浅谈通过实施crm应用后的财务管理效果

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浅谈通过实施CRM应用后的财务管理效果

        crm即企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。由于CRM系统可以使公司采购、销售、财务等各环节无缝连接起来，实现资源的集中配置和数据的集中共享，避免在各部门产生“信息孤岛”，全面监控企业的财务状况。财务部门作为企业对内、外披露会计信息的部门，有责任和义务为各方提供真实、准确、有效的会计信息。随着信息使用者对信息质量要求的进一步提高，财务部门也要求提供质量越来越高、越来越精细的财务信息。crm应用以后，强大的集成、联查、计划对比、获得能力分析等功能大大改善了财务数据质量，挖掘了财务在管理中的职能。现代化管理技术对财务管理的效果可以从以下六个方面得到体现。

        一、促进了会计职能的转变和财务管理水平的提高

        实行crm后，进销存数据由采购(MM)和销售(SD)模块集成而来，采购定单、销售定单、销售发票等日常管理业务所产生的数据，由业务人员一次录入、导人，各相关部门即实现资源共享，财务凭证自动产生，消除了业务、油库、财务等部门账面数不一致的现象。财务人员逐步由核算型向管理型、由事后被动反映向实时监督和过程控制转变。借助于crm系统每天都可以查询到本单位的财务状况和获利情况，信息穿透可随即查询，为财务人员参与经营、参与管理、适时监控提供了信息支持。传统的会计核算与监督主要是事后的核算与监督。随着管理要求的提高，会计的核算与监督职能已经拓展到事中与事前领域。会计监督与会计核算是紧密联系的，对经济活动进行会计核算的过程，同时也是实行会计监督的过程。

        crm项目实施之后，相关的基础数据会计数据输入总账系统，大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作，都可以由计算机自动完成，提高了会计工作效率，使会计信息的提供更加及时，满足了现代企业市场经济预测、决策的需要；由于运用了crm系统，财务人员也能从繁杂的记账、算账、报账的工作中解放出来，其职能也从核算、监督为主转变为预测、决策服务为主，使财务人员在经济管理、提高企业经济效益中发挥更大的作用，提升了财务管理水平。

        二、强化信用管理，降低资金风险

        在crm系统中，凡是信用客户，都需要经过审批。通过对企业客户的调查了解，报经信用审核小组审批通过后，授予客户一定的信用额度，在系统中按实际要求维护该客户的授信额度。如果该客户超出给定的信用额度，只有在客户交纳货款后方能继续进行业务，销售业务的发生就可以控制在预定信用额度之内。超出信用额度的，必须经过严格的审批程序，通过条线部门负责人审批解冻后方能开展业务，严格区分了职责的权限，合理地推动了内控的建设；同时，对超信用额度销售发生的业务也明确了货款回笼的责任，有利于货款的监控、回笼，降低了企业资金风险。启用信用管理功能后，信用客户赊销受到信用额度的限制，只有在资金回笼的前提下才可以继续开展新的赊销业务，有效地减少了应收款金额。

        通过crm系统的集成功能，财务每天可实时查询当天的采购计划、经营销售情况，结合系统提供的“跨公司代码记账”等功能，对资金实际上划和回笼情况及时监控。我们能实时地了解每一个客户当前的账目情况、历史信誉记录，有效地减少了漏洞，减少了人为沉淀资金的随意性，大大加强了对公司资金回笼的监控力度，提高了资金周转效率。

        实行电子对账功能之前，都是等每月末从银行拿到银行对账单，再录人系统，和我们企业记账单进行核对，时间上滞后，也不利于资金的及时监控。crm实行电子对账后，实时查询到资金的到账情况，可根据每日的银行进账单，与系统中的记账单进行核对，保证了资金的实时监控，降低了资金风险，实现了财务的有效管理。

