网上审批成“鸡肋”有何良方对症下药

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网上审批系统改变了传统意义上公文审批物理时空的不足、局限，提供了高效率、全透明、全天候、全位置的在线交互服务，大大提高机关企事业单位行政管理效率，是信息化时代大势所趋，也是信息化时代的主要烙印之一。

网上审批多成摆设，“鸡肋”现象屡见不鲜

南方某市为了推进电子政务建设，三年前就推行以网上行政审批为重点的行政审批中心建设。然而自诞生那一天起，“收发室”之困就成行政服务中心挥之不去的难题。此市一些政府部门虽在行政服务中心设立了窗口，但许可或审批事项的授权不到位，窗口只能进行简单的申报材料、许可或审批件的收发，许多审批过程要回到原部门进行，而需要原件证照也仍需人工查验，窗口人员成了摆设。

一家食品企业在进行OA应用初期也陷入困惑，当时推广应用的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，进行网上审批，提高企业管理效率。可过了一个多月的运行后，发现OA系统的应用仅局限于收发短信、通知和存档而已，员工们抱怨说事事要用电子化审批很麻烦。3个多月后，这家企业老总竟发布通知，暂停网上审批，要求所有公文审批由秘书打印成纸质后送他批阅。

不管是OA、HR或是CRM，还是目前机关单位推行便民的电子政务，它们的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要是进行网上公文审批处理。

然而，很多数用户单位而言，却感慨颇多，这些系统工作流的主要功能大部分闲置，网上审批很少流转，也遭领导层弃用，使得这些系统网上审批功能变成了鸡肋，成了目前信息化建设应用推广中一个通病。

网上审批何以味如“鸡肋”？

为什么信息化建设会常出现高成功率、低效用率的现象，网上审批变成“鸡肋”？

一是某些软件系统细节设计不够完美，流程不合理。以公文流转为主要特点的OA软件为例，时下不少OA审批设计流程比较繁琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。

二是体制问题造成相关部门各自为政，互联互通难，制约网上审批。企业有多个分支机构、部门，一些企业集团还有异地分公司，市级政府也有众多机关单位，但是现实是不同分支机构、部门之间常缺乏业务协同和信息共享机制，大多数审批系统之间相互孤立。

三是安全性困扰着网上审批的推广普及。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全；其二是电子公文传输中安全性。在网络环境中传播和存储，容易受到黑客、病毒攻击，造成公文失密、信息被盗改等严重后果，因此用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑。

四是用户单位 “只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国机关企事业网上办公审批系统已开通多年，但网上办公大都只能停留在初检阶段甚或“粗检”阶段，在不少人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文进行网上流转审批，应用者会感觉不放心，只相信手写的凭据，特别是财务、采购部门以及政府公用办事部门。

上述几大障碍的存在，容易导致“网上审批”的肤浅化——使网上审批仅仅能完成网上表单下载、信息递交等比较“初级”工作，而不能再更深一步地发挥信息技术的优势。

网上审批二次突破，路在何方？

时下以网上审批为中心的信息化建设已成了国内机关企事业单位效能建设的重点，虽然网上审批建设一路走来，苦乐交加，成败皆有，但目前网上审批已处于改革深水区，是不能走回头路，只有继续探索革新才是正道。如今网上审批二次突破，路在何方?CIO又该如何作为？

一是以“整体战略”推动网上审批建设全面有序进行。国家机关部门应尽快根据信息化的特点，对有关办事流程的规定进行修正或补充，简政放权，从程序上为网上审批的实现创造良好环境；而对企业而言，则应从管理体制、技术培训等方面着重切入，为“网上审批”朝着更有效、更实用的阶段迈进扫清障碍，尤其是部门之间审批业务的配合、利益的平衡以及人际关系的协调。

二是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。另外，也可采取打印流程中的部分重要字据，然后让相关事项当事人手写签字备案，这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。

三是完善安全机制，为网上审批工作提供保障。网上审批安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施，同时，“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应更进一步提升系统的安全等级，最大保障审批业务的顺利开展。同时尽早全面推行电子签章，使电子签章得到法律有效确认。

四是利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。用过WORD文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果单位领导采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合领导的使用习惯；另一方面各人的手写笔迹都是不相同，如有人要冒名领导签批文档的话，就会容易通过签名鉴别给“揪”出来。另外，手写技术，也符合人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯，可大为方便习惯纸笔的人士。

另外，用户单位领导要破除怀疑思想、部门主义、利益思想，率先垂范应用网上审批流程，身体力行推动信息化建设，也很重要。（IT168）