协同管理办公平台

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　上世纪70年代中期，由于西方发达国家在办公方面的业务量迅猛增加，企业的生产效率受到了巨大的影响，在此背景下，办公自动化(OA)作为一个新兴办公技术渐渐的发展起来。它以网络技术、计算机以及协同工作等技术作为基础和支撑，包含了多种学科门类的渗透和重叠，成为了一个完整的、系统的学科工程，成为信息化社会的一个重要风向标。OA的基本任务是通过采用时下比较先进的开发技术，借助网络和网络节点来处理企业的办公事务，提高企业在办公方面的效率，为管理层和决策者提供决策参考。

　　虽然，近几年我国的网络化水平得到了长足的发展和进步，为办公自动化系统的实施提供了前提条件，各企事业单位也建立和部署了一些基本能满足日常需求的办公自动化系统。但总体上来说，目前的办公自动化系统的通用性比较低，没有普遍性，即不同部门的系统之间在数据处理以及数据封装等方面都采用自己独立的方式和格式，不同的部门之间无法实现数据方面的通信整合，缺乏一个统一有效的数据流的格式。从而导致就算是同一个企业内部也可能要面临开发多种OA系统的局面。事实上，这些不同的系统也只不过仅仅是在处理数据的方式上有所不同，实际上它们完全能够合并在一个系统当中，以提高企业的工作效率，节省企业的开发成本，真正意义上实现企业在办公过程中的完全自动化。

　　综上所述，本文将工作流技术引入到办公自动化的设计当中，作为过程建模和管理的核心技术，结合OA系统的运行机制，生成符合企业需求的办公自动化系统，从而从根本上提高工作效率和质量，提高企业的信息化应用水平。

　　1 工作流技术

　　工作流的概念来源于企业的生产组织和协同办公领域，是针对企业在日常工作中具有固定流程的事务而给出的概念，其目的是通过把事务拆解成预先定义好的模块和任务，然后遵循特定的过程和步骤来执行并完成这些任务，同时对其进行实时的监控，以实现提高企业的工作效率、提升对用户的服务质量、更加有效的对流程进行控制、更好的对业务流程进行管理。工作流从产生至今虽然已经取得了长足的发展和应用，但是，到目前为止还没有一个统一的认识和明确的定义，不同的厂商和专家从不同角度有不同的认识和定义。

　　工作流在实际的实施过程中，通常需要经历三个步骤：首先是映射过程，然后是建模过程，最后是数据流的管理过程。映射的目的是确认企业当前的事务流程，并把它们文档化;建模的目的是建立模型，生成一个企业事务的流线型过程;数据流管理则是通过软件的架构和开发，形成一个覆盖企业所有部门和所有业务种类的综合系统。为了保证所开发的工作流模型能够完整、无错地覆盖所有的部门和业务，开发的过程必须完全遵循之前确定好的、有效的工作方式，同时在所有的开发阶段当中，都能够及时有效的对开发结果进行评估。

　　在企业实际的办公过程中，涉及到的事务类别是非常丰富和复杂的，比如公文的发送、公文的收取、公告信息的发布、重要文件的归档、会议的安排以及车辆的调度等等。这些事务都有个共同的特点，那就是任意的两个事务之间都存在着千丝万缕的联系和制约，这些关系就好比是文档在系统中的传递过程。同时，对于不同的事务而言，其所应具有的访问权限是不同的，在系统中则表现为信息的不同状态，比如可用还是不可用等等。

　　2 基于工作流的协同OA系统模型

　　2.1 系统框架设计

　　为了限制和规范用户的使用，系统为功能模块和数据设置了相应的操作权限，以实现企业对协同工作、公文流转以及信息共享等方面的要求。以桌面操作系统的方式将办公系统的会议管理、公文流转、人力资源管理等功能提供给用户，满足企业在办公方面的需求和管理，使企业的办公流程和模式更加的规范化，从而极大的提高企业的工作效率。

　　2.2 系统中工作流的实现

　　为本系统所设计的工作流模型中涵盖了两种数据：文档属性的数据以及控制工作流的信息数据。文档的属性数据由用户来改变，而流程的控制数据则由工作流程序来控制和改变。在公文实现流转的过程中，每个功能模块首先要读出参与了这个流转过程的用户数据，然后把他们签写阅读和批改信息写入数据库中，之后在把文档传递给下一个步骤中的用户。

　　2.2.1 工作流程模板的定义

　　为了更好地控制和管理公文流转的过程，系统中会定义和生成一个针对工作流程的模板库，用来存放平时比较常用的工作流程的模式信息。当用户需要起草自己的一个公文的时候，必须先从已有的模板库中选择一个适合自己模式的公文模板，同时设定好自己的流程模板，当公文被提交之后，OA系统将会自发的将用于流程控制的数据绑定到与文档有关的数据上面。公文在审查的过程中，工作流根据之前设定的流程模型去计算目前工作流的流程步骤的数目，同时给出相应的处理结果。

　　2.2.2 工作流程的定义

　　公文在被审核和被接收的时候，系统需要对其流程进行定义。对于一个大型的协同OA系统来说，工作在流转的过程会涉及到很多的用户，而不同的用户在系统中的角色以及所拥有的权限是不同的，而且，就算对于同一个文档来说，不同的业务处理请求，也要求其流程应该有所区别。因此，考虑到各种的因素和应用，系统在发起一个流程的时候，采用了两种不同的方式：一是把一个流程预先定义好，公文按照预定的流程进行流转;另外一种方式则允许对预先定义好的流程进行调整和修改，用动态的方式定义工作流程，使得系统具有更大的灵活性。

　　3 结束语

　　将工作流技术引入到企业协同OA系统的开发和设计当中，建立了适合企业协同办公需求的过程模型和组织模型，并在此基础上设计了一个协同OA系统，实现了公文流转、资产管理等方面的功能，提升了系统所具有的完备性和实用性，极大的减少了企业在办公事务处理方面的代价，提高了企业的市场竞争力和生存能力。