智能化系统方案

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 　　随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/lntranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功地推出了基于Internet/lntranet平台的企业级网络应用系统。Office Assistant 变成一个新的发展方向。该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet 平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。它使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。系统设计使各模块可独立存在;整个软件易拆分，易组装，灵活方便;良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。

　　一、产品特点

　　1、可定制：组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义

　　·组织机构

　　对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

　　·表单定制

　　管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给各个子系统应用。

　　·流程定制

　　管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括：流程定义、环节定义和流向定义三个步骤。

　　·字典库

　　对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。

　　·系统初始化

　　提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。

　　2、可规划：可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系

　　·按照需要设定工作流程

　　应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

　　·层次化的文件管理模式

　　文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。

　　·提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系

　　文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。

　　文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。

　　文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。

　　·文件格式自定义

　　文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。

　　3、可管理：以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理

　　当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，可对系统各模块内相应的权限进行同步更新，以确保数据的安全和完整。

　　4、事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口

　　泛普将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并按时间和轻重缓急进行排列，每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

　　5、可扩展：开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册

　　二、系统功能

　　1、内部通讯平台

　　◆电子邮件

　　使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

　　◆在线短信

　　可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

　　2、信息发布平台

　　◆电子公告

　　可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

　　◆电子论坛

　　为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

　　◆电子刊物

　　实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

　　3、日常办公

　　◆网上审批

　　网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

　　◆公文处理

　　实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

　　◆工作监控

　　领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。

　　4、文件管理

　　◆文件管理

　　文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

　　◆文件库设置

　　可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。

　　◆访问权限

　　提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。

　　5、会议管理

　　提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

　　6、机构管理

　　◆组织机构

　　对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。

　　◆权限划分

　　对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。

　　7、系统管理

　　对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。

　　8、辅助办公

　　●物品管理

　　提供办公用品信息登记与分类维、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

　　●车辆管理

　　提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。资源管理

　　提供单位内各类可共享登源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。

　　●图书管理

　　提供图书信息登记、分类香询、借圆申请与审批、图书归还等功能。

　　●领导活动安排

　　提供领导活动计划定与事批、日程安排的查询等功能。

　　●名片管理

　　提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片和共享名片。

　　●时刻表

　　提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表】发布与香面等功能。