OA办公系统给企业带来的作用权威分析

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　　1、泛普软件OA办公系统全新的机遇

　　在这个竞争激烈的时代，信息化的重要性和地位空前突出;大量的企业开始注重利用信息化手段优化企业的管理、增强企业的核心竞争力。企业不仅要通过降低成本提高效率来保障企业的利润，更需要在信息化建设过程中结合业务发展不断创新;通过规范管理、知识整合及传递、从提高单一效率到通过协同提高企业整体效率等都是当前企业家重点考虑的问题。而通过网络化的协同信息化系统来改善管理运作是其中之一必要的解决方案。

　　“泛普软件协同办公系统”是基于“泛普软件泛普OA系统技术框架平台”研发的产品之一，是泛普软件公司积累多年的企业信息化实施经验，能满足企业在不同发展阶段不断变化的企业信息化需求，能快速响应及部署实施的企业信息化平台;它区别于传统高投入、高实施风险的企业信息化系统，以合理的成本为不同规模的企业提供个性化的企业内部管理手段。

　　2、企业OA办公系统信息化给企业带来的价值

　　实现信息有效的流通：消除了企业内部信息流通不畅的问题，促进企业内部人员的有效沟通，提高了员工的合作意识，增强了企业的凝聚力。

　　实现资源和知识共享：将员工的经验与技术转化成企业内部资源，既提高了员工的学习和创新能力，也避免了因人员的流动而导致的工作延误。

　　提高工作效率：通过公文流转的自动化，避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保证了工作能够快捷、准确的被处理。

　　实现有效管理：有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办。

　　职责分明：明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少工作中的推托、扯皮等现象。

　　降低成本：大大减少办公开支，降低管理成本。节约时间、节约纸张、节约电话费、传真费用等，减少了差错率，提高整体的工作效率。

　　浏览器使用方式，无须安装专用程序，实现远程办公和移动办公，使办公不再受地域的影响，可以通过网络连接随时随地办公。

　　信息集中管理、支持企业内部用户信息共享。

　　支持流程表单自定义、工作流程自定义，迎合不同企业的内部流程;

　　采取对敏感数据的加密手段，通过SSL的方式保障了数据传送过程的安全。

　　3、OA系统办公自动化软件应用之道

　　3.1 协同工作

　　“泛普软件泛普OA系统协同办公系统”以解决互相配合为主要应用目标之一;协同概念从初现市场到目前逐渐风行，证明了协同对工作所带来的帮助确实很大，已经成为现代化办公工作中不可缺少的得力助手。除了提高员工之间的交互能力外，规范协作和监控也是信息化建设重点考虑的问题。在我们的平台中也提供了解决这些问题的的功能模块，详细介绍如下：

　　公文管理：实现流程规范与协同写作;公文管理中的协同写作思想，能够支持多人依据一定条件，共同编辑、修改、审核一篇文档。协同写作实现了单人电子写作不好实现的一些功能，如：笔迹留痕、电子印章、手写签名与手写批注，同时在文档的修改意见、核稿等方面更加自动化。

　　个人、团队日程管理：优化时间管理，提高团队工作透明化;做好事前规划，从容面对繁多的工作安排;“工作提醒”无须人为干预和记忆，就能自动化动提醒应该处理的工作，使员工能够大大降低工作安排的记忆量，使工作更加轻松;对工作安排做到心中有数，从容应对。

　　信息共享与交流，因沟通而和谐：信息共享与交流在泛普软件信息化服务平台中的对应功能，主要是公共文件、档案中心、项目管理、新闻、通知、公告、论坛，以及电子邮件、即时通讯等等。信息的充分共享与交流，能使企业内部因信息透明、沟通及时，而营造出和谐的人文环境，从而显著提高工作效率。

　　档案管理：文件管理更高效;档案管理是文秘人员日常工作比较繁重的工作内容之一。企业因日常工作积累的文件、档案大量存在。档案归档、整理、出借、入库等等工作相当繁重。泛普软件信息化服务平台的档案管理功能，能够用电脑自动实现档案在多人间的归还、借阅、入库等等工作，大大提高了工作效率，减少文档管理工作负荷的同时也减小工作误差并规范了文档管理的制度。

　　3.2 泛普软件=协同OA办公系统平台之知识管理

　　目前很多管理者也切身认识到信息资源不能共享所带来的弊病。知识管理是指为了提高企业竞争力而对知识进行识别、整理、传递和充分发挥其作用的过程。知识管理就是运用集体智慧提高应变和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径。所以如何提升和引导员工学习热情、综合素质是企业应考虑的重要课题。企业除了在线下要整理和组织相关知识性材料外，OA对各种学习资源、资料信息的分类、整理、发布、共享起着积极作用，为企业员工提供一个专门学习、知识掌握的场所。在我们的系统中规划了公共文件、档案中心、信息发布、论坛等模块提供给企业灵活应用。

　　3.3 梳理流程、规范管理

　　传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给企业带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。在我们的平台中也提供了辅助解决这些问题的的功能模块，详细介绍如下：

　　公文管理：把传统流程电子化，利用电子表单和工作流规范流程，实现可监控、可追溯、及时提醒办理;避免违规操作并可快速搜索和查看历史信息。

　　耗费物、物品管理：物品管理责任到人，遵循库存管理原则，结合申请审批、领用确认流程能有效规范管理;

　　交办任务：工作安排明确，结合任务修改留痕、任务日志及即时消息提醒能及时掌握工作计划;