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客户资料管理软件

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企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:

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  文档是企业重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,纯文本.txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:

  文档存储,管理困难

  企业经过日积月累,文档的数量和容量都很庞大,特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量,即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间,靠人工有效管理几乎不可能。(客户资源管理系统

  文档存储结构难以规划

  企业在发展过程中,没有科学的方法针对企业形成的文档进行合理地进行规划,公司、部门、个人不同组织层级的文档如何存储。

  文档查找缓慢,效率低下

  文档查找是一件效率很低的工作,每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢。即使在本机上搜索,从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作,且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。

  文档版本管理混乱

  由于工作文档经常会被不断地修订,有些文档多达数十乃至上百个不同的版本,文档版本繁多,难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本,但是这种情况下,一旦用户需要恢复老版本时,已经很难找回来,造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。

  文档安全缺乏保障

  由于大量文档处于不被管理的无序状态,文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生,使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。

  文档无法有效协作共享

  目前,除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外,大多数电子文档属于某个员工的“私产”,难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等),造成文档共享协作不方便,导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。

  知识管理举步维艰

  大量文档分散成各台电脑上,一旦有员工离职,相关的大量工作文档被直接带走丢失,或沉落于电脑中,成为“不为人知”的秘密,由此带来大量文档资产的流失(人才流失=知识流失)。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。另外纸质文档缺乏电子化工具,难以重用。(泛普软件最新资讯)

发布:2006-11-20 16:30    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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