erp系统免费下载导入：如何降低定制化所带来的种种压力

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erp系统免费下载(Enterprise Resource Planning)虽曾一度是企业在进行信息化时最热门的关键词，但观察其在最近几年的发展，却有日益普及但低调的趋势。这原因在于现在市场在看待时，已回归到其最初“实时性”与“整合性”的概念，并将之视为企业在推行信息化过程中，不可或缺的基础核心平台。不过由于导入erp系统下载的相关费用仍高，如何节省其支出，也就成为企业最关心的议题。

erp系统下载所关联的IT功能和技术

虽然erp系统免费下载的概念早在近30年前就已被提出，但现在无论是何种规模大小的企业，几乎还仍可看到erp系统下载的存在。在台湾地区，根据《2009 IT决策者关键调查报告》显示，有72.78%的台湾企业已经导入erp系统下载，其普及率高居所有已建置系统的首位。若再以产业别来细分，高科技产业、传统制造业、电信/信息服务业导入比例更都高达90%以上，仅有金融业、流通/服务业，以及政府/医疗业的比例稍为偏低，但在今年这些领域至少也有20%以上的公司有计划导入，显见erp系统免费下载与企业IT系统几乎可划上等号。在这种情况之下，erp系统下载对企业营运的重要性显然不容忽视。

为何还有企业要导入erp系统免费下载？

台北科技大学(北科大)商业自动化与管理研究所副教授陈铭昆说：“企业资料不外乎是由财务、人事、制造…等这三大部份组成。”而以往数据的管理方式，往往是分散由各单位自行建置的专属系统进行处理，如会计部有会计系统、工厂有生产系统、仓库有库存系统、营业单位有销售系统…等，但由于每个系统中所处理的数据其实都有关连性，如果彼此之间缺乏整合，企业往往会因为所掌握的讯息无法同步，而产生许多作业与决策错误的状况。

特别是当企业成长到一定规模之后，组织与营业据点有分散与跨区域性的趋势，以往独立系统作业方式更是有无法反映公司营运实时状况的问题。“如果A产品在甲地的库存系统记录是今天的数据、在乙地的是昨天、在丙地的则是上星期。”北科大陈铭昆表示：“那管理人员怎么可能有办法做出良好的决策呢？”尤其是在目前产品生命周期越来越短的情势下，管理人员是否能实时取得正确信息，对于企业的生存更为重要。

此外，各自独立系统之间的数据格式转换，也很容易引发后续作业处理上的问题。“之前因为系统缺乏整合，产品设计图在制作完成后，还必须额外进行格式转档，由于这会使得原图上标示规格尺寸的地方出现乱码，因此还得另外用人工方式加以标记。”连展科技总管理处处长张瑞益说：“但正巧有一次图档所转出来的乱码都是数字格式，因此设计单位、生产单位的作业人员，全部都没有察觉到制造出来的产品规格有问题，一直要到出货时才被业务发现。”

因此与传统各自独立的数据处理系统不同，erp系统下载非常强调公司数据的“整合性”与“实时性”。藉由跨系统、跨组织与跨地理区域工作流程的整合，erp系统免费下载可将企业内部的数据处理程序予以合理化、标准化，以避免因不同部门人员分散建立与重复输入相同的数据，造成信息错误及不一致问题。“IT系统必须要能实时反应企业经营的现况，管理人员才能据此做出正确的决策。”张瑞益说：“而‘共通的整合平台’，则是IT系统取得该项能力的必备条件。”

erp系统免费下载是企业信息化的基础核心

“如果公司规模还很小，几个人当面沟通就能搞清楚全部状况时，可能不会需要erp系统下载。”张瑞益认为：“但除非组织不想再继续成长，否则从整体策略的角度，重新规划公司资源运用方式与营运模式，并据此导入erp系统下载，并顺势将进行合理化、标准化的步骤，会是任何一个有追求发展的老板必然的选择。”而随着之后组织再分化、公司整体价值链的改变，以及IT技术演进的影响，北科大陈铭昆表示：“在公司拥有资源发展变化的情况下，erp系统下载也应相对地进行升级与调整。”依据本刊《2009 IT决策者关键调查报告》显示，有80%的受访者都表示：“未来将会对erp系统下载继续进行投资。”

