协同办公企业需要主动出击

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编者按：
办公自动化正在从传统的“文档处理”向“办公门户”、“流程化”、“知识化”演变。在这股变革的大潮中，企业应该主动出击，定制自己的协同办公平台。

办公自动化正在从传统的“文档处理”向“办公门户”、“流程化”、“知识化”演变。在这股变革的大潮中，企业应该主动出击，定制自己的协同办公平台。

作者:么黎明

OA系统（Office Automation 办公自动化）对企业来说，应该是仅次于财务系统的最早应用系统。在漫漫二十多年的发展过程中，办公自动化基本上没有什么大的变化，它不像ERP那样大起大落，也不像HR（人力资源管理）、CRM（客户关系管理）等那样异军突起。办公自动化在企业中始终扮演着关键却默默无闻的角色。

但是，办公自动化的理念也在潜移默化地转变着。特别是近几年，随着信息技术的迅速发展，办公自动化也从传统的“文档处理”等开始向“办公门户”、“流程化”、“知识化”演变。

对于企业来说，要不要去追随这股变革的大潮？还是墨守陈规，继续着传统的办公自动化呢？

不要让OA成为企业的慢性病

企业信息化从办公自动化开始，然后，渐渐的被各种新的概念与系统所冲淡，一个企业也许很早就上了办公自动化，后来又开始上ERP，再后来开始上CRM、eHR、SCM等。那么，有没有回过头来看一下，办公自动化是否成功，现在是否在发挥它应该发挥的效益呢？办公自动化系统对企业的发展有没有起到促进的作用呢？据统计，一套办公自动化系统的寿命大都在3-5年之间。如果不能随着企业的需要不断的演进，那么，很可能就像慢性疾病一样困扰着企业。它拖得时间越久，造成的损失越大，同时也越难治愈。

在应用办公自动化的最初一段时间，办公自动化的作用是有目共睹的：提升办公效率，降低办公成本。办公自动化最初的目标就是提升办公效率，降低办公成本，可以说，这时的办公自动化是成功的，是有效果的。随着企业信息化的不断提升，更多的应用系统不断被引进到企业当中，渐渐地，某些原本在办公自动化系统中的功能，在其它的应用系统中也被引入进来，而且，由于技术先进，往往比原来办公自动化中的功能更强大、更有益于企业。因此，不知不觉，企业中的信息开始出现重复，员工开始不知所措，因为一件事情往往需要他们在几个系统来回穿梭。同时，渐渐的，办公自动化的功能开始被淡化，久而久之，办公自动化就成了我们现在经常看到的代名词：收发文系统、文件审批系统等。

办公自动化要摆脱这种困境很不容易，因为用得久了，就成了习惯，虽然可能是一些不好的习惯，但是想要改变它就要花更大的力气。

办公自动化没有发挥最大效益？

办公自动化系统的采购与建设不是困难的事情，因为一直以来，市面上都有数不尽的办公自动化系统供企业来选择。这种绝对的卖方市场在一定程度上湮没了企业真正的需求。办公自动化系统的提供商可以大致分为两种：一种是提供即插即用的办公自动化软件，只要装上，企业就可以使用了，企业用不着根据自己的需求来设计。当然，企业也无法自行设计，因为这样的系统根本就不支持。另外一种是提供一个平台，企业想怎么用那就自己去研究。想用好，就要花大量人力来做，否则就只能用来发发邮件。

正因为这样，最初企业选择办公自动化系统可能只是单单看中了几个功能，能够解决一些问题就上马了，根本没有从内部深层次的需求去分析。不清楚企业到底想通过办公自动化系统实现什么目标，是企业办公自动化没有发挥出最大效益的最根本原因。

要将OA与协同联系起来

一个企业，无论是金字塔形的组织架构，还是扁平化的组织架构，都不可避免的遇到信息传递的问题。从最典型的金字塔形的组织架构来看，这种组织强调工作的专业化分工，一条是“指挥链条”，由上而下，一条是“责任链条”，由下而上。这种组织架构的弱点在于，会出现“信息截流”的现象。“隔行如隔山”，不同工作类型部门间的信息交流“门槛”较高。这就易出现“信息截流”的现象，造成不协调，效率低落，对外界变化的总体反应迟钝。

