而此次项目失败并没有动摇集团实施办公管理系统的决心，总结了上次失败的经验和教训，2003年集团对自己内部的业务流程进行了优化和重组，与此同时集团的业务有了良好的发展和提升，由于集团经营业务种类繁多，下属分支较多，业务流转相对周期较长，信息沟通不够及时，集团不能对整个公司业务作到及时有效的监控，2004年初集团产生了实施信息化系统的迫切需求，希望能够通过一个企业办公平台将企业内部的信息流、资金流、物流统一起来，实现信息的统一和高效流转。

信息化动因

集团现有内部局域网，集团外部网站、财务软件、人事管理系统四个相关的业务系统，由于现有的业务系统相互独立，从而造成了所谓的“信息孤岛”的现象，这些信息系统之间的数据交换由于是通过人的维护进行的，常常会带来数据的不一致，造成延误产品的开发和制造过程，增加了产品成本。因此，通过信息系统的整合实现不同数据库的信息共享，不同应用软件之间的数据交换，对于提高企业的运营效率是十分重要的，只有实现了信息集成，才能实现企业信息流、资金流和物流的最佳集成，实现企业经济效益的最大化。

主要需求描述

在与华虹集团接触的过程中，OA系统的项目人员对华虹现有的业务系统进行了分析，发现华虹外部网站存在着有待完善的地方，现有的网站不论从结构上和内容上大多以企业为核心展开的，而现代企业要想在激烈的市场竞争中取得竞争优势，必须以客户为导向，把握客户的关注点。同时，销售、市场、客服、人事、后勤等企业内部信息分散存放在不同的信息库中，造成沟通不及时、不能有效的提取有用信息，从而影响了企业各个环节的提升和发展。

针对华虹目前的管理模式，OA系统提出了有针对性的内外网一体化的解决方案，采用集团外部网站+内部协同管理平台的架构实现企业内外资源的平台化一体化管理和运营。通过双方项目人员的沟通，最终确定项目的主体需求：

1、   外部网站的改版，以客户为导向同时突出集团主营产业和业务。

2、   内部平台的搭建，将集团的业务流程、产品销售、客户、人事、行政等集中运营在一个统一的平台上。实现具体功能，同时要求系统稳定性、安全性高，界面友好，易操作，扩展性能良好。

3、   内部系统和外部网站的有效结合：通过内部系统实现外部网站新闻、产品、招聘信息发布、维护和管理。

OA系统解决方案总体描述

基于OA系统协同管理平台（）的内外网一体化解决方案，通过七个关联模块协同运作集成了内网的新闻公告、文档管理、人事管理、客户管理等功能，同时，通过企业信息门户将企业月刊、在线定购、产品及服务发布等外网功能整合进来，真正意义上实现了企业内外网的完美整合。

OA系统内外网一体化架构图：

内外网一体化系统的优势：

§         无缝的信息发布处理流程，外部网站的信息可以通过内部的流程进行直接的高效管理。

§         多种权限的信息共享定义，可以针对不同级别的网站用户提供不同的信息内容。

§         内部的每一位员工都是外部网站信息的发布者，自由定义网站信息的管理流程，管理更加方便。

§         外部用户和公司内部的客户服务人员进行直接的沟通，信息直接流转，一对一的服务方式的直接体现。

§         和内部的CRM管理结合，对外部网站的注册用户的信息可以实时的掌握，同时客户信息的管理权限可以自由定义。

方案的外网功能：

1、         新闻信息管理

新闻信息管理是基于外部网站新闻信息的自动管理系统，华虹的外部网站的新闻，行业动态等信息可以基于内部管理系统的发布管理。相关内容的图片文字，全部建立在数据库的基础上，为用户对产品的查询提供了方便，可以实现用户端的模糊查询和分类的查询。相关的信息管理员通过登陆内部管理系统，创建自己分管的新闻信息，通过对应的上级审批，然后外部的网站上进行发布。

