CIO经验：管理软件成功应用四条基本规范

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CIO经验：管理软件成功应用四条基本规范1

不少企业的CIO在部署信息化管理软件的时候，一开始都是兴致勃勃;但是到信息化项目接近尾声后，他们就像缺水的植物一样焉下去了。信息化管理软件没有取得像他们预期那样的效果，让CIO无法像投资人交待。那么为什么会造成程中情况呢?CIO是不是需要认真分析总结一下?笔者在实际工作中也经常遇到这种反差。根据笔者分析，这可能是以下这些原因所造成的。

一、基础资料准备不理想。

信息化项目，三分软件，七分实施，十二分数据。可见基础数据对于信息化项目的重要性。但是可惜的是，不少企业的信息化项目还是在这个基础资料上载了跟斗。如笔者以前实施信息化项目的时候，就在基础资料上走了不少的冤枉路。企业在上erp系统之前，企业已经有了一个信息管理系统。这是一个企业自己研发的一个产品信息库，用来管理企业的产品信息。在这个产品信息库中，所有物料都是通过流水号编码的。这个物料编码原则不是很科学。如即时是企业的老员工，也指能够记住一些常见产品的编号。当新员工到企业后，很难在短时间内记住这些没有丝毫规律的物料编码。结果他们在查询产品信息的时候，基本上都是通过产品名称或者规格来查询，降低了查询速度。最要命的是一些新员工可能不熟悉系统中以前的纪录，故当他们找不到某个产品纪录(其实系统中存在)，他们就会新建这个产品信息。结果就导致产品信息库中的纪录又重复的情况出现。为此这个系统用到后来就成了企业信息化管理中的鸡肋，丢之可惜，食之无味。企业在这个系统的取舍上很难做出决定。

其实，现在现在这个信息库基本上已经处于瘫痪阶段。因为这个信息库中的基础资料存在着严重的缺陷。如物料编码不合理，产品纪录不唯一等等这些基础资料的致命缺陷，严重影响了信息化系统的正常使用。这些基础资料的质量得不到保证，信息化系统的效果也就可想而知了。后来笔者跟企业领导一合计，最终还是放弃了这个产品信息库，而准备上ERP系统。在部署ERP系统的时候，笔者抽调各个部门的精英对原有产品信息库中的产品信息进行了清理。真是不理不知道，一理吓一跳。这个产品信息库中的产品信息最终只有大概40%左右的内容可以用。难怪以前这个产品信息库不能够在企业中发挥应有的作用呢。

故笔者认为，基础资料不理想，如物料编码不合理或者基础资料存在着重复、错误的现象，这是导致企业信息化项目效果不理想的罪魁祸首。

二、软件选型不对口。

另外一个制约企业信息化项目效果的因素就是软件选型。不好企业在信息化项目选型的时候，可能太过于关注软件的价格，结果忽视了信息化管理软件与企业的兼容性。笔者跟不少企业的CIO交谈过，发现很多企业都存在着大脚穿小鞋或者小脚穿大鞋的情况。也有不少企业存在着行业不对口的情况。这些都会对企业实施信息化项目带来负面影响。

如笔者认识一家制造企业的信息化项目负责人。他们主要从事五金工具的生产。前两年他们企业开始上一个ERP项目，采用的是一个开源的ERP系统。据说这个系统是当时最大的一个开源系统。可是企业上这个ERP后并没有从中取得多大的效果。后来根据这个项目负责人分析，就是因为这个软件不对口所造成的。原来这家企业现在管理的瓶颈主要在于生产管理上。企业产能管理、生产排程、委外管理与控制、生产成本控制等等，这些是企业管理中的难点。可是那时企业采用的这款开源ERP系统根本无法实现这方面的控制。结果呢，就可想而知，不能够解决企业生产管理中的实际问题，这款ERP系统最终只成了一个摆设。这家企业花了一年半的时间实施这个 ERP系统，最终还是失败告终，不能够取得他们预计的效果。最后这家企业不得不对ERP系统进行二次选型。上个月还碰到过这家企业的项目负责人，他们现在好像采用了神州数码的易飞ERP系统(号称国内生产管理模块最强的ERP软件)，只用了半年的时间，在生产管理上就取得了一定的成效。比企业以前花了一年半的时间效果还要明显。

