OA怎样为重庆合川市政府解决问题

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■合川市政府办公管理现状
　　重庆合川市政府已经建成了电视、电话、计算机三网合一的宽带城域网，把人大、市委、政府、政协4套班子和下属各部委办局、各镇街连接在一起。但网络建成后，基于网络上的应用还比较少，仅限于简单的数据传送，文件共享等操作。工作人员主要通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程。没有能很好地把网络基础利用起来提高政府工作效率和管理能力。
　　数据分散于各个部门内，汇总速度慢、决策速度慢，缺乏实时性管理；部门与部门之间数据缺乏标准化、有价值信息无法共享利用。
　　目前市政府与各部门领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握的不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知道结果而不了解过程。对此，需要建立的是一个灵活、安全、可跟踪、可监督、可反馈的管理机制，发挥数字办公的特点，解决部门间的协作问题，提高领导的监督管理能力，减少重复劳动，实现政府工作效率的有效提高。
　　综合以上几点，我们认为，原有人工管理模式已不能适应现代政府管理需要，迫切需要建立具备自己特色的政府协同办公管理平台，打破信息孤岛，把各种有用的信息流动起来，共享给需要的部门和人员，同时为各级领导提供办公决策以及各种信息服务。
　　■系统实施目标
　　在系统的建设过程中，实现集团化、网络化是建设重点。通过先进的浏览器技术，使数据具备整合能力和决策能力。
　　建立统一的办公平台，统一的登陆界面，将Word、Excel等平常熟悉的办公处理软件结合到这套办公系统中，使得在不影响办公习惯的情况下为用户进入统一的桌面办公环境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式进入系统的流转和处理当中。
　　建立一个有效的沟通平台，能够使所有的工作人员，不论是分支机构还是上下级部门保持实时的联系，大家能够及时的对工作进行交流，从而提高工作效率。
　　建立一个灵活的工作流转系统，在业务流转的过程中，提供了更加完备的监督和控制功能，在文件的流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程控制和监督；并且有实时的功能，为用户提供完备的权利授予与收回功能，用户可以在自己无法参与办公的时候，将自己的权利授予他人暂时执行，并可以随时收回自己的权利，将各种人为的隐患降到最低。
　　建立一个任务布置与执行体系，通过此功能领导可以随时布置任务，查看任务的执行情况，任务执行人可以通过此平台执行任务，并填写任务的完成情况。
　　■系统规划原则
　　整个系统的设计与规划，应该考虑遵循以下原则：
　　安全性原则：应有健全的安全防范措施，从硬件、软件以及行政管理等方面严格管理，杜绝非法入侵和泄密。
　　先进性原则：采用比较先进成熟的网络技术、软硬件产品、软件开发平台和工具。
　　实用性原则：系统必须保证实用，切实符合用户管理、决策、服务及办公自动化等各项业务和职能要求。
　　易用性原则：用户界面要友好、方便，易于用户掌握、操作和使用。
　　可维护性原则：系统设计便于维护，包括应用软件改进和升级等。
　　标准化原则：在系统平台选型时，应符合国际网络标准及工业标准，使系统的硬件环境、通信环境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。
　　开放性原则：软硬件平台和数据库系统应具备开放性，系统提供丰富的外部接口。
　　扩展性原则：在网络设计时要充分考虑到将来网络扩充的可行性。并能够将各种格式的信息集成在系统平台上，解决新旧系统间的信息更新与数据导入问题。
　　经济性原则：在保证系统功能完善、先进、可靠的基础上，降低系统的成本和维护费用。
　　■系统功能设计
　　经过对重庆合川市政府办公系统的需求分析，我们了解到，客户是典型的集团化应用，组织机构庞大，部门人员众多，管理与控制方面难度很大。
　　目前主要应解决哪些问题：
　　通过协同办公系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起，提供统一的沟通和共享平台，加强上下级之间、部门与部门之间、员工与员工之间的相互协作，提高单位整体的效率。
　　通过协同办公系统规范各种管理流程，明确分工，为各层次的有效控制提供依据，从而达到提升管理水平的目标。
　　通过协同办公系统提高管理信息的真实性、准确性、完整性和及时性、满足内部管理和外部信息披露的要求，并使机关日常运行产生的各种数据进行积累，逐步深化知识管理与知识利用，让机关的无形资产创造有形价值。
　　通过协同办公系统把各种信息孤岛集成起来，实现全面数据共享，提高数据的利用率；
　　通过协同办公系统向各部门和管理层次提供共享、准确、及时的信息，为机关各种资源的统一规划、合理调度、综合利用提供依据和保障；
　　 OA协同办公管理解决方案
　　■设计理念
　　 根据独创的精确管理模式，结合现代政府管理的应用特点及管理瓶颈，设计出了专门解决政府协同办公管理问题的软件系统—— IOA协同办公管理系统。
