后模具erp时代的企业管理信息化建设药方(三)<br>
“经理,这是市场部下个月的采购清单,请您审阅并签字。”小李把单据放到了行政部经理的桌上,心里盘算着还缺几个领导的签字,他们是否都在办公室呢。行政经理看到前面密密麻麻的几个签字,随即也签下了自己的名字,并将单据交还回去。小李说了声谢谢后,继续着他签字的历程,心想今天又什么都不用干了。
小李的故事,在很多企业中每天不断上演着,美其名曰:加强控制。但是这样的控制是否能够达到领导期望的效果呢?结果只有他们自己知道了。
本来,采用互相牵制的方法,的确是出于加强控制,防范风险的目的。但是,在很多企业中,各部门领导联合签字等牵制方法已经被视为一种过场。看到已经有人在上面签字,也就签下了自己的名字,既不问为什么签字,也不问所签单据的内容,当然更不会检查单据的正确性、合法性。因为他们知道,就算自己所签的单据出现问题,还有那么多的领导一起承担,有什么好担心的呢?本来一种好的方法,却被不适当的运用,结果造成了相互推诿,无人问则的局面。控制没做好,反而出现了更多的问题,适得其反。
除了上文说的联合签字外,还有很多其他的控制方式,无法得到切实的落实,造成了内控流于形式,管理失控、会计信息失真、虚假等舞弊事件频繁发生。
近年来,内控和风险成为了网络上、报刊杂志中出现最为频繁的词汇。一时间,各大企业纷纷开始寻找第三方专业机构为其开展培训、制度和流程咨询,但如同“平衡计分卡”热类似,企业依然缺乏必要的工具,来固化流程、形成有执行力的制度。
时代的风险控制
过去20年,模具erp系统一阵风似的风靡全中国,一谈好像就是模具erp系统的代名词,企业纷纷上马模具erp。通过模具erp系统,把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享。但模具erp系统并不仅仅只是一个功能庞大的软件,更重要的是它代表一种管理思想,一种科学的业务运作模式,一种固化的业务操作流程。
由于模具erp是一个复杂的系统,它利用现代计算机技术实现了对企业各职能领域的管理、控制和继承,模具erp系统的采用将涉及到业务流程的改进、最优实践的实施、企业内部的继承和企业间的匹配。因此,实施模具erp系统首先是对企业基础管理的重塑,其次才是IT技术的应用。
通过基础管理重塑,建立起更为科学的管理体系和业务流程,通过模具erp加以固化,使其更规范、更有效率。与此同时,信息化、流程化的管理模式,也降低了人为因素对过程管理的影响,减少可能出现的舞弊事件。
也许最初企业决策层上马模具erp时并没有想让其充当“”的角色,但其先进的管理思想、固化的管理流程,在一定程度上却起到了这样的作用。
后模具erp系统时代的风险管理
随着市场竞争的加剧,影响企业生存的因素变得越来越纷繁复杂,如何才能在不稳定的市场环境中求得生存与发展,成为企业领导人关注的焦点之一;同时,几场波及全球的舞弊丑闻事件,使内部管理失控成为众矢之的,如何才能在政府逐步加强控制的环境中求得生存与发展,成为领导人关注的焦点之二。
在这样的背景下,建立一个符合企业自身经营和管理特点,满足国家相关管理部门法律法规的控制系统,成为企业领导人的首要任务。一个完整的控制系统包括:管理制度、管理流程、管理工具。管理制度帮助企业形成良好的控制文化;管理流程为各部门员工开展业务指明方向;管理工具则固化了制度和流程,帮助企业更为有效的实施控制。可见,模具erp已经不能满足企业管理的需要了,更具针对性,更为精细化,能够切实加强内部控制、防范风险的管理工具成为管理层寻求的对象。这样一个关系企业生死存亡的任务就交到了IT经理的手中。
