OA设计

传统办公OA系统的四大需求

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一．电子公文系统

公文管理系统可以实现与上级公文的互联互通，支持对外来文件、公函、请示等进行输入、登记、编号，实现对公文的分发、批阅等过程的电子化，能跟踪文件办理过程，记录领导的批示意见以及文件办理情况等，实现发文文件的起草、审核、签发、正式发文等过程的电子化管理，支持顺序会签、并序会签、收回、改发、催办等多种公文办理工作。平台提供上级公文的接收及上行公文的发送等功能。系统应遵照《国家行政机关公文处理办法》设计实现。

（一）常用设置

常用批示管理

维护常用批示语，支持新增、修改、删除。

公文流程管理：应具有可视化的工作流，能定义XML标准的工作流，实现固定流程和自定义可变流程管理，包含发文流程和收文流程；支持串行、并行、通过、跳转、退回、撤回等流转功能。支持自定义每个步骤的可查看、可修改等操作权限；支持临时更改处理人。可自定义各种审批流程，流程设置操作简单，可实现各种复杂流程。

归档文件夹管理：应支持维护、查看发文和收文归档的文件夹。可以修改文件夹名称、访问权限和控制权限，可新增和删除归档文件夹。

人员权限设置：需要提供维护用户权限的功能。

公文参数设置：公文参数设置是用户结合本单位的实际情况，为使公文管理功能正常进行需要对公文管理的有关参数进行预先设置以及进行日常维护工作。应可维护、查看公文文字代号、部门分类号、公文类型、模板和印章。参数设置功能应由具有管理权限的人员使用。

步骤管理：支持维护发文步骤、手工收文步骤以及系统内收文步骤信息。

发文流程管理：维护发文流程步骤信息，可以新增发文流程。

收文流程管理：维护收文流程步骤信息，可以新增收文流程。

关联人设置：可在领导出差期间授权给关联人全权处理公文，可设置授权开始与结束时间。

（二）发文管理

发文办理应提供发文拟稿、发文管理、发文发送、发文回收站等模块，支持通知、请示、公告、函件等多种格式的公文。

公文处理界面：公文预览和处理流程左右分开，方便用户查看。

发文处理：公文在流转过程中，需要有关人员对发文进行流转处理，需要支持常用的发文处理步骤（拟稿、核稿、审核、签发、编号、校对、分发等）的处理。

发文拟稿：具有公文拟稿权限的员工使用本功能可新增公文，录入、编辑公文属性，可在线编辑公文正文，也可上传公文附件。

公文在线编辑：应采用专业、安全的Office控件实现公文正文在线编辑功能，可方便地对文字、图片、文件等多种信息格式进行编辑。

公文修改：对正文的所有修改要保留修改记录；没有修改正文权限的只允许查看；发送后的公文只能查看。

发文流转：对进入发文流转的公文应可以进行催办、修改当前流程、设置代签人、设置代办人、查看处理单等操作。支持短信通知下一步处理人和消息催办功能。

发文管理:对发文进行管理，应提供单位内所有发文状态跟踪、查询、删除、临时改变流程负责人等功能，同时应提供公文统计、公文归档功能。

发文查询：分为流转中、待归档、已归档，应提供快速查询和高级查询功能。

发文回收站:需要实现公文的软删除（作删除标记而非删除记录），防止误删除。公文软删除后应自动归入公文回收站，回收站需要提供清空、还原、删除等功能。

（三）收文管理

应提供收文登记、收文管理、收文转发、收文回收站等。

收文处理：可对登记好的公文选择流程进行收文办理，也可直接保存不流转。应支持常用的收文处理步骤（审核、批办、拟办、阅办、承办等）的处理。

收文登记：收文登记用于签收、登记来自同平台的公文，另外还应可以手工登记通过Email或其他方式收到的公文。公文点击过后会有显示，可以对接收人员进行跟踪统计。支持收文的正文另存为doc或pdf的文件格式，并且另存出的正文是保护处理的，不允许被更改。

收文管理：对收文进行管理，提供单位内所有收文状态（流转中、待归档、已归档）的跟踪、查询、催办、删除、修改当前流程、修改流程负责人、查看处理单等功能，支持短信通知下一步处理人和消息催办功能。同时应提供公文统计、公文归档功能。

收文转发：收文流转结束后，需可以利用收文发送功能把收到的公文发送或传阅给本单位的用户。

收文查询：分为流转中、待归档、已归档，支持阅办、督办等督办类型分类查询，应提供快速查询和高级查询功能。

收文回收站：应提供对收文进行管理的功能，可以进行查看、撤消等操作。

（四）文档管理

公文归档：应支持对已经流转结束的发文、收文进行归档。实现收、发文的归案管理，并需提供归档为不同的文件夹，方便分类管理归档公文。提供专门的档案管理功能，可把归档后的公文直接转入档案管理中，对归档后的文件进行管理，并可对相关角度进行授权查阅管理。