另一方面，依据Aberdeen Group的说法，虽然受到经济不景气的影响，企业普遍受到“降低成本”的压力，但“因应未来公司成长需求”、“改善顾客响应速度”、“控制公司营运成本”等项目，在过去三年一直都是驱动中小企业erp系统免费下载策略方向的主要因素。Aberdeen Group认为，这显示出：erp系统免费下载已经成为记录公司整体营运与交易状况所必备的基础架构。要想兼顾“改善顾客响应速度”与“控制公司营运成本”，erp系统免费下载是不可或缺的工具。

此外，一些近年来各产业争相导入的热门信息应用解决方案，如商业智能、顾客关系管理、知识管理、供应链管理等系统项目，也必须由erp系统免费下载提供最基础的整合信息，否则难以发挥其应有的效益。因此erp系统免费下载可说是企业内部信息化最重要的基础核心，Forrest Research认为：“跟以前相比，erp系统下载的重要性，是有过之而无不及。”

建置erp系统下载所费不赀

尽管erp系统免费下载对企业的营运、管理及后续信息化工作是如此重要，但IT部门在该系统上仍有不少问题有待克服。根据近期Aberdeen Group对于920家企业的调查发现，年营业额小于新台币约15亿的企业，建置erp系统免费下载平均得支出约1,000万的费用；更大型的企业(营业额介于新台币约30亿~75亿)则需要付出约4,200万的代价。至于在导入时程方面，该调查指出，平均一套erp系统下载建置完成所需的时间大约为10个月。

另一份针对企业高阶CFO所做的研究调查，也对erp系统免费下载的成本做出了相同结论。以中型企业为例，光是建置第一年花费在erp系统免费下载授权、服务(包含升级、整合与顾问)及维护的费用，平均就高达新台币约3,200万元，而且这还不包括系统导入、项目管理、使用者训练及IT支持…等项目，如果再考虑到后续每年要支出的维护、系统升级与定制化费用，“想要建置一套erp系统下载，企业所要付出的成本真的高得吓人。”Forrest Research在其报告上这么表示。

定制化所带来的成本与时间压力

除了付不完的成本之外，根据《2009 IT决策者关键调查报告》，erp系统下载最让IT人员感到困扰的问题还有：复杂的系统整合工作、未能针对特定商业策略进行定制化、有用的信息存取或捞取困难，以及系统难用或不直觉等状况。特别是在系统定制化的部份，依据针对CFO的调查报告，“有80%的受访者表示，为因应公司独特的营运策略与作业环境需要，erp系统下载必须进行适度的调整与延伸。”也就是说，为了要让erp系统免费下载顺利上线，企业还必须额外增加功能与模块、重新改写核心应用程序、调整输出数据、改善系统效能，并且将所采用的IT技术进行更新。

由于erp系统免费下载代表着公司营运策略模式，以及其整体管理与运用内外资源的方法，换句话说，“无论企业是要采用全新措施或现有作业强化、增加合作伙伴或工作外包、集中或分散化组织管理、固定或改变报告数据要点等项目。”陈铭昆表示：“只要对企业价值链产生变化，erp系统下载也就必须跟着翻新。”而根据针对CFO的调查报告，一个导入erp系统免费下载的企业，平均得为此每年支付约新台币3,600万的开销。

“由于每家公司的定位与策略不同，全世界没有哪两个单位的组织或运作模式会一模一样。”北科大陈铭昆说：“也就是说，‘每家企业所拥有的erp系统下载，一定都有差异’。”而连展张瑞益亦认为：“当组织发展到一定规模与程度后，特别是有能力主导市场的大型企业，一定都会产生专属于自己一套的游戏规则与作业方式，也就是进行‘差异化’的策略。”因此“定制化”对于erp系统下载而言是正常存在的现象，问题只在于：如何减少企业在“定制化”过程中的开支，以及缩短其安装上线所需的建置导入时间。

如何减少定制化？

为了减少定制化所产生的问题，“有些IT解决方案业者会针对各种不同行业别的性质与特殊需求，以模块化设计与建构的方式，开发其专属的行业别erp系统下载。”前进国际知识长张君龙表示：“虽然多少还是需要进行调整，但由于原系统的整体设计，会较为贴近厂商实际的经营需求，更改的幅度不会那么大。”如果再加上模块化的设计，系统可对不合需求的部份进行快速替换，厂商不需要从头再进行一次开发，那在定制化方面的处理时间与成本将可大幅节省。