可见，信息化管理软件与企业门当户对也是必须的。否则的话，就容易造成信息化管理软件与企业不兼容的现象。据笔者这几年工作的了解，企业与信息化管理软件不兼容的情况经常发生。主要存在如下几个不对口的情况。

一是上面所说的功能不对口。每个企业都有自己管理上的瓶颈。如果这些管理上的瓶颈不能够通过信息化管理软件得到有效改善的话，或者说信息化管理的重点都在那些无关痛痒的作业上面，那么这个信息化管理软件的效果就会大打折扣。故笔者建议，企业CIO在进行信息化项目选型的时候，最好先分析一下企业现有的实际情况，找出企业日常管理中的瓶颈。然后再有针对性的去选择信息化管理软件，如此的话就可以对症下药。如信息化管理软件能够把企业的管理瓶颈解决了，那么及时其他问题处理上稍有欠缺，信息化管理软件的效果也就体现出来了。

二是行业不对口。其实现在大部分信息化管理软件都实现了行业的细分。如ERP管理系统，其大的就可以分为服务型ERP软件、制造企业ERP软件等等。而制造企业ERP又可以分为服装企业ERP系统、食品企业ERP解决方案、五金制造业、房地产ERP系统等等。俗话说，内行看门道，外行看热闹。虽然企业管理上具有一定的相通性，但是行业之间的差异毕竟还是存在的。而且这个差异现在已经明显影响到了企业信息化项目的效果。根据笔者的了解，有不少企业就因为这个软件行业的不对口，结果信息化管理软件的效果大打折扣。如笔者认识一家企业，他们是一家食品企业，结果在ERP软件选型的时候，可能被软件公司忽悠了，结果就选择了一款制造业通用的ERP解决方案。没用几个用，他们就后悔死了。原来在这款制造业通用ERP系统中，虽然也可以实现批号管理、保质期管理等功能，但是操作起来非常的麻烦，不符合食品企业的实际情况。因为食品企业有一个强制管理措施，对于所有的原材料、成品都需要进行批号与保质期管理，以保证食品的安全。可见批号管理与保质期管理是企业物料管理中最重要、最频繁的作业。如果他们操作起来比手工管理要麻烦的话，那么就会对企业物料管理的效率产生很大的负面影响。最让人不能够忍受的是，这家企业的IT负责人后来试用了一款专为食品行业开发的ERP系统。在这个食品行业的ERP系统中，他发现这款系统的批号与保质期管理非常的方便。原来这款系统是根据食品行业的特点来设计批号与保质期管理的功能。这家软件公司也坦言，这个批号与保质期管理的思路，在食品行业是行得通的，但是如果那到其他行业，他们就可能会觉得这个处理方法会比较累赘。现在这家食品企业还在考虑，到底是否要把原来的ERP系统推倒重来，选择这款食品行业的ERP系统。可见，如果信息化管理软件与企业的行业不对口，很有可能会减弱信息化管理软件对企业管理的促进作用。故企业在信息化管理软件选型的时候，最好要先看看这个软件是否有行业的细分。若有的话，最好先在对口的行业软件，以减少信息化项目实施过程中的障碍，提高信息化管理软件的效果。

在软件选型方面，除了这两个不对口之外，其他就是一些老生常谈的内容了。如信息化软件的规模跟企业的规模不相符，如集团企业选择了一款单企业管理的信息化管理系统;如语言环境不相符，例如一家公司有不少外籍管理者，却最终选择了一款只支持中文版的管理软件等等。这些软件跟企业的不对口，虽然有很多人都多次提到过，可是不少企业的CIO还是容易忽视这些方面的内容。笔者认为，行业不对口与功能不对口是信息化项目中的致命伤。其他的不对口还可以通过其他方式来弥补。而这两个不对口及时能够解决，也会增加信息化项目的成本，降低信息化项目的效果。故笔者建议CIO在选型时，“门当户对”这个观念还是要有的。