办公系统设计

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 　　办公自动化三大核心技术是网络通讯技术、计算机技术和数据库技术。

　　办公自动化(Office Automation，简称OA)是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性 。

　　计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

　　一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

　　企业的核心管控环节包括各项事务都存在一个事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系，都要有一个目标制定、分解执行落地、执行中资源协助、执行后分析优化的过程，不管是流程管理、知识管理还是目标绩效、计划任务管理。当我们把目光聚焦到执行者身上，就很轻易地得出以人为中心的协同运营导航平台的原型：这个平台需要能够明确地传达他的工作体系是怎样的、目标是什么、执行落地的步骤该怎么操作、执行过程中所需要的资源应该从哪里获取，以及执行的过程可以怎样来优化等等，而这个执行的过程支撑着企业各项事务的落地和效果。因此，以人为中心是协同的精髓之所在。

　　泛普OA办公系统既不同于传统的OA，也不同于的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样。在平台的基础之上，插接各种业务应用(可理解为传统的)，这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源(含网络应用)的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务(如邮件、论坛、导航、检索和公告等)。

　　实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术。 实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。现在随着WEB技术的发展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。

　　根据系统的整体设计和规划，按照项目建设的流程阶段，分步骤开展项目建设，确保在稳定推进的前提下，保质保量地完成系统整体建设。在OA办公系统总体技术方案中，为了实现设计目标的要求，主要遵循以下设计原则：

　　1. 标准化与开发性原则

　　随着国内技术标准化进程逐步进行，OA办公系统要无条件保证符合国标和对相关技术的兼容应用。系统须采用开放式设计，保证各厂商设备、系统的良好集成性能，确保系统间顺畅连接和平稳运行。在技术架构的设计中要尽量采用当前主流以及开放的技术，避免技术壁垒以及对以后维护和系统升级可能造成的影响。

　　2.可管理原则

　　从网络、服务器、操作系统、数据库、应用等多层面综合分析，建立集中完善的配置、故障、性能管理平台。管理平台应提供良好的易操作性，方便、简化系统管理与维护，减少管理人员工作量，降低整个OA办公系统的总体拥有成本，提高系统的投资回报。

　　3.经济性原则

　　在搭建OA办公系统结构时，必须充分研究现有系统的平稳过渡问题，保证现有系统平滑过渡到新的系统中，减少对现有业务系统的冲击，也使原有资源充分发挥其作用。要考虑经济实用，要易于扩展升级、易于操作、易于管理维护、易于用户掌握和学习使用。在完成系统目标的基础上，力争用最少的钱办最多的事。

　　4.实用性原则

　　在OA办公系统设计中，应坚持采用简单有效实用的指导方针，合理地平衡技术的先进性与实用性，避免盲目追求最新技术和不切实际的"花架子"。系统设计、设备选型应符合中国国情，充分考虑OA系统的需要，设计性能价格比最佳的系统。