　　■方案特点
　　与一般的办公自动化系统相比，OA的特点体现在以下几个方面：
　　超越传统OA的深化应用。不仅包含传统OA的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，可以集成应用完全集成，无需单位重复购置。
　　基于WEB的应用。无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。单位可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持单位远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
　　基于流程的的应用。建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对单位现有流程进行重新整合实现单位的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在单位内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。
　　基于知识的应用。适应知识经济时代对单位的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的IT工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持单位对知识管理的分析和决策。
　　基于个性化的应用。与政府门户网站结合的办公系统打开了一个通向机关资源的窗口。所有的单位资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。
　　基于动态的应用。强大的可定制性满足不同单位对办公自动化的不同需求。机关的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个单位，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，单位无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足单位的状况。
　　基于安全的应用。整个系统不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障单位业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。
　　基于协同的应用。由于单位信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是相互关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式；实现了应用的集成化，例如人事管理、销售管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门/各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。
　　■ OA怎样为重庆合川市政府解决问题
　　首先能够实现一套系统让总公司机关和所有下属单位的用户都能在一起使用。既支持机关内部人员访问，还支持异地的分支机构人员的访问。但各下属分支机构又能独立管理自己的系统，包括管理自己的用户，设置自己使用的工作流程等。
　　系统具备完善的数据管理功能。超级管理员可以把各种数据分类，并指定各类数据保存的时间，过期的数据可以自动删除。
　　系统提供可以全单位所有用户共同使用的即时沟通工具。系统自动记录下所有沟通的内容，允许自己查阅自己的记录，但领导可以查看下属的记录。并可以按关键字进行模糊查询。
　　系统具备强大灵活的工作流功能。可以在全单位范围内实现网上公文流转、电子公章、全文手写批注，最终达到以电子公文全面取代纸制文件。另外应提供方便快捷的网上申请提交及批复功能，把单位平常需要申请、审批的相对较独立的业务管理集中起来，针对每一事物设置业务流程，配置相应审批、处理人员。如可对请假、用车、出差、加班等需审批的工作预先设好流程，包括设置整个流程分几个步骤，每个步骤的审批人是谁。工作人员可以通过工作流系统提出申请，系统会判别用户身份自动将申请转到相关审批人处等待审批，同时，申请人可以随时查看到自己发出申请的具体申请步骤及其审批意见，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。工作流系统可以应用于单位管理的各个方面，比如请假管理、用车管理、用款管理、报销管理、加班管理等。主要加强领导对事件运行过程的掌控。用户在外出时，可以指定代签人来办理需自己处理的各种审批，以免延误信息流的正常流通。
　　系统具备自动提醒功能。可以即时提醒用户，将需处理的工作、待批的请示、安排的日程采用弹出窗口的方式催你尽快办理，避免遗漏给工作上带来的不便。如用户不在系统上，应自动发短信息到该人的手机提醒。
　　系统具备电子通讯录功能。可以查看单位内部通讯录，也可以管理个人的通讯信息，可根据通讯录中的电子邮件地址方便地给所有联系人或者部分联系人发送邮件。
