OA系统软件建设方案及要求-学校

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OA系统软件建设方案及要求

1.建设规划

应用范围：XX大学行政、直属单位；院系行政办公人员；武汉基地工作人员。人数1500~2500人。
建设方式：OA系统作为我校落实科学发展观，加强信息化建设的首要工作，要求在短时间内见成效，实现无纸化办公，加速学校管理的运作流程，提高办公效率，加强广大教职工的信息化工作意识。因而前期不宜采取需1至2年才能取得基础水平的自主开发方式，且当前OA商业软件比较成熟，应用日益广泛，成本也已摊薄，所以我校OA建设采取前期引进核心技术和基础应用，合作共建，逐步深化的建设方式。同时引入软件工程监理机制。
分期建设：考虑学校应用的渐进性和OA软件建设周期较长的特点，采取将功能应用、是使用范围、开发深度、经费投入分为3个阶段逐步建设的办法，增强OA系统的建设与应用的效能。前期以厂商为主，中期加强合作，后期加强自主作用。

阶段	建设要求	任务	分任务	时间安排
（一）基本应用阶段（半年）	实现基本功能的应用，体现核心价值，突出易用和实效，为以后的深入应用和开发打好基础（1000并发）	分析规划	做好需求分析和建设规划	09年9月~10年1月
		搭建系统	系统环境及配套设施建设
			软件安装、调试，压力测试
			组织结构、人事系统搭接
			角色分配，基础性表单流程制定
		运行机制	成立OA建设领导小组
			建立运行机制和管理办法
		前期培训	召集领导小组、部门负责人、ＯＡ主要管理应用人员学习培训
		基础应用	实现学校日常公文收发、报告审批、会议安排等基础性应用
			教务、科研、国资、人事等部分日常性OA工作的实现
		安全保障	身份认证、关键人物的U盾（100个）
			技术上保障收发文、审批、签字、印章等环节的安全
		前期验收	优化系统环境、建立安装、备份机制
			完成技术文档、使用手册、测试报告
			提交源代码、组织验收、前期结算
（二）深化应用阶段（一年）	逐步扩展应用领域，丰富应用功能，深化应用层面，提高应用水平（1500并发）	中期培训	分批组织全体OA应用人员学习培训	10年2月~10年12月
		加强合作	建立甲乙双方管理和技术人员的合作机制
			厂商义务为用户技术人员进行相关培训
		功能扩展	逐步丰富功能模块的应用
			逐步增加功能插件的应用
		建立需求	收集、整理应用需求
		应用扩展	按部门、主次、类型实现需求定制
			实践检验，逐步完善
			逐步与学校门户及教务、科研、资产、图书、等子系统建立接口，扩展ＯＡ应用领域
		特色应用	针对学校特点开发相应的应用功能和模式
		中期验收	系统升级，完成技术文档、使用手册、测试报告
			提交源代码、组织验收、中期结算
（三）完善成熟阶段（1年半）	通过一段时期的应用，解决各个环节的问题，形成成熟使用和稳定的系统（2000并发）	解决问题	解决一段时期内显现的应用或技术问题，如应用需求、人员机构变更、子系统更新等	11年1月~12年6月
			做好系统的升级和保障工作
		完善应用	系统更新所带来的性功能的应用转化
			开发针对新系统的搭接应用
			新的学校管理理念和方式的转化
		后期验收	系统升级，完成技术文档、使用手册、测试报告、提交源代码
			组织验收、总结合作经验、中期结算

 

2.需求分析（早期）

09.2.26．信息部就“办公自动化（OA）系统的功能需求”向我校各单位进行了调查。根据反馈信息，各单位对OA系统需求意见分类如下：
核心需求：工作计划、文档收发管理、公文流转、事务审批、会议管理、通讯录、系统管理等核心功能都已勾选；
个人办公需求：信息中心、Office文档、个人工具、即时消息、邮件系统、网络存储、界面定制等个人办公功能的需求也很普遍；
行政事务需求：办公用品、用款管理、报销管理、车辆管理、考勤管理、资料管理、资产管理等管理方面的功能被认为具备一定的价值；
增值需求：电子签字（涉及公文安全和真正无纸化办公的实现）、即时通讯、手机短信、视频会议等新兴功能被认为是提升OA价值、完善应用的重要功能，能够突出服务，为全校教职工带来工作便利；
其它需求：有部分单位提出定制需求（对于OA，实际上所有的OA应用都需要按学校和部门办公特点进行定制，此项工作需校办统筹）。