但另一方面，依据上述针对CFO的调查报告显示，也有些企业反而会采取配合原套装erp系统免费下载作业的方式，不对系统进行任何修改。该报告阐述某位CFO的说法：“在必要的情况下，我们会修改作业流程以配合系统，或干脆将此段作业改成以离线方式进行。”而连展张瑞益则进一步表示：“对于中小企业而言，由于在市场上处于‘跟随者’的地位，所采用的策略就是‘跟着人家走’。在这种情况下，直接买现成的套装erp系统免费下载使用，会是比较好的选择。”张瑞益认为，中小企业可先以此为基础，等后续有了自己的经营模式后，再开发相应的erp系统下载。他说：“这会比从零开始要强得多。”

“中小企业同样也需要erp系统下载，只是受到经费与资源的限制，通常会选择较为小型、成本较低的解决方案。”前进国际应用顾问服务事业处副总经理苏隆慎这么表示。由于过去大型erp系统免费下载过分强调跨行业别的通用性，因此必须将各种可能发生的状况都尽量设计在系统之中，导致系统的复杂性上升。而这不仅拉长了建置时程，也会使导入成本跟着居高不下。苏隆慎说：“现在许多erp系统免费下载大厂，如SAP、Oracle等，也都积极推出针对中小企业的简化版本，以期减轻企业投入在erp系统免费下载上成本、时间等项目的压力。”

将erp系统下载外包/服务化

除了如SAP、Oracle…等erp系统免费下载供货商所提供的套装系统之外，现在有许多企业也开始尝试使用ASP、SaaS或Open source系统模式(像是Compiere)，以进行相关的信息化导入活动。根据《CIO》杂志的调查，目前约有43%的企业正在或考虑于未来改用这类新的erp系统免费下载应用模式；而且不仅限于中小企业，就如GE这种跨国的大型企业集团，最近也开始使用以SaaS模式为基础的信息化系统，管理其分散于100个国家500,000个供货商。

北科大陈铭昆认为：“现在企业采用外包信息化服务模式的时机已经成熟。”由于过去中小企业由于找不到或养不起信息人员，使得其信息应用程度与大型企业相比相对落后，但因为现在信息应用的效率与速度，已成为企业竞争力的重要来源，因此在资源相对有限的情况下，对于凡事都要省着用，有量入为出心态的台湾中小企业老板而言，将信息化系统外包，并视其需要以租赁方式取得相关服务，会是项比较划算的做法。

强调“淹水理论”的陈铭昆表示：“以前景气好的时候，就算没有信息化，公司还是有许多生意可做，精打细算的老板想要导入信息化的意愿自然没有那么强烈。不过现在企业面临的经济环境十分恶劣，局势已经差到『没有信息化的企业就几乎拿不到订单』的地步。”而ASP、SaaS由于具有初期建置成本低、上线导入速度快，不用担心版本更替、IT技术变化等问题，自然会受到有心进行信息化的组织所欢迎。“以ASP、SaaS模式运行的erp系统下载，非常适合缺乏资源，只需基本运作功能的中小型企业所采用。”陈铭昆这么认为。

外包VS.自建

不过对于大型企业而言，ASP、SaaS还有许多待努力的空间。苏隆慎表示：“我个人认为国人对于‘信息不放在自己家里’会非常没有安全感，之前Oracle也有提供CRM on Demand这种类似于ASP、SaaS运作模式的服务，可是客户接受的程度并不高。”尤其是对于敏感性较高的财务与个人隐私数据，企业对其安全性更为重视。Gartner有研究报告指出：“除非服务供货商能提供系统低成本(甚至无成本)的资安证明，才能鼓励并说服使用者继续采用ASP、SaaS运作模式。”

此外，ASP、SaaS运作模式所说的“立即上线”，并非是指企业在使用这类erp系统下载时，“无需配合进行相关导入与建置工作”。事实上，“欲导入erp系统下载，企业仍需要进行组织再造、流程重定义与系统整合点定义等项目。”Gartner认为：“企业不只是要利用erp系统免费下载管理核心流程，他们更希望能藉此获得与竞争对手不同的差异化能力。”但前进国际张君龙表示：“ASP或SaaS业者基于经济规模的考虑，提供给企业使用的，往往是同一套标准的公众版本系统。”因此即使企业一开始导入ASP，但在一段时间之后，多半还是会改用内建方式处理。

