从点击“协同商务”开始-上海华欣医疗集团协同办公系统实施案例

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登录上海华欣医疗集团的官方网站，首页右上方有一个醒目的按钮“协同商务”，它是华欣员工登录协同办公系统进行日常业务处理的入口。公司员工每天上班的第一件事，就是打开电脑，打开IE，登录协同办公系统，大家已经熟悉了这种信息交流和传递的方式，在这个虚拟的网络办公室中，无论在什么地方、什么时间，大家都可以进行事务处理、信息传达和资料查阅。

华欣医疗是一家医疗影像设备行业的专业维修公司，专注于为客户提供包括设备销售，设备融资租赁，工程维修，零配件球管供应、技术培训等服务项目，经过十余年的发展目前公司的服务客户达到了四五百家。近几年信息化市场的持续升温以及信息系统在医疗行业管理作用的日益凸现，加速了国内医疗企业信息化建设的步伐，但是由于信息化建设本身成功率比较低以及医疗行业和IT产业之间在需求上缺乏吻合等问题，医疗企业在对待信息化建设上还是比较谨慎的。作为一家以客户和服务为核心的医疗企业，华欣的信息化建设始于2004年，当时信息化项目的提出主要是基于两方面的需求：一是解决客户业务的处理能力和响应速度，一是加强公司内部各人员以及部门之间的沟通和协调能力。

初次接触协同办公系统

2004年年底，华欣信息化办公系统建设项目正式立项开始了选型工作，通过互联网我们对市场上的办公自动化系统进行了初步了解，当时一个新兴的办公软件引起了我们的兴趣和注意，就是我们现在每天使用的协同办公平台，通过网络我们了解到国内有几家在协同办公领域做的不错的公司，其中一家是和我们同在上海的OA系统公司，通过OA系统官方网站我们大概了解了OA系统的产品、服务以及成功客户等方面的信息，初步评估后我们主动致电OA系统公司，因为同在上海很快双方敲定了产品演示的时间，OA系统售前咨询顾问的演示给我们留下了深刻的印象，整个演示会围绕我们提出的需求以及协同办公系统如何实现来展开，协同办公系统不仅可以实现客户信息的集中管理和分析，同时通过客户门户和流程应用可以大大提升客户业务的处理能力和响应速度；更为重要的是，其协作性在满足日常办公信息化的同时实现了公司内部人员的顺畅沟通，同时为管理层提供了透明清晰的组织管理，通过此次面对面的沟通和交流，我们对于协同办公系统有了一个更加直观的了解。

选择OA系统协同管理平台()

与OA系统的沟通进一步确定了我们购买协同办公系统的意向，通过双方的深入沟通第一期的初步需求主要集中在工作流程、知识文档、人力资源、客户和财务五个方面。出于对软件的实施风险等方面的考虑，经过项目组的讨论决定我们还是希望能够对OA系统产品的成功客户应用进行参观，并就此与OA系统公司进行了协商，对于我们提出的参观需求OA系统公司挑选了上海的两家集团型成功客户，在参观的过程中我们对于协同办公系统的实际应用情况有了进一步的了解，同时提升了我们对于协同办公系统成功实施和使用的信心。

在软件的实施和使用过程中总是存在这样那样的问题，对于项目实施过程的难度分析，可能碰到的问题以及如何解决？需求整理中容易犯的错误，项目的有效沟通和处理等方面我们还存在一定的疑虑，针对这些问题OA系统项目人员提供具体的实施安排和清单、项目计划书以及参考方案彻底的打消了我们的疑虑。2005年3月，华欣正式和OA系统达成合作协议，启动华欣协同办公系统建设项目。

协同办公系统的搭建和使用

从现在来看，华欣协同办公系统的成功实施和推广离不开几个关键要素，一是公司管理层的大力支持，华欣的总经理以及整个项目组成员参与了整个项目的实施推广过程；一是OA系统项目实施团队的专业能力，从前期的实施准备和需求整理、到系统安装、初始化设置、以及最终用户培训、系统上线和推广，OA系统的项目实施人员体现了良好的问题解决能力和沟通能力。按照初期的项目时间表，2004年5月整个系统正式上线，在系统的使用和推广过程中也碰到了一些问题，主要是员工日常办公方式的转变。在这一问题上，经过项目组成员的沟通确定了一个系统全面推广方案，首先华欣的管理层强调系统使用的重要性，公司由上至下层层督促使用系统，同时OA系统的项目人员使用了由点到面的渐进方法以及强化培训等方式，逐步转变了公司员工的办公方式，现在华欣所有的业务都搬到了协同办公系统上来处理，对于华欣而言这不得不说是一个很大的改进。

协同办公系统的使用成效

经过1年多的系统使用和推广，公司员工从对协同办公系统的不了解到逐步接受，公司业务处理已经完全离不开协同办公系统。“流程”、“待办事宜”、“工作流”、“协作区”、“留言给我”等等这些系统中的名称，已经逐渐渗透到员工的工作中。在这个虚拟的网络办公室中，领导可以轻松的处理日常事务、下达任务和指令、查看工作报表和财务报表；各个部门经理可以掌握下属的工作情况；客户可以通过门户了解华欣的新产品信息，提交问题并得到快速的解决。员工之间、部门之间以及公司与客户之间建立了一个高效的协作组织，使得业务的处理更加快速和便捷，交流和沟通变得更加顺畅。借用OA系统咨询顾问的一句话，就是“协同办公平台帮助企业建立内外部的平滑业务链，各人员、各部门、各机构、客户、伙伴都可参与企业的商务过程，建立高效的协作体系。”

通过第一期需求的实现和系统的深度应用推广，极大的提升了我们对于第二期系统推广应用的信心。同时OA系统协同办公系统在应用的横向和深度扩展上体现了强大了性能，对于今后深度办公需求的实现提供了有力的保障。我们希望协同办公系统在华欣的成功使用，可以树立成为协同办公系统在医疗器械行业的一个典范，为更多的同行业企业在信息化建设过程中提供一定的参考和借鉴。