3.功能设计

3.1 设计要求（参考）

1）协同工作，把控全局：以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈现、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式，解决学校日常工作中事务、事件的处理，通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式，满足不同工作管理需求。协同事件发起、处理、归档一气呵成，满足不同工作管理需求，显著提高工作效率和执行力。
2）表单＋流程，轻松审批：通过自定义的表单（格式、模板）与可视化工作流（角色、流程、权限）的组合，构建特有的管理规则和流程，是协同工作中的关键应用，可广泛应用于各种申请、审批等综合业务、事务管理中，并可按条件进行统计、查询，提高组织管理的规范性和可控性。
3）公文管理，易用完善：全面遵循国家公文管理规范，支持国家标准公文种类，兼顾个性化设置。具备完善的成文、审批封发、传阅办理督办、公文交换过程管理功能，支持痕迹保留、手写签名、电子盖章功能，完全以用户实际应用场景和应用方式为导向，界面操作符合公文业务人员办公习惯，学习量小。
4）知识管理，集中共享：以灵活的文档管理机制把单位、部门、项目及个人等文档、信息一体化集成管理，并通过多级档案管理员设置和自由定义分类严密灵活的权限体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理，实现高效的知识传递、转移，提升协同工作能力。
5）信息互通，内外互动：Email与OA的互通，协同转发邮件、转存文档、转发公告，弥补邮件系统流程单一、点对点、非集中共享的工作缺陷，丰富信息的传递手段和处理方式。
6）信息关联，集中呈现：通过OA提供的关联项目、关联人员的功能，实现对信息组织高度集成和优化，把您工作中高度关注的“人”或“事件”的信息有效关联起来，集中呈现和管理，关联是信息组织高效的创新应用模式，极大的提升信息整合加工的有效性。
7）实时通信，移动办公：内嵌强大的统一消息平台，支持便捷的客户端的即时处理推送的事件；同时，也整合到即时通信、邮件、手机、PDA等软件和外设，随时、随地移动办公。通过在线软件及时便捷的在线交流，信息传递，随时直达，提高信息处理的及时性。
8）整合应用，消除孤岛：系统缺省整合OFFICE和桌面文档批量上传，可选择的扩展功能应用插件无缝集成在标准产品中，系统提供痕迹保留、公章签名、综合办公、类似腾讯RTX等应用插件，满足个性需求。通过简单的参数配置，门户应用能将如用友ERP、NC、eHR系统以及其他任何基于B/S构架的系统连接在一起，从而有效消除信息孤岛，共享信息。
9）技术先进，安全可靠：采用B/S+C/S体系结构，基于J2EE规范开发，同步国际的SOA和WEB 2.0技术，跨平台、跨数据库、支持多种应用服务器。采用工作流、知识管理、互联网、无线应用等核心技术，同时采取国际领先的多层安全技术认证和安全管理机制，全面保障信息数据安全可靠。
10）快捷部署，易于维护：通过强大灵活的系统管理功能实现组织机构、流程、岗位、职务、人员及权限配置，快速完成客户化设置和动态配置，通过表单模板和流程规则的定义，充分满足用户个性化需求，融入管理思想和管理规范，构建真正的协同工作系统。系统管理维护工具全面，具备远程升级、服务和维护功能，轻松方便，大大降低维护成本。

3.2 功能模块

功能模块	模块内容（模块相关说明见附件，仅作参考）
个人事务模块	网络寻呼、网络会议、我的便签、工作日志、计划总结、日程安排、我的建议、通讯录、任务管理、个性设置
工作流程模块	收文管理、发文管理、请示管理、流程管理、表单定制、查询管理
知识档案模块	档案管理、知识管理、网络硬盘
行政事务模块	会议管理、车辆管理、考勤管理、资产管理、用品管理、图书管理、规章制度
公共信息模块	信息发布、网上调查、内部论坛、短消息
自定义模块	自行设计定义操作界面、数据表名、字段名和数值类型；每个自动生成功能的审批流程、查询条件、输出结果（即显示内容）；实现各类信息的汇总统计并自定义显示报表
系统管理模块	用户管理、角色管理、组织管理、权限管理、流程管理、模块管理、安全管理、数据管理、系统设置
增值模块	CA电子印章、U盾、全文手写批注、短信平台、即时通讯、视频会议

3.3 系统要求

1）三层体系结构：采用B/S模式，也可含C/S模式；OA系统分为用户层，业务层和数据库三层体系结构；系统环境：一种是基于微软.NET平台的，支持SQL Server数据库；另一种是基于J2EE平台的，支持Solaris10、RH Linux5等系统，以及oracle10g、mysql、sql  server、sybase等多种数据库。
2）高安全性：采用如CA技术、数据通道加密、U盾等先进技术；在用户权限控制、数据库访问控制、数据加密、平台安全性等涉及安全的方面提供多角度多层次的安全保障。
3）功能可扩展性：遵循国际标准的开发规范，采用模块式设计，提供标准数据接口及转换功能，集成的统一文档管理；支持数据库分化存储、自动备份、支持磁盘阵列、海量存储；在后期的维护中，可以根据需要可便捷的增加或是封闭一些功能。
4）可靠性：系统适应各种操作环境，具备高稳定性，具备分布式集中部署和对象优化和缓存优化，支持单位集团办公的并发应用；系统具备软硬件系统的冗余，提供热备份和容灾功能；
5）易用性：办公人员无需计算机专业知识即可操作使用，进行系统维护、客户端免维护安装、系统升级；系统易于安装、管理和维护。

4. 投标要求

1. 合同期3年3个阶段，强调技术支持、战略合作、后期服务，厂商可针对自身特长补充建设性意见。
2. 系统应满足上述功能要求，确保合同期内提交的系统是最新版本，并保障后期的升级和技术维护。
3. 先总体报价，同时在总体报价内，针对建设阶段、基础系统、功能模块、插件（可选），以及个阶段内的并发数、功能扩展、开发定制、服务等环节分别进行报价。
4. 厂商应提供资质、ＯＡ软件技术及说明文档、案例证明等，并在我校要求期限内提供与上述技术要求相仿的测试报告，建立试用环境，提供技术支持，以便前期测试。