        三、监控进销经营情况和各项费用开支，强化财务对降本增效的分析职能

        由于crm系统提供的手段，使得企业能够在历史数据的基础上，准确地做好各条线、各部门、各费用科目的预算工作。并且能够做到按月分解和及时调整，让每一科目的费用都能够实时报告到他应该承担责任的部门负责人，并且可以和它的预算指标进行比较，及时提出预警或禁止信息。真正做到事前、事中、事后“三位—体”，进一步深化了预算管理，确保实现财务目标，使各项预算指标始终处于受控状态。同时业务部门可以在月中任何一天获得截至当时的收入、毛利、净利的经营信息，可及时了解经营情况，做出判断和决策。而财务的分析又及时地为业务管理提供了参谋的作用，使公司经营各环节资源的利用效率得到提高，对各级数据的控制能力加强。通过对财务活动的全过程动态监督，有效降低财务管理成本，提高企业抗风险能力，避免发展中潜在的各种问题和风险，如资金风险、财务政策风险等。在财务管理活动中，财务预测是制定和调整财务计划的重要工作环节，它主要完成销售预测、成本预测和资金需要量等预测，crm的财务分析系统可以提供预算的自动编制、预算与实际比较分析等全面预算管理，crm决策支持系统还可根据历史数据进行推算，自动计算出预测值，并可以对预测值进行手工调整，进行更为精确的预测。

        四、对投资项目进行全过程管理，实现全面项目成本核算和财务信息的实时反映

        通过实施crm的PMPS模块以来，主要核心业务在crm系统上运行，及时反映企业财务状况、投资计划和实际完成比。有效支撑了财务项目成本核算体系的扁平化，从而实现了全面项目成本核算和财务信息的实时反映。

        在年度总投资规模的控制方面，通过建立年度投资程序结构并为其赋予预算，所有的投资项目必须挂接到所对应的年度投资程序结构，本年所发生的项目成本不可超过为其赋予的总预算，有效地对年度总投资规模进行了控制；单个项目预算的控制方面。根据项目类别的不同为每个投资项目创建不同的WBS结构，依据该结构依次向下对WBS各层下达预算，控制项目各组成部分的实际发生情况，从而控制了该项目的总预算不超；投资项目过程管理方面，根据项目类型创建服务定单和采购定单，通过不同级别的管理者对定单进行审批、进度确认等可反映出该项目的执行进度，尤其是项目的付款，必须得在确认定单后才可进行，有效地控制了项目款项的支付，杜绝超进度付款的情况发生；清理在建项目方面，即时反映了在建工程项目的情况，使之得到有效的及时清理，及时转固定资产。

        五、加强了资产管理力度，为规范资产管理操作流程、落实资产清查和资产实物管理提供了保障

        crm管理系统的应用，财务部门可实时查询公司任何单项资产的使用年限、折旧提取、处置状况、剩余净值等情况，加强了对资产精细化管理和监控的力度，扭转了对资产管理无法及时掌握第一手真实资料的局面，解决了信息不对称和监督乏力、滞后的问题。资产会计模块业务处理功能主要涉及固定资产(在建工程)主数据的创建和维护、资产采购、折旧、重估、报废和其他的调整业务，以及相关的月结、年结等操作流程。crm系统强大的资产主数据的设置，为完善资产实物台账、保证资产账实相符、对资产处置报废后建立账销案存、台账档案等后续管理提供了详细的数据基础。crm将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体，达到了物流信息与资金流信息的集成，使得各项经营业务的财务信息能够及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息，不仅减少了财务人员的工作量，大大减少了人为的错误和遗漏，还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。固定资产管理人员在创建固定资产主数据时，选择不同的资产分类，crm系统通过后台配置的科目定位码将不同的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总帐科目。会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能实行总帐科目的及时更新，真正实现了固定资产管理系统与总帐的自动集成。

        六、通过数据的及时传递，为企业决策提供及时的依据

        原有的业务模式下业务数据由于需要层层上报、汇总在时间上相对滞后很多，当针对某一业务事件的数据被整理完成并做出分析时往往是“时过境迁”了。

        通过crm系统时时在线的特性，数据分析人员同步从数据库中抽取相关数据进行分析，可以第一时间对市场做出反映。例如，在crm中通过MMBE可以查询出公司所有库存商品的当前库存与时间同步，针对库存情况对市场供应做出方案，在市场资源极度短缺的情况下，确保供应为首要任务，怎么样在低库存的情况下第一时间掌握库存动态，做出及时、准确、具有针对性的方案成为业务工作的核心内容。

        以前业务、财务、数质量管理部门数据是政出多门，各自上报，经常出现口径不一、信息封闭现象。实施crm系统后，实行了统一的信息标准，提供了集成的信息共享与使用平台。有效地打破了单一的、封闭的业务模式，在共同的平台上各负其责、各取所需，经营能够通过对企业各个环节的实时监控，当出现危机时能够快速反映给决策者，避免因信息不流畅而出现的决策失误，把企业面临的风险降至最低。决策者能全方位、深层次地了解到业务经营的各个环节，为业务经营的指导和调控提供了有力的保证。