2、         客户门户管理

基于OA系统协同管理平台（）的客户管理实现了对用户的分级管理，自动跟踪，自动提醒，客户对应销售的权限管理，上级对销售人员的客户情况的管理等。

3、         信息反馈管理

提供访问用户的直接反馈，用户提交意见后，将反馈意见存入到后台数据库中，供系统管理员进行查看，并作出回复给用户。用户可以实现实时的反馈，避免了只有工作时间不同和时间差引起的不方便。

4、         人才招聘管理

外部网站通过在线简历，空缺职位等对外的窗口，发布企业的人才需求，人才的应聘管理通过网站的前台信息的收集，自动流转到OA系统管理平台（）的人力资源管理系统中，建立人才数据库。对应的人事管理人员通过对后台的监控挑选，发布面试通知。本模块通过和内部协同管理平台的结合，有效的降低了人力资源管理者的劳动成本。

5、         内容搜索管理

内容搜索分为两个部分，一个是对知识信息内容的搜索，一个是对新闻内容的搜索。整个内容搜索可以实现模糊字段的搜索查询。

6、         站点角色管理

系统站点由于不同的内容需要不同的部门的人参与管理和查看，所以针对权限的不同，网站的后台管理对每个模块的内容进行了级别的自定义功能，系统管理员可以对每个模块的管理进行到角色的分配。

方案的内网功能：

1、   知识文档管理

OA系统协同管理平台（）的知识文档管理模块（e-Document）提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。

§         强大的自定义功能与信息门户相结合，针对不同的用户提供不同的知识文档内容，并允许他们对信息和用户界面进行个性化的自定义，实现用户友好性和灵活性的结合。

§         严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性。

§         与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。

2、   客户关系管理

OA系统协同管理平台（）的客户关系管理模块（e-CRM）将客户关系管理深入到企业的各个部门中，通过与系统其他模块的集成显著提升了企业的客户管理。

§         e-CRM可以管理客户、分销商、合作伙伴等所有企业外部资源以及与其相关的合同、文档、交易记录、服务记录、工作流等信息。

§         e-CRM的客户卡片是存放客户所有信息的基础，除了提供客户的基本信息，还提供与其相关的文档和请求链接。

§         通过信息门户，e-CRM实现了企业内外部双向的信息交流和业务处理，从而使企业内部的人员和客户真正连接在一起。

§         e-CRM提供的基于各种标准的报告可以让企业获得宏观或微观上的市场状况，从而为正确的决策打下基础。

3、   人力资源管理

OA系统协同管理平台（）的人力资源管理模块（e-HRM）不同于传统的人力资源管理系统，通过与其他模块的协同工作，实现人力资源管理的全方位化和个性化。

§         自定义企业的组织机构，地理位置、人员信息结构，使得e-HRM的管理完全贴合企业的实际状况。

§         e-HRM使员工数据结构化，完全简化了对员工数据的维护和处理。

§         e-HRM完全个性化的应用能够大大提升人力资源管理的效率。

§         e-HRM强大的报表和统计功能，可以使企业以多种角度对人力资源进行分析，帮助企业制订合理的人力资源管理政策。

§         e-HRM提供基于组织和人员角色的人力资源管理功能。

4、   资产产品管理

OA系统协同管理平台（）的资产管理模块（e-LoGIStics）对资产进行规范化的管理，通过对其划分目录、类别、种类等使资产信息有序化。

§         可以对资产做复杂的定义以适应企业需求，并且通过与其他模块的结合集成资产的所有信息，包括说明书、所属部门、价格、当前价值、流转状况、负责人、使用人等。

§         通过与e-Workflow的结合，实现申购、借用、盘点、出入库等相关功能。e-Logistics跟踪资产整个生命周期内的使用情况。

§         e-Logistics提供多种报告以对资产使用情况、流转情况、折旧情况、需求统计等作出多角度的分析以支持企业的资产管理。

5、   项目管理

OA系统协同管理平台（）的项目管理模块（e-Project）管理项目的整个生命周期，包括项目的启动、计划、执行、控制和结束。企业可以根据实际情况实现合理的项目运作，对项目的人、财、物进行恰当的分配和管理。e-Project还可以管理各种会议，并可自动启动相关的工作流。

