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生存还是毁灭？IT系统应用成熟度评估

来源：泛普软件

一、前言　　

信息化作为当今企业运营的关键运营支撑环节，已经成为共识。随着信息化不断深入应用，企业管理层逐步会意识并不断地反问：信息系统上线是否就标志着大功告成？信息系统运行一段时间后，是否需要不断评估并优化？如何着手进行？

其实，每个信息系统都有着其局限性，生、老、病、死的生命周期，信息系统也概莫能例外。每个信息系统的设计，是由当时所处的信息技术、以及企业的需求现状为前提，随着信息技术的不断发展，企业运营的时刻变化，需要我们时刻审视信息系统的运营，不断地去发现和思考：这个系统是否能满足企业的管理现实需要？是否有阻碍企业运营管理效率提升的设计隐患？为推动信息系统的深入应用，企业是否需要提供更强有力地支撑？

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由此可见，系统和人的两方面因素，是影响并决定着管理信息系统最终目标是否达成的根据因素。

那么，如何才能达成对管理信息系统的运行现状进行评价并不断改善呢？本文将尝试从应用成熟度评估及其效果应用推进两方面进行分析和阐述。

二、应用成熟度评估体系

此处的应用，是企业内部管理信息系统的简称。应用成熟度评估，即对管理信息系统应用情况的评估与分析。而要对应用成熟度进行评估，就需要深入了解每个应用的功能细节的应用情况，才能做到目标明确，不断优化和提升。

根据对大量企业信息化实际应用情况的调研，结合笔者的经验，对信息系统的每个功能的具体应用情况，可以从三个维度进行调研：

1）第一个维度为使用现状：即每个功能模块的使用情况调查，即对信息系统的使用情况与效果进行摸底；

2）第二个维度为操作能力：即对使用人员掌握的情况进行摸底，区分清楚其使用信息系统的能力和意愿；

3）第三个维度为优化意见：即为提升该功能模块的应用效果，需要后续提供的支撑或改进因素。

根据每个维度对功能细节的评估，以下给出具体示例，具体的分值和因素，可以根据具体的管理信息系统进行调整。

第一个维度：使用现状

对于每个功能应用的使用情况，可以简单分为如下几个应用等级进行调研和评估：（下面的每个数字表示调研时的分值，具体分值也可自行设定。）

0：没有使用

1：偶尔使用

2：使用一般（数据大多通过补录完成，滞后于实际业务）

3：使用一般（实际业务通过系统完成，数据和实际业务同步，未启用实时审批流程）

4：使用较好（和业务紧密配合，通过实时在线审批流程完成，数据的实时性、完备性达到较高水准）

5：熟练使用（形成习惯和文化）

这样，可以得到每个功能模块的使用现状，并可以进行定量分析。

第二个维度：操作能力

这个维度主要是为了调研操作员工对于管理信息系统具体功能的掌握情况，以及其使用的意愿情况，为后续确定提升策略提供参考。

1：不太懂，不太了解；

2：不会用，不太会操作；

3：不愿用，操作比较麻烦。

通过对这个维度的调研和分析，可以得到操作人员对每个功能的操作能力情况，可以清楚地知道后续需要对哪个功能进行重点培训和引导，提升员工操作能力和意愿。

第三个维度：优化意见

这个维度的调研目的，是为满足功能模块的深入使用，企业内部需要改进或优化的环节，从而可以提升相关功能的使用效果，提供必要的支撑环节，或对某些支撑环节进行优化和提升。

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1：提供指引：即需要提供与该功能相关配套的说明、模板等文档；

2：定期会议：需要内部形成定期会议机制，为满足某些功能的深入应用，比如成本管理系统中的目标成本调整，相关的检查评估会议等；

3：流程优化：随着企业运营实际情况的变化，流程也会不断地调整，因此也需要不断地对管理信息系统中的电子审批流程进行定期优化和调整等，企业内部也可以通过定期的流程效率分析会议进行改进；

4：关联绩效：某些需要关联到相关部门或个人的绩效的功能，以保障系统数据的及时性和实时性，比如项目计划的及时制定、进度的及时反馈等；

5：功能优化：某些功能当初的设计思路已经和企业的实际运作存在着比较大的偏差，需要功能进行修改，甚至重新设计。

示例：

某企业成本管理系统使用现状：大多数合同数据均是以补录的方式进入系统，合同的在线流程审批使用得非常少。以下为针对该系统的调研表格设计与调研数据反馈：

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由上表可以看出，合同审批应用模块，目前使用一般，数据大多通过补录完成，滞后于实际业务；相关操作人员反馈是不愿意使用，操作起来比较麻烦；调研收集的优化意见，是需要根据不同的合同类型设计不同的审批流程。因此，可以预计后续的应用提升方向即是：一方面需对合同审批流程进行重新检查和优化；另一方面，需要加大培训力度，让相关键岗位掌握操作，熟悉使用；同时，为了保障应用效果，可以制定相关的管理制度和规范，在内部推行。

由上面的示例可以看出，通过在内部对管理信息系统进行三个维度的全面调研和分析，可以清晰了解每个功能的使用现状、操作能力以及优化意见，可以为后续的管理信息系统的效果提升提供精确的方向。

三、小结

需要说明的是，并不是每个管理信息系统，每个具体功能都具有同样的重要性，企业应该根据实际的业务情况，操作员工能力与便捷程度，首先要保障核心的功能应用在内部得到充分使用，对于旁枝末节的非核心功能，则只需要确定与之相适宜的使用目标即可。

当然，本文仅提供了对管理信息系统通用的评估体系和方法，在实际的应用过程中，需要结合每个管理信息系统的业务特性，设计与之相对应的成熟度等级，客观而充分地评价管理信息系统的使用情况，确定每个阶段所能达到的应用等级，实现信息化应用效果的持续提升。

发布：2007-04-29 10:21 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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