办公自动化解决方案

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 　　根据分析， 中国能源消费已经位居世界第二， 但在国际市场不断震荡下，国内石油、煤炭、电力企业的现代化信息建设欠缺、事故灾难居多、企业核心竞争力没有占据有力地位，这就需要在竞争能力、效率及客户服务等方面加强企业内部管理， 因此，如何提高能源行业企业营运效率和组织内驱力是目前当务之急的大事!

　　一、能源行业主要的问题

　　1、信息孤岛和信息共享的矛盾：不同的信息以不同的结构(如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档)在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而系统间缺乏相互连接的信息渠道、数据被封存并缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍。

　　2、应用孤岛和业务整合的矛盾：在单个业务领域的管理信息化实现由于无法面向整个的业务过程，各个系统之间也难以紧密集成，使得企业“环环相扣”的业务被这些分散的系统“分隔”开来，企业不得不花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下和反应迟缓。

　　3、资源孤岛和资源协同的矛盾：人、财、物、信息和流程等要素，难以进行统一管理，难以为企业的目标进行一致性的协作和服务。

　　二、方案功能模块

　　泛普OA专家在OA协同办公系统领域从业数十年，在全面了解能源行业运作特点的基础上， 提供了一套完善的能源行业OA协同办公系统解决方案，满足所有能源企业的各种各 样的业务需求，方案包括如下功能模块：

　　1、企业门户

　　通过 OA 协同办公系统的门户设置，可以根据单位发展的不同阶 段，自行搭建不同的信息门户，实现门户的个性化、阶段化应用，如个人门户、 集团门户、 关联门户、新闻门户等等，从而实现将有用的 信息自动推送给有用的人;有权限要求的信息自动推送给有权限的 人。使用户一目了然的在一个界面上看到想要看到的信息， 提高用户的工作效率。

　　2、工作流程

　　通过 OA协同办公系统中的工作流软件的实施和应用， 可以帮助 企业规章制度和管理规范有效落地。 通过工作流程的制度、 表单和流 程的集成， 可以使员工轻松掌握和运用企业的制度和流程， 尽快融入 企业中来尽快给企业带来价值和效益; 另外，员工根据需要调用工作 流程引擎，实现各种表单的审批，从而提高了日常办公的效率 。

　　3、公文管理

　　公文管理是以 OA 协同办公系统的工作流为基础定义的特殊模 块，由电子行文代替手工行文。 公文管理模块专业实现对组织公共文 书的电子收发管理，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、 套红 头、签章、 等可灵活设定公文流程， 自动进行流程跟踪、 催办、查办， 并可归类存档和检索等各种应用。 解决公文传递速度慢， 信息不及时、不同步、不易于查询等问题。

　　4、知识管理

　　通过 OA 协同办公系统平台电子化的手段对知识进行收集、分 类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新，为团队带来更高的经济效 益。 OA 协同办公系统还提供了完整的文件档案管理地图，实现从个 人文档、项目文档、单位档案等文件档案链的采集、分类、授权、分享和管理，方便有权限的人在第一时间申请、查询和使用。

　　5、融合通讯

　　OA 协同办公系统配备了即时通讯、短信插件、外部邮件、协同工作、第三方即时通讯工具、视频会议插件、论坛等各种沟通工具，并且可以按照沟通的特点选择使用，如几秒钟的信息对称或者提醒， 可用即时通讯和短信;几分钟的沟通可以用外部邮件和协同工作 , 也 可以对上述沟通工具进行组合使用，从而达到沟通的低成本和高效 性。

　　6、计划管理

　　OA 协同办公系统的计划管理用于制定工作计划、日程安排、工 作汇报。 目的在于团队成员和领导之间，明确目标和达成共识， 有步骤可检查地去完成各阶段的任务， 可以帮助员工合理的安排好时间资 源，团队相关人员的工作计划和进程。

　　7、综合办公

　　综合事务为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能， 包括： 人事信息管理、 会议室管理、 车辆管理、 物品管理、 设备管理、 贺卡管理、问卷调查、在线考试等模块。

　　泛普OA协同办公系统在之前能源产业中都已得到成功部署，目前都已稳步运行，其能源行业的解决方案成为推动能源企业实现现代化、 减少事故灾难、 提升企业核心竞争力的重要手段， 为能源企业的核心问题开辟了一条崭新 道路，希望更多的行业都能尽早实现科学管理， 规范管理的改革梦想!