尽管ASP或SaaS模式在中小企业erp系统免费下载市场中已取得一定的成功，不过Gartner仍预测，此模式在2011年时，所占的erp系统免费下载市场比重大约不会超过16.7%。“SaaS erp系统免费下载将在单纯行政管理应用层面大有斩获。”Gartner表示：“但基于erp系统下载整合的复杂性，目前又缺乏有经验的供货商提供整合性服务，因此在一段时间内，大型企业会以这种方式，导入整体erp系统下载的机率相当低。”

erp系统免费下载维护费用不降反升

虽然经济不景气，但erp系统下载的维护费用却丝毫没有下降的趋势。虽然在全球erp系统免费下载市场市占率高达42%的Oracle(包含PeopleSoft与JD Edwards)已宣布不会变更其维护服务的价格，不过事实上，Oracle每年有90%的营收毛利，是来自于对客户的授权及维护。而市占率居次的SAP在今年更是采逆向操作，宣布将会提高系统的维护费用。对此erp系统免费下载产业大师Vinnie Mirchandani认为，企业每年用在erp系统下载的开支，有很大的比例是浪费在这些项目上。

为了减轻公司在这部份的负担，之前有不少企业IT人员已经开始考虑将原有的erp系统下载更换成Open Source erp系统免费下载(像是Openbravo、Compiere、erp系统免费下载5、Open erp系统免费下载及xTuple…等)。而根据Cutter Consortium资深分析师Vince Kellen的说法，受到全球经济不景气的影响，此一现象在2009年将更为普及。以Openbravo为例子，他们公布在Sourceforge上的erp系统下载原始码，至今已提供有超过100万人次的免费下载。

有人或许会质疑Open Source erp系统免费下载是否能支持今日大型企业在营运时所面临的复杂环境。Openbravo公司的COO Josep Mitja承认，这对于open source应用系统提供者而言，在一开始时的确是有些进入难度，但他表示，藉由网络上使用与开发社群的力量，open source应用系统将可很快克服这些障碍。举个实例，Openbravo上的POS功能，就是利用这样社群模式，在人们不断的分享互动过程中发展出来的。

不过对于这些open source厂商而言，最大的问题还是在于“说服企业相信免费的erp系统免费下载软件，真的能应用在公司营运上”。而前进国际苏隆慎则认为，基于系统稳定性的考虑，除非是一些非核心应用项目，如公布栏…等，一般企业用户还是比较会倾向使用ISV业者在平台上开发的解决方案，而不会直接在open source应用系统上直接开发企业所需的信息系统。但如果ISV业者愿意持续提供更多具成本优势的解决方案在open source应用系统上，“我相信中小企业有可能会选择open source erp系统免费下载做为入门，等到企业成长到一定规模后，再转换到大型erp系统下载。”苏隆慎这么表示。

erp系统免费下载的实质效益与公司策略有关

“传统CIO的思维会认为：‘为了要让技术人员有合理的产出，企业必须提供足够的资源。’”连展张瑞益这么表示，但其实CEO所最关心的议题是：“如何以最低成本创造最大商业规模与获利？”特别是在当今整体经营环境不景气的情况下，企业在进行投资评估时，更会重视所谓“IT投资回报率”的问题。而这投资回报率，往往会与企业策略有关。张瑞益认为：“企业必须先思考自己的定位与方向，了解自身的优缺点，以及未来3~5年内的市场状况与公司竞争力，并拟定相关计划后，IT才能提供相应的支持。”

也由于导入erp系统免费下载的费用相当高昂，若企业无法从中取得一定的ROI，则系统导入的效益将大打折扣。“之前有个老板兴冲冲的告诉我，他公司导入erp系统下载后，采购人员每天只要两个小时，就可以处理完所有的单据作业。”北科大陈铭昆说：“我反问他：‘那剩下的6小时，那个采购人员要做什么？’”陈铭昆强调，若公司导入erp系统免费下载只是从支持公司现行作业方式，加速营运作业效率的观点出发，而没有真的改变企业的营运模式，并让公司获利得以成长的话，“那就无法发挥erp系统免费下载的真正的效益。IT部门投了那么多钱，充其量只是让公司高层比较快知道：‘我快死了！’”