在新媒体时代背景下，如果想要真正实现健康和长远的发展，提高其速度和规模，今天的传媒行业必须加强档案管理。提高传媒业文档管理的信息化水平和创新管理手段，已成为传媒业文档管理的核心。
一、当前传媒业文档管理存在的问题
1、容易丢失
传统硬件介质存储，如U盘、硬盘等，丢失率高、感染病毒几率大;纸质档案易破环、模糊和丢失;个人网盘存储，使用踪迹无法追溯，资料泄露风险高。
2、管理难度大
传媒企业档案管理缺乏关联性，完整性差;档案资料繁多，归档类目模糊;档案跨部门利用困难。
3、繁琐低效
类目层级多，操作困难;文件可检索载体类型少，使用不便;不符合企业用户使用习惯，培训成本高
4、文档权限不严格
企业内部信息和机密文件只允许少数人共享和流通，但是有时涉及到上下级之间的合作，甚至是企业内外合作，都超出了传统文件管理方法的控制范围，影响了企业的效率。
二、泛普软件—传媒企业文档管理系统的功能
1、标准化订单处理
对于媒体广告行业中海量的订单，可通过系统实现电子审批，并通过电子传真快速准确并高效地实现业务的流转，让复杂的人工作业得以自动推进，大大提升了企业的效率。
2、高效的知识管理
通过全文及高级检索，可迅速定位到所需文档，历史数据得以重用，极大地提高企业核心知识资产的价值。
3、数字资产深度挖掘
基于知识管理的理念开发和设计的，通过强大的搜索引擎和灵活的标签组，让记者编辑快速找到有价值的文档。而且，通过版本、文档状态、评注、操作历史、附件、关联文件等功能可以挖掘数字资产的深层次信息。
4、员工协同管理
系统的各文档模块都可以帮助媒体出版社行业用户实现动态团队、协同管理的应用场景。可直接在个人共享的文件夹中实现项目协作，工作组协作。也可以通过临时区，形成灵活而不失访问控制的虚拟团队，共同解决相关的事情。
5、具备信息整合的能力
先进的技术文件管理系统能将各个业务和业务部门整合在一起，将税务、地址、客户信函、供货商等资料集中在一处，一键就能产生需要的报表，这是一种高端技术的强大优势。
6、文档管理
通过技术加密，可以禁止外部计算机在未经授权的情况下打开文件，对于需要外发的文件设置打开的次数以及天数限额，控制外发文件二次扩散，限制内部员工的文件访问权限，对员工访问权限进行细粒度的权限控制，避免文件在内部流转过程中被随意打开。
三、传媒企业如何选择文档管理系统?
1、根据公司需求选择功能契合的文档管理系统，首先要由信息部门对公司整体文档管理需求做详细调研，当前的文件管理方式有哪些问题急需解决的，企业文档管理系统的功能并非越多越好，选择需求的就行了。
2、免费提供本地部署试用，系统可以免费提供本地安装部署试用一段时间，可以对系统的功能有充分的时间测试，组织好试用部门，把自己比较关心的问题重点测试。
3、系统性价比和售后服务，系统的价格当然不是越贵越好的，也不是越便宜越好，最好是货比三家，在质量和服务都有保障的情况下，应该追求最大性价比。
综上所述，传媒业的传统媒体管理模式无法满足媒体行业管理的需要。因此，传媒产业要想准确地反映发展过程，避免商业秘密的泄露，优化管理的各个方面，就必须探索新的档案管理模式，使其管理水平适应经济发展水平。