§         e-Project对项目进行逐层的分解，最终获得可控制和可操作的子任务，用户可以制订相应的项目计划，包括具体的工作内容、人力资源使用、进度安排、负责人安排、物料需求等，并且通过工作流传达给相应的人员。

§         e-Project在项目进行的整个过程中管理与项目相关的所有信息，使得项目的进展情况一目了然。它为所有指定的人员在任何时间、任何地点安全且精确地提供与其项目角色匹配的项目信息，使项目随时处于监控状态，并可实时进行调整。

§         e-Project可对项目进行各种角度的分析，帮助管理者分析项目进展的状况、人力和物料使用的状况以及相关的预算和费用支出，它可以帮助用户及时发现影响项目进展的因素从而对项目作出调整，达到项目管理的最优化。

6、   财务管理

OA系统协同管理平台（）的财务管理模块（e-Financials）是分析企业财务数据的基础，它与企业现有财务管理系统形成数据接口及与本系统其他模块的结合完成财务数据的处理和更新。

e-Financials实现了企业表现的在线浏览。通过各种财务分析、报表和指示器，提供给管理者企业运营和绩效的财务方面的详细了解。

7、   工作流管理

OA系统协同管理平台（）的工作流程管理（e-Workflow）可以对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作。工作流管理是提高组织效率的有效工具。

§         e-Workflow提供强大的自定义功能，支持企业复杂的工作流设置。企业可对工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件，直至相对底层的表单和字段进行自定义，使得工作流的定义完全与企业的政策和实际运营相符合，而不必进行复杂的二次开发。

§         e-Workflow同时也提供了可定制的浏览和报告的功能，用户可以对工作流的关键信息进行任意的定义以获得特定的报表。e-Workflow的特性可以使用户获得非常灵活和丰富的统计报告以对相关的决策作出支持。

方案技术架构

华虹内外网一体化解决方案是一个基于J2EE架构的大型分布式应用。采用J2EE的三层架构体系。可选择多种系统环境，满足不同类型、不同规模企业的需要。企业可以根据自己的实际情况构建合适的应用环境。结合操作系统、应用平台或第三方的产品，同时还可以构筑高安全、高性能、高可靠的应用环境。
J2EE架构具有以下优势：

1、   平台无关性。用户不必将自己捆绑在某一种硬件或操作系统上，可以根据自身的情况选择合适的硬件、操作系统、数据库。

2、   J2EE是一种组件技术，已完成的组件能被方便地移植到任何其它地方。

3、   J2EE作为中间件，提供了强大的功能，使开发人员只需要关注商业逻辑，因而能加快开发速度，提高系统的运行效率和稳定性。

4、   保护用户投资。当用户更换平台时，由于基于J2EE的系统能方便地移植到其它平台上，而无须重新开发，因此能有效地保护用户的投资。

5、   广泛的支持。J2EE技术规范得到了从国际性大公司到自由软件开发者的广泛支持，SUN，IBM，Oracle，NETSCAPE，BEA等纷纷推出基于J2EE的软件产品。在网上可购买或免费下载各种标准组件。

项目目标

整个项目分为集团外部网站建设和内部协同管理平台搭建两个部分：
    1、外部网站建设目标

§         突出华虹其作为大型集团企业的特点，使每一位浏览过华虹网站的访问者都能留下美好的印象，并对公司服务项目有详尽的了解；

§         整体设计上使华虹公司网站体现整个公司的一贯风格：大气、简洁、明快、流畅。内容上分层面介绍公司发展历程，组织机构，树立良好的企业形象；

§         丰富关于公司介绍、产品介绍、新闻动态等内容，提高企业在社会上的透明度，增强信息发布的力度和频度，有助于提升企业的形象，并促进产品宣传。并对这些栏目进行动态实时更新；