安全存储：所有公文都可以按年份、按单位导出、备份；并且文件与程序分不同磁盘存放，以方便对文件用第三方工具进行备份处理；支持磁盘动态扩展，可以方便追加存储空间。

公文查询：可按多种条件组合模糊查询。并提供快速查询和高级查询功能。高级查询可以通过查询配置文件实现查询条件自定义。查询结果列表可直接打印或导出成EXCEL。

二、协同办公系统

（一）基础设置

人员权限设置：权限设置的主要任务是单位管理员用来控制本单位用户对日常办公系统的使用权限。

通知公告：用于查看学校通知公告，用户可以新建、发布通知公告，并对通知公告进行排序及内容管理。

行事历：要求管理员可以编辑每日事项、重大活动和备注，其他用户只可查看。

工作日志：应能记录查看工作日志。

政策文件：可对政策文件进行新建、编辑、发布等管理，查看学校的政策文件，可按标题和创建人查找。

车辆管理：可帮助单位合理管理各种办公车辆的申请和使用。主要功能应包括车辆登记、车辆申请以及申请审核。

外出管理：实现外出的申请、审核与统计，用户填写外出申请后，由相应的审核人员进行审核。可查询某时间段单位人的外出次数和事由。

场地管理：可维护学校教学、实验、后勤等各个场地的名称、楼层、面积、编号等具体信息。

请示报告：请示报告模块主要用于学校向上级组织机构请求指示、请示批准某一事项或者汇报工作、反映情况。

接待管理：主要用于对接待事务的管理，包括接待时间、准备工作负责人、是否用餐、是否住宿等。

会议管理：会议管理的主要任务是设置与管理单位的会议情况，并提供会议提醒的功能。

教师请假管理：可对公差、私事、集体活动、病假、事假、产假等请假类型及天数进行登记，并要求处室领导或分管校长审核。

办公流程管理：可自定义各种审批流程，流程设置操作简单，实现固定流程和自定义可变流程管理。

签到管理：查看单位人员登录系统进行签到情况，可以查看签到时间、签到次数。

工作会议：应支持会议申请（名称、时间、地点、参会人数），会议审批，会后填写会议纪要。

用印管理：可以进行申请使用印章。管理人员可以维护本单位印章的名称类型。

工作汇报：可提交个人工作汇报，类型包含周报和月报。支持工作汇报查询。

出差管理：应包括出差申请（时间、天数、地点、事由等）和出差审核。

报销管理：应包括报销申请（金额、类别、费用明细等）和报销审核。

通讯录：支持自动同步基础支撑平台的组织架构及人员信息，建立实名制通讯录，并支持人员分组自定义管理，提供按部门、职务自动分组，如校长组、教务处长组等。通讯录支持提供给公文管理功能使用，实现数据跨业务系统的互通共享。

（二）办公消息

包括发消息、收件箱、发件箱、草稿箱，支持消息搜索功能。

发消息：支持消息图片、文件、拍照上传等附件发送功能。在发送邮件是可同时发送短信，可查看对方是否已读。

收件箱：进入收件箱后，可以查看到用户收到的消息。可以查看消息的详细信息，可以对消息进行删除、回复、设为重要邮件。

发件箱：发件箱内保存的是本用户的已发消息，支持删除和回复全部。

草稿箱：进入模块后，可以查看用户保存的未发送的草稿消息。可以查看草稿消息的详细信息，并进行删除或者修改发送操作。

（三）公文办理

发文办理：分为待处理和已处理，可查看公文详情及流转审核信息。待处理的公文可维护审核意见，输入批注意见进行提交、退回等流转操作。

收文办理：应包含阅办和督办，分为待处理和已处理，可查看公文详情及流转审核信息。待处理的公文可维护审核意见，输入批注意见进行提交、退回等流转操作。

（四）办公管理

工作汇报：应支持领导随时随地获取相关工作的进度汇报，基层工作人员也能随时都能发起工作汇报。

报修管理：应支持设备管理人员拍照上传进行报修申请，维修人员维修好设备进行登记。

外出管理：应支持用户选择外出流程进行外出申请，领导人员进行审核。

出差管理：应支持用户选择出差流程进行外出申请，领导人员进行审核。

报销管理：应支持用户填写报销金额和报销类别进行报销申请，领导人员审核。

教师请假：应支持用户对公差、私事、集体活动、病假、事假、产假等请假类型及天数进行登记申请，应支持将请假消息通知所有标注要通知的人。

物品管理：应支持用户申请登记过的物品，填写申请理由，由管理人员进行审核。

通知公告：应支持查看单位的通知公告。

工作日志：应支持用户记录工作日志，填写工作开始时间、结束时间、地点、时间段等信息，可上传附件。管理人员可查看科室人员日志、负责人日志。

发布：2020-04-14 16:35 编辑：泛普软件 · hujian [打印此页] [关闭]

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