要打破这种局面，就要求在组织中强调协同。目前，比较成熟的对协同的理解可以这样描述：

流程协同：强化跨部门、跨组织的流程自动化。依靠全面的协同处理逻辑与相关工具，实现高效的处理工作流程与数据流程，实现企业内部各种业务管理流程，并支持企业内部流程与跨企业的商务流程的交互，实现现代延伸型企业的协同商务。现在的办公自动化流程已经不是简单的公文流转、请假、开会等流程，更多的需求是与企业业务有关的销售、研发、采购、生产的流程。那么您可能会问，我的ERP干什么呢？ERP还是ERP，只是新一代的办公自动化系统应该与ERP整合，让管理者不用进到ERP里面，在办公自动化的桌面上就可以轻松处理ERP中的流程。

人员协同，人员协同的终极目标就是“零距离”。员工之间的沟通越简单、越方便，企业的工作效率越高。通过提供综合通讯、文档交换以及电子会议等群组协作环境，建立虚拟团队管理模式，结合以人为中心的知识应用与流程管理体系，最大限度地强化人员之间的沟通，协调团队的行为，密切人际交往与商务关系。

知识协同，通过提供综合文档管理、动态数据处理与企业信息门户，高效整合分散于企业内外的各类文档、数据资料与其他信息，挖掘信息的内在关联，增加信息可理解性与再加工能力，使之成为高附加值的知识资产。

应用协同，通过提供具有高度扩展能力的企业协同应用平台，可方便快捷地开发、实施与集成各种应用系统，使之相互配合，成为个性化的综合解决方案。并通过不断的功能扩充与系统升级，实现渐进式信息化，满足企业持续发展的要求。

可见，协同办公是办公自动化软件的大势所趋。也正因此，当今的办公自动化软件几乎都开始打协同这张牌。几乎是一夜之间，以前的办公自动化软件都在前面加上了几个修饰词，比如“协同办公自动化”、“知识型办公自动化”、“智能办公自动化”等等。那么，这些软件是否真的是“名副其实”，还是“换汤不换药”呢？企业该如何去选择？

企业是等还是主动出击

任何新鲜事物从出现到成熟，都要经历一个时期。同样办公自动化软件的转变，也要有个过程。随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的OA都已经远远超出了传统OA的范畴，这些改变大部分是通过企业自己增加的功能或者整合来实现的。集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。有些企业使用的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓.

对于正处在新旧办公自动化系统选择的十字路口上的企业，我建议及早下定决心，不要等，如果等的话，企业真的可能患上“慢性病”，病的越久，越难治愈。

我在不同的企业中也遇到过一些IT主管，他们都有一肚子的苦水，主要有几种情况：第一集团在若干年以前全部采用了一套办公自动化系统，虽然使用上越来越觉得不方便，但没有办法，要统一行动，虽然看到一些很适合自己公司的办公自动化系统，但是却不能“擅自作主”。第二已有系统中的流程已经成熟，不敢轻易转换平台。第三技术架构限制，Java还是.net只能从一而终。当然这里还有许多其他的原因。

是等还是主动出击，只有企业自己决定。如果让我来选择，我会选择主动出击。

构建企业自己的协同办公平台，你准备好了吗

主动出击做什么？去选一套办公自动化系统来替换现有的这一套吗？当然不是这么简单，如果是这样，那么明年或者后年，你还要面临今天同样的问题。

企业首先要做的是什么？我建议先找一些办公自动化系统提供商来给自己洗洗脑。充分了解市场上各种办公自动化的新的理念。接下来深思一下，自己的企业有什么是要在5年之内要做的，信息系统如何来辅助，能否和办公自动化系统衔接。最后，才是看系统，认真地多选几家。

但是，请时刻的提醒自己，从现在开始，您是要构建自己企业的协同办公平台，不是去买一个现成的软件产品。办公自动化中的流程与功能个性化非常强，每个企业都不一样，不像ERP中的流程，采购、收货、入库、生产、出货等有一定的标准。因此，无论什么企业采用SAP都可以，只要你有预算。办公自动化系统不一样，它与你的文化、你的组织、你的办公流程紧密联系，因此，你需要一个可自定义复杂流程的办公自动化平台。

信息化的路途很漫长，但是不能一成不变，能够根据自己企业的需求不断更新、完善的办公自动化系统才是企业真正需要的。