§         设立客户门户后可查看针对他们的信息，获取公司的开放信息，并实现和公司的高效沟通。

§         可以方便地更新，页面动态生成，后台要有统一的、强劲的管理系统方便页面的更新和维护；

§         网站内容分类较多，要求能根据需要随意为各个栏目设置管理员；

§         确保系统正常无故障运行；

2、内部平台建设目标：

§         规范企业内部电子化管理流程，使公司内部的有效信息结构化；

§         搭建企业的知识库，为知识的积累，共享和创新提供一个平台；

§         有效的人力资源管理，组织和管理企业的员工，以及他们的工作；

§         对产品、资产和服务进行有效地管理，并通过Internet/Intranet 发布；

§         通过集成的财务数据分析组织的业绩表现；

§         通过信息门户，实现与客户、供应商、分销商和合作伙伴之间的信息共享和互动；

§         将客户集成到服务、销售、产品和财务等视角中来，真正获得对客户360度的观察；

§         管理项目的信息，安排项目的计划，监督实施，监控项目的资金运转；

§         各种统计报告，综合的指标，从多角度对事务和信息进行统计和分析，为决策提供依据数据存储的统一性、系统的易用性、支持的远程性和服务的持续性。

项目规划

项目实施重点及目标：华虹集团内部相关资源的整合、让公司所有的成员在同一个信息平台上实现数据资源的共享、构筑一个公司级的协同工作中心、全面提高公司的核心竞争力！

项目实施人员：在华虹集团相关部门的领导下，由OA系统公司项目经理、技术支持、咨询顾问、实施工程师组成的项目实施小组。

项目实施总体原则：分阶段、循序渐进、实用原则、知识原则

实施流程规划：

1、   外部网站形象建立

2、   外部网站功能完善

3、   内部协同管理平台建设

4、   构筑企业信息门户

5、   集成内外网，实现一体化信息管理

整个实施周期跨度6个月

实施策略

1、外部网站实施流程：

网站页面设计、栏目设计、程序设计、网站建设、测试运行、正式运行

2、OA系统协同管理平台（）采用分阶段、分区域实施：

实施区域：集团总部

实施模块：华虹集团知识管理模块、华虹集团日常办公流程、华虹集团人力资源管理模块

具体实施步骤：

1、  实施准备阶段：系统环境准备、对华虹项目人员进行系统使用、系统事实、系统设置的培训

2、  资料收集：华虹集团内部业务流程、人力资源、知识文档等

3、  系统试用站点搭建及初步运转，系统偏差分析

4、  根据偏差调整系统，确认各部门需求再次调整

5、  搭建正式系统

6、  系统培训和考核

7、  系统正式上线

8、  系统推广及维护

实施成果与效果

目前华虹内外网一体化方案已经初步实施完成并正式上线运行，通过半年多的平台使用和运行为华虹集团带来了工作效率和集团效益的有效提升，具体体现在：

§         提高了事务处理的工作效率

§         提高了经营管理决策的客观性和实时性

§         对产品生产进度进行了有效监控

§         有效的加强企业财务监控及预算管理

§         实现企业知识管理的规范性、统一性管理

§         电子化业务流程，实现各种业务的透明管理

§         改变了企业的人力资源管理模式，帮助企业组织管理的进一步提升

信息系统工作的应用前景

华虹内外网一体化解决方案通过内部平台和外部网站的完美集成，在实现对外信息发布，对内业务管理的同时保持了信息的实时性、有效性和统一性，将企业人员从烦琐的重复性劳动中解放出来，通过流程将企业内外部资源链接起来，基于协同管理的先进思想和理念，将企业相关的各个要素（人、财、物等）关联在一个统一的平台上进行集中管理，实现了企业信息的结构化、有序化和个性化，能够真正的帮助企业实现管理和业务的进一步提升。

目前华虹集团总部的项目已经实施完成并正式上线运行，通过半年多的平台使用和运行为华虹集团带来了工作效率和集团效益的有效提升。下一步将在集团的各个子公司中进行系统应用的推广工作，同时实现集团总部和各子公司的平滑链接，实现总部和各子公司数据和信息的顺畅流通。