　　系统具备日程管理与日记记录功能。用户能查看自己或上级领导安排待办事宜，办理领导交办的事项。员工能对自己的工作进行记录以及与工作、生活相关的资料信息随时登记，方便查询。如自己的工作记录、电话记录、商务谈判、从网上摘抄的资料等。
　　系统具备信息发布综合平台功能。可实现内部信息交流和共享。可发布单位公告信息、通知、通告、新闻、批评、表扬等。还能进行网上调查：让单位所有工作人员就热点话题进行调查和投票。
　　系统具备知识管理功能。可以把系统内的各种资源分类管理，根据需要共享给各部门人员使用。
　　系统具备完善的任务管理功能。领导通过此系统可以随时对管辖的部门或员工进行任务布置。接收任务的部门或员工可以通过此平台进行任务转布置。领导通过此平台可以随时查看任务的执行情况，员工可以汇报任务的完成结果。系统提供提醒功能，提醒员工有一任务还没有完成，提醒领导有一任务还没去检查。
　　系统管理员可以将各子系统的操作功能权限划分为多个角色，每种角色对不同的模块子模块具备不同的操作权限，便于为工作人员设定操作权限，增加系统的安全性和运行合理性、系统可扩展性；

　　■主要功能简介：
　　根据OA网络协同办公管理系统在合川市政府的应用重点，我们对本系统做如下简单的介绍：
　　个人事务管理模块
　　网络寻呼：是一种比电话还方便的异地沟通及管理工具。它既具有电话的即时性，又克服了电话的不可重现性，还带有与邮件同样的附件功能，比邮件又简单易用。它以组织机构图的形式显示寻呼列表，点击每人的名字了解到他（她）的照片和部门、职务、电话等基本信息。发送寻呼时可给一个人发也可以给多人一齐发，还可以挂若干文件作为附件。
　　该寻呼同时与手机短信互动，当对方不在系统上时，则可以发短信到对方的手机上，完全实现了信息的即时性。
　　寻呼还具有对话功能。可以实现类似聊天室一样你一句我一句的谈话功能，适合召开异地的多人小型会议，最后可以方便的整理出会议纪要。
　　我的便签、电子通讯录：便签类似草稿纸，可随时记录并可以导入日记；通讯录可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件，能自由创建联系人组群管理，并可以直接在上面给对方发短信或邮件。
　　工作日记：员工每天将工作情况详细记录在里面，既方便以后自己查找，也便于领导对员工工作的审查，做出批示，指导员工工作，领导的批示会以寻呼的方式通知员工。
　　计划总结：分员工计划和部门计划，按周、月、季、年四个阶段进行计划，个人做计划前要对上阶段工作进行总结，部门可根据个人计划生成部门计划。经上级领导审批同意后，计划会自动转成任务。
　　日程安排：工作人员按每天工作的轻重缓急来安排自己的工作，并且可以设定提醒时间。
　　工作流程管理模块
　　收文管理：实现了单位内部发文起草、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文会审、来文登记等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、Wps等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。
　　发文管理：根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。
　　请示管理：实现了单位内部请示从第一级到最高级的请示审批流程，也可以是以本机关的名义向上级部门征询意见的过程。

　　■客户收益：
　　合川市政府在没有进行信息化建设之前，存在的问题和很多政府机构的问题是相似的，每个人每天都有大量的、繁杂的工作让所有的工作人员没有头绪，事件的轻重缓急常常模糊不清，还常常有贻误重要工作的情况发生，自从实施了 的信息化解决方案以后，重庆合川市政府在内部办公秩序上有了很大的改进，整个政府内部形成了科学、井然、轻松的办公环境，主要表现如下：
　　建立统一的办公平台。统一的登陆界面，将Word、Excel等平常熟悉的办公处理软件结合到这套办公系统中，使得在不影响办公习惯的情况下为用户进入统一的桌面办公环境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式进入系统的流转和处理当中。合川市政府内部搭建起了统一的办公平台，实现了资源的有效整合和信息的共享。
　　建立一个有效的沟通平台。使合川市政府内所有的工作人员，不论是分支机构还是上下级部门保持实时的联系，大家能够及时的对工作进行交流，从而大大提高了工作效率。并且沟通的记录可查证，减少了工作人员之间工作的拖沓。
　　建立一个灵活的工作流转系统。为合川市政府在工作流转的过程中，提供了更加完备的监督和控制功能；在文件的流转过程中，上级领导可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公以及对过程控制和监督的目的。
　　建立一个任务布置与执行体系。通过此功能，合川市政府领导可以随时布置任务，查看任务的执行情况；任务执行人可以通过此平台执行任务，并填写任务的完成情况。
　　 软件在合川市政府的成功应用，完成了政府信息化的建设，响应了国家对各地政府的要求，提高了政府办公效率，合川市将努力实现以政府信息化带动整个市单位的信息化，推动全市经济向更高层次发展。