IT经理们的压力猛然增大,盲目实施模具erp系统的时代已经结束。选择和引入满足管理需要的软件,搭建控制系统,成为IT经理们每天必须要思考的事情。IT经理通过对最新管理理念的了解,学习成功企业的实施经验,咨询行业专家,已在脑海中构建出一个控制系统的雏形,包含全面系统,加强过程控制,防止资源过度使用造成的风险;风险管理系统防范内部管理失效,避免出现舞弊事件。
软件需求定型
全面预算管理系统
全面预算管理,是一套综合管理工具,也是一套系统的管理方法。它从公司战略出发,通过合理分配人力、物力和财力等资源,对公司的经营活动进行整体规划和动态控制,以监控战略目标实施进度。控制过程如图1所示:
全面预算管理的引入,使企业领导人充分掌握组织的经营情况和财务结果,通过过程监控,及时指导业务活动的改善和调整。严格的预算审批程序,使企业资源按照经济、合理的方式使用,防止出现资金链断裂造成企业瘫痪等事件的发生。为固化这一管理流程,IT经理建议引入全面预算管理系统,该系统不但在功能上覆盖完整的预算管理循环,在管理流程方面,支持灵活的预算方案定义,同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持。如图2所示:
其主要功能特点包括:
- 使整个组织有效地参与预算管理。
- 使预算的编制和调整更简单高效。
- 通用接口工具实现与实际数据的集成。
- 使预算的分析更及时准确。
- 支持弹性预算、滚动预算。
内部控制系统
内部控制系统是企业搭建高效控制系统不可或缺的组成部分。随着内部控制在企业及政府中的地位逐渐提升,内控工具也如雨后春笋般蓬勃发展,各类控制软件层出不穷,让企业挑花了眼。如何才能选择一款适合企业具体情况,又能加强管理的信息系统,成为IT及相关管理部门的一项重要任务。
由于内部控制涉及企业各个部门、各项业务,影响范围之广、之深可想而知,因此,IT部门在实施内控信息化时,首要的任务就是与各部门沟通,获取相关业务信息,包括:业务类型、操作流程、负责人员等等,据此选择合适的信息系统。
一个完善的内部控制信息系统平台,应使企业能有效的协调和管理整个组织共同参与到管理中。在设计上还应融入一些商务智能和模型,能够与各种业务系统进行有效集成,从而使复杂的管理制度和流程变得更加简易,提高企业的管理效率,有效地防范经营风险,如图3所示:
由于企业的具体情况不同,所重视的关键控制点亦不同,选择控制软件的功能自然也不同。但万变不离其宗,有效的内控软件,应具备如下几个特点:
首先,系统应使整个组织有效地参与管理。系统要提供了强大的权限控制和管理功能,既能够让不同部门的人员参与内部控制管理,又能对其权限进行灵活控制,以保证公司经营过程的安全。同时,系统还应实现内部控制的自动化,高效的完成数据提交、分析、流转的操作,同时保证全国布点企业的所有用户都能参与到流程中来。
其次,系统应实现与实际数据的集成。系统应提供通用接口工具,支持与各种数据库系统、文本文件、Excel文件等进行数据集成。支持与、Oracle及国内大型模具erp的数据集成,进行内部控制执行情况的监控及分析。
最后,系统应促进经营分析更及时准确。强大的自动分析能力,通过数据接口自动获取实际数据,系统可以自动进行数据的对比分析。同时,系统能够将分析的结果方便、快捷的以各种图形展示出来,形成管理仪表盘,从而使内部控制管理的制度、流程和结果更直观,帮助领导更加便利地实现有效管控。
结论
强化内部控制并不是一朝一夕的事情,具备完善的内控制度、内控流程、内控工具,企业仍然不能说为正常运营加上了锁。企业内部控制体系的建立,还需要管理人员及其员工长期不懈的努力,形成一种控制文化,自动抵御风险的侵袭。
来源:诺亚舟咨询
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