协同办公管理平台

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 　　面对逐步形成的企业信息系统集群，有大量的企业生产、经营数据在支撑企业的运转。实施协同OA系统就不仅是简简单单解决文件管理、档案管理、工作流程等网络化办公需求，而往往被作为一个具有个性化的内部信息门户，在高效协同、知识管理等方面提出了新的要求，信息整合、流程整合将成为协同OA系统要解决的主要问题。

　　1协同OA主要功能设计

　　1.1文件管理

　　文件管理是协同OA的基础功能之一，主要处理收发公文、签报、项目资料、档案等。收发公文一般有签转、电子印章、套红头打印、归档等操作。当企业组织机构较为复杂、上下级单位较多时，涉及的公文接口较多，应灵活定制文件的签转流程，保证文件准确性和及时性;签报一般类似于公文;项目资料和其他资料一般为上传共享，增、删、改、查等权限的设置是关键，应从角色、机构、职务、授权对象等多个维度进行限定;档案管理应按照企业档案管理的相关要求，实现从收集、入库到借阅、销毁等方面的全过程控制和管理。

　　1.2知识管理

　　知识管理是提供给企业进行知识积累和共享的一种途径，利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力，知识库的形成是企业积累财富的过程。知识管理需要对企业已有的知识进行整合梳理，并提供不断积累新知识的渠道，企业知识的来源多种多样，知识的表现形成也多种多样，有显性的，也有隐性的。系统设计要利于诱导知识的导入，提供检索共享功能。

　　1.3信息交流

　　信息交流，是协同OA功能里的重要部分，一般有新闻中心、通知公告、论坛帖子、手机短信、在线消息通讯、电子邮件、通讯录、各类消息提醒等。信息的沟通交流贯穿于协同OA的整个模块。使用手机短信进行事务提醒是一种非常有效的协同方式，目前可采用租用短信平台或购买短信猫等设备，前者成本较低，效率高，但受出租方一定的管理制约;后者成本较高，效率相对较低，但可自我管理。

　　1.4管理驾驶舱

　　管理驾驶舱为管理者呈现企业经营状况，提供决策支持平台，数据可来源于企业的信息系统集群，根据企业实际情况，通过信息系统软件接口，导入关键性数据，利用专业报表工具进行分析汇总，以图形化显示界面呈现企业运营相关指标，确保数据的时效性和真实性。

　　1.5职能管理

　　智能管理模块可包含企业的各项职能管理工作，例如人事、财务、项目合同、行政、安全、廉政、资产等管理活动，这些功能根据企业的管理深度，可作为协同OA的一个模块，也可是独立的一套信息系统，如人事管理系统、财务管理系统、项目合同管理系统等，可设计软件接口，将业务逻辑处理放在专业的信息系统里处理，将审批流、信息展现与协同OA融合;行政管理，一般涵盖多种管理职能，如：会议管理、后勤管理、票务管理、印章管理、车辆管理等。为应付企业管理延伸，在系统平台设计时，应充分考虑软件的扩展性，可设计提供用户层面的开发功能，通过表单的制作和工作流程的配置，加上报表和统计功能，快速响应企业需求。

　　1.6移动办公

　　移动办公是现代信息系统的发展趋势，依靠移动网络，通过安全连接将应用服务器上的内容(数据)请求推送到用户移动端。用户可以通过手机等移动终端设备获取信息和完成事务处理。

　　1.7协同管理

　　设置项目协同、督查督办、工作联系单等模块。项目协同实现临时性的协作项目执行和过程管理;督查督办功能对企业重要工作任务进行督办，提高办事效率;工作联系单用于企业内部的工作任务流转管理。

　　1.8辅助办公

　　除了以上的主要功能，协同OA还应在为个人办公提供便捷功能，如：工作代理、日程安排、便签、工作日志、问卷调查等，根据企业的实际情况灵活设置。

　　2协同OA功能设计要点

　　2.1信息集中

　　根据新闻类、通知类、消息提醒、文档资料等内容，集中统一，不重复，不遗漏，设计合适的首页版面，直观的信息展现，减少页面层级。

　　2.2事务集中

　　通过系统集成，接口实现等，将各个信息系统的待处理业务集中到协同OA中，通过优化设计系统的工作流，实现各类业务的审批和业务流转。利用短消息等进行提醒催办等。

　　2.3数据集中

　　通过数据接口，整合信息系统集群，提取大量企业运行数据，利用报表工具，根据管理需求，集中呈现有效的决策数据。

　　2.4良好的人机界面

　　作为企业门户，除了实用外，系统的易用性和美观性直接影响系统功能优越性的发挥。

　　3协同OA系统软件的实现

　　3.1软件平台

　　目前，OA系统的开发主要有三大主流技术平台，即：SUN公司的JAVA平台、微软公司的ASP/.net平台、IBM公司Lotus Domino平台。三种技术平台各有优缺点：JAVA平台稳定性较高、可跨平台运行、支持多种数据库、应用范围广、技术开放，但实施技术难度稍高;.net平台与微软软件的融合性较好、界面友好、易于维护、应用广泛，但不能跨平台，不支持多数据库;Lotus Domino平台在电子邮件、非结构化文档处理方面具有优势，系统稳定、安全性较高，但很难与关系型数据库结合，扩展能力较弱，维护难度较大。

　　一些从事OA软件开发的服务商，通过总结实施经验，打造出了成熟的软件平台，将OA系统比较基础和通用的功能进行了内置，在实施新的客户时，他们就利用现成的基础平台，使得实施工作就变得轻松、快捷。企业可以根据实际情况，选择适合的软件平台。

　　3.2项目实施

　　项目实施时，应建立PMO，提供组织保障，协调企业资源。充分调研企业自身需求，统一规划，分步实施，先易后难。调动各方的积极性，参与需求的提出和系统的应用推广。组建稳定的技术团队，对系统后续提供维护和持续完善的技术保障。

　　协同OA的应用，功能设计是关键，选择合适的技术平台，结合企业自身的特点，合理设计系统的各个模块内容，充分发挥软件平台的特点，以实际需求为驱动力，解决企业实际问题为目的，促进企业管理提升