客户资源管理文档的安全性问题和有效的分类文档

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　　文档管理的安全性问题

　　如何管理积累的大量知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，是让很多企业非常头疼的问题。泛普软件科学的文档管理能让这个难题迎刃而解。

　　知识管理正在得到我国企业的广泛重视。企业管理层在推进知识管理时候常常会遇到很多问题：知识管理的战略该如何制定?企业的知识资源该如何梳理?企业知识管理系统该如何建设和应用?解决以上问题的关键在于科学的文档管理。

　　企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰

　　其一，企业的知识资源内容庞杂、体系繁多，如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类;

　　其二，当所有知识都已被放在系统中统一管理起来后，应用时该如何确保这些知识的安全性;

　　其三，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到所需的文档内容。

　　目录设置有效分类文档

　　企业知识文档的数量往往都很大，这就需要设置知识库的目录来进行管理。企业可以按照部门、企业组织架构来设置文档的目录。如把集团的文档单独放在一个目录下，把不同业务部门的文档放在不同业务部门的目录下。但是，这种分类方法可能会有个问题：当企业组织结构发生变化时，就需要重新调整分档的分类。因此，采用这种分类方法时，要将组织结构与职能部门的特点结合起来。

　　知识库目录一般是分层级的。第一层可以按照企业大的组织结构来设置，如集团、子公司A、子公司B等这样一个体系来设置。第二层可根据职能部门的特点来划分。财务部、人力资源部等部门的职能相对稳定，如财务管理包含的成本管理、固定资产管理、财务报表管理等内容，这对所有企业来说基本上是相同的。因此，泛普软件-客户资料管理软件可以按照这个维度设置知识库的二级目录。再比如说，营销领域在管理学上有非常清晰的界定，包括4p理论、5p理论等。按照这些理论来设置营销领域的文档目录，也是一个比较好的方法。这样，就无须再探讨营销领域的职能到底属于哪个部门。

　　此外，客户资源管理系统设置知识库目录还需要遵循两大原则。

　　第一，相互独立、完全穷尽。互相独立是指如果一个文档在某一个目录下存在，就不能出现在其他目录。目录之间是相互独立的，不能重叠、交叉。客户资源管理系统的完全穷尽是指知识库目录应该覆盖企业所有的文档，要避免有些文档找不到合适的目录存放。

　　第二，层级不宜过多。一般来讲，企业知识库目录设置不能超过四层。否则，就会影响员工维护、应用知识库的积极性。同时还要注意的是，知识库目录的设置要以满足用户需求为准则。

发布：2006-11-20 10:03 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]